学校現場でグループウェアを導入する方法とメリット・デメリット

グループウェアについて

グループウェアとは

グループウェアとは、会社内や学校内での情報共有やコミュニケーションを円滑にするアプリケーションソフトウェアのことです。個々のPCにインストールせずに、インターネット上でアプリケーションソフトウェアを利用することができます。

コラボレーションソフトウェアとも呼ばれ、業務の生産性向上のための機能が多く備わっています。近年では、インターネットや企業などの組織内でのみ構築されたネットワークであるイントラネットの技術が向上しており、グループウェアの需要が高まっています。

主な機能はコミュニケーションツール、情報共有ツール、業務効率化ツールの3つに大きく分けることができます。コミュニケーションツールは「チャット機能」と「掲示板機能」、情報共有ツールは「ファイル共有機能」「WEB会議機能」そして「スケジュール管理機能」、業務効率化ツールは「勤怠管理機能」「経費精算機能」「アンケート調査機能」があります。

グループウェアといえば、サラリーマンのような一般企業で使われることが多いように感じます。しかし最近では、学校のような教育現場においてもグループウェアが一般化されつつあります。この記事では、今後グループウェアが学校においてどのように活用されていくのかについて解説していきます。

学校現場におけるグループウェアの普及性

実際に学校現場において、どのくらいグループウェアが普及しているのか、見ていきましょう。まずは、一般企業におけるグループウェアの普及率について紹介します。2018年に実施された「グループウェアの利用状況」に関するアンケートによると、情報システム部門が42.4%、事業部門が37.0%、管理部門が15.1%、経営者・経営企画部門が5.5%でした。

情報システム部門を中心に、グループウェアの普及率が高いことがわかります。2014年の同調査と比較すると、全体の8割強がグループウェアを導入済みでした。したがって、今後もさらにグループウェアは広域的に一般化されていくと推測されます。

次に、学校現場におけるグループウェアの普及率をみていきます。S県54校の校務処理におけるグループウェアの導入状況について調査した結果によると、調査結果によると、普通高校・専門高校では成績管理や出席統計に対して、70%~80%の学校がグループウェアを導入しているとわかりました。

つまり学校現場では、膨大なデータを管理する必要がある成績や出席において、グループウェアが利用されていると考えられます。大多数の生徒のデータを紙媒体で共有することは効率が悪いため、時間とコストを必要としないグループウェアは、一般企業だけではなく学校現場においても需要が高いといえます。

学校現場においてグループウェアを導入する方法

クラウド型

学校にグループウェアを導入する方法は3つあります。それぞれの導入方法について詳しく説明していきます。

クラウド型のグループウェアとはサーバー本体を必要とせず、提供会社によって構築されたシステムにアクセスする方法です。したがって、学校現場のインターネット環境を整えるだけで、グループウェアを利用することができます。

初期費用が比較的安く即日利用可能なため、「今すぐ試験的にグループウェアを利用したい」という学校現場におすすめです。また提供会社がシステムの運営を全てサポートしてくれるため、専門知識がなくてもグループウェアを安心して活用することができます。

センターサーバー型

センターサーバー型のグループウェアは、自治体ごとにデータセンター(各種のコンピューターやデータ通信などを設置・運用することに特化した施設)を配置し、サーバーを集約させる方法のことです。自治体ごとに、一斉にグループウェアの導入を推奨する場合におすすめの導入方法です。

学校サーバー型

学校サーバー型のグループウェアとは、学校現場に既存のサーバーが存在する場合、正常な動作が行われていると確認した後、そのまま利用する方法のことです。しかし、古いサーバーだと、動作の遅れや不具合が生じる可能性があります。そのようなリスクがあることを頭に入れておきましょう。

また、グループウェアの導入の前にグループウェア提供会社と打ち合わせをしておくことが大切です。

学校現場でグループウェアを導入するメリット・デメリット

メリット

メリットの1つ目は、「紙コストの削減」です。膨大な生徒の情報を紙媒体から電子媒体を利用した保存・共有方法に移行することで、紙媒体にかかっていた費用を削減することができます。またこれまで紙媒体のデータを保存していた場所も必要なくなり、手間が省けることでしょう。

メリットの2つ目は、「情報共有の効率化」です。学校現場はあらゆる校内業務が学年や学科、教科など関係なく、横断的に繋がっています。したがって、指示系統を一つに集約できない難しさがあります。

グループウェアの導入により、これらの課題が解決され必要な情報を必要な時にすぐ共有することができるようになります。口頭連絡や紙媒体の煩わしさが軽減され、業務が効率化するのです。

メリットの3つ目は、「緊急時への対応」です。学校現場では、緊急の連絡や急ぎの手続きが必要な場合があります。その際に、掲示板機能を利用することで、教員や生徒に対して一斉に連絡することができます。

また、緊急時の安否確認を行うこともできます。災害時に電話やメールではなく、グループウェアのアンケート調査機能の活用により、生徒や教員の安否を効率的に確認することができます。

メリットの4つ目は、「教員の業務管理」です。学校現場で働く教員は、授業に加えて学校行事や部活動、校内の会議などさまざまな予定があり、スケジュール管理は用意できません。しかしグループウェアを利用することにより、簡単に個人のスケジュール管理ができるのです。

個人の予定だけではなく、教員全体の予定を把握する機能も備わっているため、教員同士でスケジュールを確認することもできます。そのため、口頭でスケジュールを相手に確かめる必要があります。

デメリット

学校現場にグループウェアを導入するデメリットの1つ目は、「コストがかかる」ことです。クラウド型やオンプレミス型など、グループウェアの提供形態がありますが、場合によっては膨大なコストがかかる可能性があります。学校現場のインターネット環境が整っていない場合は整える必要があり、コストはより高くなっていきます。

しかし、導入してしまえば紙の削減ができるため、1年間のコストを大幅に減らすことができます。初期費用が高いとしても、その後のメリットが大きいことは確かです。

デメリットの2つ目は、「グループウェア教育が必要となる」ことです。グループウェアの導入にあたり、使用方法やセキュリティ対策などのリスクマネジメントなど、教育が必要となります。教員だけではなく生徒に対してもグループウェアを利用してもらう場合は、さらに教育の手間がかかるでしょう。

グループウェアは慣れてしまえば非常に便利なものですが、慣れて使いこなすまでに時間がかかるかもしれません。とくに、インターネットに疎い方や機械慣れしていない方にとっては、逆に不便に感じる可能性もあります。

学校におけるグループウェアの導入事例

グループウェアを導入した学校の事例について、紹介していきます。

1つ目に紹介する導入事例は、私立大学のA大学です。A大学は大学の業務に適した大規模で最新型のグループウェアの導入を目的とし、1000ユーザーに対してオンプレミス型のグループウェアを導入しました。

その結果、事務や教育など各部門1000ユーザーの情報共有を短期間で実現できるようになりました。また、「アクセス権の設定ができる」などのセキュリティ対策の効果により、学内での管理者の作業が大幅に軽減されました。

2つ目に紹介する導入事例は、公立大学のB大学です。B大学はそれまで利用していたメールのセキュリティに対する問題や教務の質を高める情報システムを必要とし、400ユーザーに対してオンプレミス型のグループウェアを導入しました。

その結果、問題視していたメールのセキュリティが高くなり、安心・安全に学内で情報共有を行うことができるようになりました。さらに、メール機能に加えてスケジュール管理機能や会議室予約機能などを併用することで、学生や教員のグループウェアの利用促進につながりました。

3つ目に紹介する導入事例は、公立高校であるC高校です。C高校は情報化への取り組みを積極的に行っており、I県の情報化指定校であったため、グループウェアを先行導入しました。

その結果、連絡事項を伝えるだけの朝会を短縮することができました。学校では毎日、教員同士で連絡事項を伝え合う朝会があります。この時間を短縮し、学年担当教員間での話し合いに充てました。グループウェアですむ連絡と話し合うべきものを区別することで、教員としてより生徒のために考えて働くことができるようになりました。

学校現場に導入されるグループウェアの活用性のまとめ

学校現場において、グループウェアを導入することは様々なメリットがあることがわかりました。グループウェアは教員同士だけではなく生徒同士のコミュニケーションを円滑にすることができます。生徒までグループウェアを導入するかどうかなどの導入規模は、学校の種類によって検討するとよいでしょう。小学校では生徒へのグループウェアの導入は難しいですが、大学ではむしろグループウェアが必要となってきます。

グループウェアの導入により情報共有が簡略化され、空いた時間を別の時間に充てることができます。先述した通り、ある高校ではグループウェアの導入により、教員として「生徒のことを考える」時間を使うことができるようになりました。

それぞれの学校にとって、何が必要か・何が問題になっているかを考え、グループウェアを導入することが望ましいでしょう。

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