こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内でのスケジュールの共有は、業務を円滑に進める上で不可欠です。お互いの予定を把握しなければ、相手の都合を考えない予定ができてしまい、トラブルの元になってしまいます。そのため、多くの会社ではスケジュールを共有できるようにしています。
スケジュールの共有は、一般的にホワイトボード上で行われます。オフィスの目立つところにホワイトボードを設置し、社員みなが予定表として利用するという方法です。
ホワイトボードでのスケジュール管理はシンプルで利点も多いですが、アナログ故に様々な問題点を抱えています。書けることが限られている、フロアが分かれていて使えない…。なんとなくホワイトボードを使っているが、使いづらさを感じている職場は数多くあります。
グループウェアの”スケジュール管理機能”は、そのような問題を解決し、さらに利便性が向上したツールです。今回はホワイトボードの問題点を整理し、それを解決する”スケジュール管理機能”をご紹介します。
目次
ホワイトボードのメリット
はじめに、ホワイトボードの特徴を見てみましょう。
ホワイトボードは以下のような利便性から、長い間利用されてきました。
複数人のスケジュールがひと目でわかる
社員ごとの予定がひと目でわかるのが、ホワイトボードの最大の利点です。社員がそれぞれ自分の予定を書くだけで、ホワイトボードは整理された予定表となります。
また、それぞれの予定が同じ時系列上に書かれるため、複数の社員の空き時間がひと目で分かります。ミーティングなど複数人の都合を確認するときに、この特徴が役に立ちます。
連絡せずにスケジュールを確認できる
常に、誰でも確認できる状態にできるのも大きな利点です。口頭での予定の確認は、相手の都合もあってなかなか難しいことがあります。相手が外出中だった場合、確認が次の日ということにもなりかねません。ホワイトボードで予定を書いておけば、そのようなことはありません。
ホワイトボードのデメリット
このように、ホワイトボードは長く使われているだけあって、高い利便性があります。しかし、ホワイトボードにはいくつかの問題を抱えています。それらは仕方のないことと考えられていましたが、業務効率を落とす原因になってきました。ホワイトボードのデメリットについて、これから具体的に解説します。
情報共有できる範囲に限界がある
まず、ホワイトボードを利用できる人数・範囲は限られていることが挙げられます。
ホワイトボードに書ける人数は、どれだけ多くても30人が限界です。それ以上になると、ホワイトボードの面積を超えるか、文字を極端に小さくする必要があります。その場合、予定表は非常に見づらいものになってしまい、ホワイトボードの「皆の予定がひと目でわかる」という利便性が失われてしまいます。
また、社員が複数のフロアにいる場合、同じホワイトボードを利用するというのはとても不便です。3階にいる社員が1階にまで行って予定を確認しに行く、という状態では、定期的に確認するのも一苦労です。
加えて、社外に常駐している人間は、当然ながらホワイトボードは利用できません。そのため、そのような人とのスケジュールの共有は別途メールなどで行う必要があります。
遠い先の予定を記録できない
ホワイトボードでは、記入できる期間も限られています。大抵の場合は一週間、長くて一ヶ月先までです。物理的面積や見やすさもあり、それ以上は書けません。遠い先の予定の場合、記入を忘れてしまうおそれがあります。
書ける期間が限られているため、定例ミーティングの予定など、書く内容が同じ予定もその都度書く必要があります。一つ二つならいいですが、そのようなものがたくさんあれば、毎回書くのは非常に煩雑です。
情報量が限られる
文字を書くスペースに限界があるのも難点です。社員の人数、予定が書ける期間により前後しますが、一つの予定に割けるスペースは非常に小さいです。大抵の場合、一語か短文が限界です。
記入スペースが小さいと、連絡先や備考などが記入できません。そのため、メールなど別の手段での周知が必要になります。
外出中など書けない時がある
社外にいる時に新しい予定ができても、ホワイトボードに記入はできません。ホワイトボードに予定が書かれていなければ、ミーティング主催者が古い情報で日程調整を行う、というおそれもあります。
もちろん、そのようなことがないよう電話で確認を行うのが一般的です。しかし、それではスケジュール管理のメリットを活かせていません。
このように、ホワイトボードの問題点を埋め合わせようとすると、逆に利点が損なわれてしまいます。そのため、ホワイトボードによるスケジュール管理は、業務効率が落ちてしまう原因になっています。
グループウェアのスケジュール管理で問題解決
ホワイトボードの抱える問題を解決したのが、グループウェアのスケジュール管理機能です。スケジュール管理機能はインターネットをフル活用し、ホワイトボードの利点を活かしつつ、今までの悩みを解消します。具体的にどのような利点があるのかご紹介します。
物理的な距離を無視して情報共有できる
スケジュール管理機能では、利用できる人数は無制限です。どれだけの人数が参加していても、ブラウザ上でスクロールだけで全員の予定を確認できます。また、メンバーを絞って表示させることも可能です。部門ごと、プロジェクトごとなど、柔軟に表示人数を変更できます。
インターネットが繋がればアクセスできるので、物理的な距離の問題も解決されます。社外に常駐している人も、同じようにスケジュール管理を行えるようになりました。
スマートフォンからでも閲覧・編集ができるので、場所を選ばずに予定を記入できます。これにより、タイムラグの少ないリアルタイムな情報共有が可能になりました。
遠い先の予定も書ける
記入できる期間にも制限はありません。数年先の予定まで記載できるので、書き忘れる恐れがなくなります。それに加え、予定日の前日・当日にメールなどでお知らせしてくれるリマインド機能も搭載しています。これにより、別途メモなどを残しておく必要もなくなりました。
定期的な予定は、自動記入するように設定可能です。毎週月曜、毎月10日など間隔を決めておけば、遠い先までスケジュールが設定できます。
文字制限なく、必要な資料も添付できる
アナログな有限スペースではないため、予定を詳細に記入できるようになります。必要な情報を記入できるので、別途メールなどで詳細を周知するような作業は必要ありません。
さらに、ファイルを添付し、配布することも可能です。活用方法は様々です。講習会で使う資料を配布するなどに活用すれば、面倒な作業を減らすことができます。
スケジュール管理を活用して、情報共有を簡単にしよう！
グループウェアのスケジュール管理機能は、すばやく、広く、柔軟なスケジュール管理を可能にしました。これにより、今まで抱えてきたアナログな問題は解消されます。
「ホワイトボードを置いてはいるが、うまく使えている気がしない……」
「結局、本人に確認が必要なので、あまり必要性を感じない……」
そんな不満を感じているのであれば、ぜひグループウェアの導入を検討してみましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
