グループウェアは中小企業こそおすすめ!導入のメリットやデメリットとは

社内の情報共有やスケジュール管理など人の手で行うことが出来ていた時代のコミュニケーションツールは主に電話やメールでした。

ITが普及した今、パソコンだけでなくスマートフォンと連携して情報共有することが可能となり、外出先でも情報を閲覧・更新できるようになりました。その結果、大企業ではほぼグループウェアを導入していますが、実は中小企業にこそグループウェアは役立つツールです。ところが、効果やメリットがイメージできずに、導入を迷う中小企業は多いのではないでしょうか。

この記事では、中小企業に対するグループウェア導入のメリットやデメリット、導入のポイントなどを詳しく解説します。

中小企業でグループウェアの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

グループウェアとは?

グループウェアとは社内情報を即時に共有できる便利なツールです。さまざまなコミュニケーション機能が備わっており、業務効率化が図れます。例えば今までは社内の情報共有ツールとしてメールを活用していましたが、最大の難点は『リアルタイムの情報共有』でした。この問題をクリアしたのがITを活用したグループウェアツールなのです。

グループウェアでできること

それでは具体的にグループウェアではどのような機能を使うことができるのでしょうか?グループウェアで使用できる機能は種類が豊富なため、ここでは中小企業で役立つ機能を中心に紹介していきます。

スケジュール機能

個人のスケジュールとグループのスケジュールをそれぞれ公開・共有・管理できます。また日・週・月単位で管理が可能ですので、直前のスケジュールから年単位の大きなスケジュールまで俯瞰的にスケジュールを管理することができます。

なお、個人が担当する仕事と依頼者は一元管理ができ、期日や完了日も重要度別に分類して確認することができます。さらには面談やミーティング、会議の時間や行事、会議室や設備の予約までスピーディーに行えます。

掲示板機能

一方的な情報の公開が可能です。例えば人事や社内の通達、その他簡単なお知らせまで、幅広く掲載できます。急ぎではないが情報共有が必要な内容を公開するのに便利で、公開期間も期限付きにすれば情報が増えすぎることも防げます。

文書管理・整理機能

社内で使用するフォーマットを公開できます。社内規定や契約書フォーマットなど、以前は担当者に都度確認していた情報を、自分で探して参照し出力することが可能です。

ミーティング機能

オンラインでミーティングが行えます。電話でのやりとりが画像付きになったことで、共有したい書類を公開しながら、自由にメンバーと意見交換ができます。会議室をおさえたり、時間の制限がないため、さまざまな場所にいるメンバーと自由にやりとりができて便利です。

グループウェアを中小企業が導入するメリットとデメリット

グループウェアは中小企業で導入するとメリットが非常に多いツールです。なぜメリットが多く得られるのか?ここではデメリットと共に詳しく解説していきます。

グループウェアのメリット

ミスリスクを減らせる

中小企業の場合、限られた小規模の人数の中で最大限に力を発揮して業務に取り組むことになります。しかしながら、ひとりの能力には限界があり、マンパワーで情報管理を行うとミスが出やすく、当然1つのミスが与える影響も大きくなります。

そこで、グループウェアを使って情報共有ができていれば、ひとりの能力に依存することなく全員がフォローに入れるため、ミスのリスクを減らすことができます。

業務効率化

リアルタイムの情報共有による仕事の効率化が可能です。中小企業の場合、それぞれの担当者が全力で業務に当たっていることが多く、連絡が取りづらい環境であることが考えられます。

グループウェアでコミュニケーションがとれていれば、わざわざ相手の状況を考えることなく情報のやり取りができるため、業務をスムーズに遂行することができます。

業務把握が簡単

それぞれのメンバーのスケジュールをグループウェアの中で把握できるため、個々の業務の進捗状況が可視化できます。特に現場に出ているメンバーと社内のメンバーのやりとりにおいては、目の前でリアルタイムコミュニケーションを図ることができ、意見交換したり、不明点を確認するなど相手の状況に応じた対応を行うことができます。

グループウェアのデメリット

中小企業でグループウェア導入するにあたり注意したいデメリットは、長期的なコストがかかる点です。基本料金と社員数で基本コストが決定しますが、そのコストに見合う業務を行えているのか精査する必要があります。

また、導入時は便利な機能を欲張ってつけてしまいがちですが、長期的な視点でコストに見合うだけの機能をシンプルに利用するよう検討すると良いでしょう。

グループウェアを中小企業が選ぶ方3つのポイント

中小企業がグループウェアを導入して業務効率化を図る主な目的は事業継続ではないでしょうか。グループウェアには様々な機能があるために、つい便利だろうという予測のもとに機能をたくさんつけてしまった結果、コストを圧迫してしまう場合があります。そこでどのようなポイントを抑えてグループウェアを導入すれば良いか紹介していきます。

低コストで長期運用できること

グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社内にサーバーを置きシステムを構築するため高コストとなり、対してクラウド型はインターネットで他社サーバーと接続するため、低コストの月額料金と利用者分の月額課金方式であることが一般的です。

中小企業で利用するなら、導入コストも長期運用も安く抑えられるクラウド型が良いでしょう。

ただし、セキュリティ強度が求められる業務を行っている場合には、セキュリティを高めるためのオプション機能が必要でコストがさらにかかる場合があるでしょう。そのため、業務に見合ったコストであるかどうか、導入前・導入後の検証作業は都度必要である、と言えます。

使いやすいこと

中小企業で利用するにあたり使いやすいツールであることは必須です。なぜなら使いこなせないツールを導入すると無駄なコストとなり、時間も費用も無駄になってしまうからです。

例えば機能が多機能であることよりもシンプルであることを優先したり、社内のキーパーソンが使いやすいツールを選択することで、教育や学習に時間を多くかけることなく導入もスムーズに行いやすくなるでしょう。

導入後のサポートがあること

導入後のサポートは見落としがちなポイントです。なぜなら低コストを重視するあまり導入後のサポートが手薄なサービスを選んでしまった結果、導入後の質問や問い合わせに対して迅速に問題を解決することができず、困ってから気づくことが多いからです。

そのためツールを検討する際はサポート体制が充実しているベンダーであることもしっかり確認して選択すると良いでしょう。

中小企業にこそグループウェアは必須

中小企業ではグループウェアは不要と考える企業がまだまだありますが、IT時代の現代においては、中小企業こそ少ない人数で業務を効率よく行うために、ITツールであるグループウェアは必須であると言えるのではないでしょうか。

まずは無料期間が設けられているツールでお試しをして、使いやすいかどうか、コストに見合ったパフォーマンスが出せるのかどうか確かめて導入を検討すると失敗は少なく済むでしょう。グループウェアを最大限活用しながら小規模の人数で業務効率化を目指してはいかがでしょうか。

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