中小企業でグループウェアを導入する際のメリットとデメリット

グループウェアとは

グループウェアとは、会社や学校での情報共有やコミュニケーションを円滑にすすめ、業務を効率化することができるソフトウェアのことです。コラボレーションソフトウェアとも呼ばれ、ネットワークに接続されたコンピューター同士内で、スケジュール管理などの様々な機能を利用できます。

様々なサービスが1つのシステムに集約されているため、機能性が高くとても便利です。近年では、インターネットや企業などの組織内でのみ構築されたネットワークであるイントラネットの技術向上により、ウェブブラウザを使用したシステムが主流となっています。

グループウェア内には、「チャット機能」「電子掲示板機能」「ライブラリ機能」「スケジュール管理機能」「会議室予約機能」「プロジェクト管理機能」「電子決済機能」など、主に7つの機能があります。

グループウェアの種類

グループウェアには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型のグループウェアとは、会社独自のサーバーにソフトウェアをインストールして運用するグループウェアのことです。

オンプレミス型グループウェアは、社内のサーバーにデータを保存します。よってセキュリティのレベルが高く、情報が外部に漏れるリスクも低いという特徴があります。

また、Webサーバーへの負荷を分散することができるので、システム環境を会社に合わせて作ることが可能です。そのため、オンプレミス型では、自社の形に合わせてグループウェアをカスタマイズすることができます。

一方、クラウド型グループウェアは、通称「グループウェアクラウド」といいます。このグループウェアクラウドは、会社が独自でサーバーを持つのではなく、事業者が出しているサーバーのグループウェアを利用するものです。

事業者が提供しているグループウェアのソフトウェアを、インターネットを通じて契約した会社が利用するという形です。

オンプレミス型と異なり、グループウェアクラウドはインターネットに接続さえできれば、社内に限らず社外からでも利用することができます。

どこにいてもグループウェアを利用できるため、リモートワークに適しているという点から、近年ではグールプウェアクラウドの利用が主流になってきています。

グループウェアの主な機能分類

情報の共有

情報共有ツールとしては、文書・日報・プロジェクト&タスク管理などがあります。他にもアンケートやレポートの管理もすることができます。また、オンラインでストレージ管理もしているため、データ量の管理もすることが可能です。

コミュニケーション

コミュニケーションツールとしては、Webでの会議、社内メール配信、掲示板、スケジュール管理などがあります。スケジュール管理機能は、特に複数人が参加するミーティングや社内行事、Web会議などの日程調整に役立ちます。

また、社外で働いている社員の業務状況なども確認することができます。テレワークで働いている社員とも、円滑に連絡できるようになります。

掲示板は、社内での情報やお知らせの事項を入力し、他の社員と共有できる機能です。掲示板の情報は、入力者によって公開日時や閲覧権限を設定することができます。それにより、伝える相手を選択することができます。

紙もしくはメール送信などで届いた情報は、膨大であるため時々見逃してしまうことがあります。しかし、掲示板であれば、常に目を通すため、大切な連絡も見逃す可能性はなくなります。また、個人でなく、多人数が確認しているため、他の社員とも確認し合うことが可能です。

申請、その他

申請面に関しては、設備の予約、ワークフローの機能があります。設備予約の機能を使えば、会議室やプロジェクターなど使用について、いつ・誰が使用するのか確認することができます。

それにより円滑に予約することができるため、他の人と予定が重なることがなく、部屋及び備品を使うことができます。

ワークフローとは、見積書や申請書などにおいて上司からの承認が必要な書類の作成の行程ができている機能です。ワークフローを使うことにより、一連の操作をオンラインで完了することができます。また、スマートフォンからでも使うことが可能なので、外出先やテレワークからでも申請や承認をすることが可能です。

他にも、会社の業務効率化に役立つ機能として経費精算や勤怠管理などがあります。

グループウェアの長所

グループウェアの長所主に3つあります。

リモートワークの円滑化

グループウェアでは、自宅のパソコンやスマートフォンからでもアクセスすることができます。よって、テレワークでも会社にいる時と同じように働くことが可能です。

打ち合わせはWeb会議で行うことができ、ファイルの提出などもインターネットを通じて行うことができます。現在、ウィルスの蔓延により、感染対策のことを考えるとリモートで働く方が適している場合もあります。

仕事の効率化、個人のワークパフォーマンスの向上のために、企業も様々なワークスタイルを考える必要があります。そのような柔軟な考えに応えるために、グループウェアは理想的なシステムだといえるでしょう。

スムーズに情報共有ができること

チャット機能や電子掲示板機能を利用することにより、社員同士が簡単にコミュニケーションをとることができます。また一般的なメールと違い、相手がメッセージを読んだかどうかも確認することができます。

ペーパーレスによるエコライフとコスト削減

現代では、企業も環境問題を意識して働くことが必要となりました。環境に優しい考えや3Rを意識した働き方は、地球に優しいだけでなく、企業のイメージアップにも繋がります。

グループウェアを使えば、インターネット上でデータの共有を行うため、使用する紙のコストを削減することができます。例えば、1枚あたり2.5円のコピー用紙を、1日に1,000枚使用すると仮定します。すると1日に2,500円、1ヶ月(22日営業)で55,000円、1年で66万円のコピー用紙代がかかります。

グループウェアを使いペーパーレス化することで、1年でおよそ66万円もコストを削減することができるのです。

中小企業がグループウェアを導入するメリット

大人数が働く大企業こそグループウェアが適していると思われますが、中小企業でもグループウェアを利用した働き方が向いています。

グループウェアは、中小企業で導入するとメリットが非常に多いツールです。ここでは、中小企業がグループウェアを導入することで得られるメリットについて説明していきます。

ケアレスミスの減少

中小企業の場合、大企業と比べて限られた小規模の人数で業務に取り組むことになります。しかしながら、一人ひとりの能力には限界があります。ひとりでたくさんの情報管理を行えば、よりミスが出やすくなります。時として、その1つのミスが会社に大ダメージを与える可能性もあります。

そこで、グループウェアを使えば、社員みんなで情報共有できるようになります。それにより、ひとりの力に依存することなく全員がフォローに入れるため、ミスのリスクを減らすことができます。

簡単に業務を確認することが可能

グループウェアの中では、それぞれのメンバーのスケジュールを見ることができます。そのため、個々の業務の進捗状況を簡単に確認することができます。

テレワーク社員やリモートワーカー、特に現場に出ているメンバーと社内のメンバーのやりとりにおいては、リアルタイムにコミュニケーションを図ることができます。簡単に意見交換したり、不明点を確認したりなど相手の状況に応じた対応を行うことができます。

作業効率の向上

中小企業の場合、それぞれの担当者が多くの業務を抱えており、連絡が取りづらい環境で働いていることが考えられます。他の社員とリアルタイムの情報共有による仕事の効率化が可能です。

グループウェアを使えば、わざわざ相手の状況を考えることなく情報のやり取りができるため、業務をスムーズに遂行することができます。

グループウェアのデメリット

中小企業がグループウェアを導入するデメリットとしては、長期的なコストがかかることです。基本料金と社員数で基本コストが決定しますが、そのコストに見合う業務を行えているのか確認する必要があります。

また、導入時は便利性を考えて様々な機能をつけてしまいがちですが、企業によっては必要のない機能もたくさんあります。弊社にとってどの機能が必要なのかを考え、長期的な視点でコストに見合うだけの機能をシンプルに利用するよう検討すると良いでしょう。

中小企業がグループウェアを選ぶ際にチェックすべきポイント3点

グループウェアには様々な機能があるために、つい便利だろうという予測のもとに機能をたくさんつけてしまった結果、コストを圧迫してしまう場合があります。そこで中小企業にとって、どのようなポイントを抑えるべきか、どのグループウェアを導入すれば良いかについて説明していきます。

コストパフォーマンスが良く、長く運用できること

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社内にサーバーを置きシステムを構築するため高コストとなります。対してクラウド型はインターネットで他社サーバーと接続するため、低コストの月額料金と利用者分の月額課金方式であることが一般的です。

よって、中小企業がグループウェアを利用するなら、導入コストも長期運用も安く抑えられるクラウド型グループウェアの導入をおすすめします。

ただし、企業によっては追加でオプションをつけたり、必要な機能をつけたりすることで料金が高くなってしまう場合があります。なので、導入前にたくさんのグループウェアを調査し、自社に適した事業所を探しておきましょう。

グループウェアの使いやすさ

中小企業がグループウェアを利用するにあたり、使いやすいツールであることはとても重要です。なぜなら、使いこなせないツールを導入すると最終的に誰も使わず、時間も費用も無駄になってしまうからです。

なので、たくさんの機能があることよりもシンプルであることを優先して、みんなが利用できる物の導入を検討しましょう。また、社員が使いやすいツールを選択することで、学習に時間を多くかけることなく導入もスムーズに行うことができます。

導入後も手厚いサポートがあるもの

コストばかりを重視していると、意外と見落としてしまうのが、サポート機能についてです。とくに導入後のサポートが手薄なサービスを選んでしまった結果、導入後の質問や問い合わせに対して迅速に問題を解決することができず、かえって業務の非効率や経費の加算につながってしまいます。

そのため、ツールを検討する際はサポート体制が充実しているかどうかについても、しっかり確認して選択しましょう。

まとめ

現代では、ITテクノロジーの成長によりオンラインで仕事をすることは当たり前になりました。IT技術を利用すれば、人数が少なくても大きな成果をあげることができます。

言い換えれば、人数が少ない中小企業が大手企業のように成果をあげるには、ITを使いこなすことが重要だといえます。よって、中小企業こそTツールであるグループウェアは必須であると言えます。

まずは無料期間が設けられているツールでお試しをして、使いやすいかどうか、コストに見合ったパフォーマンスが出せるかどうかなど、色々と調べてみることをおすすめします。企業の成長と大きな成果を出すために、グループウェアを導入することをぜひ検討してみてください。

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