自治会でグループウェアを導入しよう!業務を効率化して、地域を活性化する

昨今、IT革命だと騒がれていますが、自治会の業務はまだまだアナログで行われているものも多いですよね。たとえば、「回覧板を回す」「掲示板に掲示物を貼る」「地域の防犯・美化などの役割を分担する」「近隣の自治会と連絡をとる」などが挙げられます。

もちろん、アナログの作業にもよい部分があり、住民同士が顔を合わせることで協力できる体制を築けます。

しかし、こういった作業に時間を取られることなく、他の部分でコミュニケーションを密に取り、地域を活性化したいとは思いませんか。

今回は業務を効率化できるグループウェアを自治会で、どのように活用できるのかに注目して紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのコミュニケーションや情報共有などの機能を提供し、業務効率化を目指すツールの総称です。

「メールやチャットでのやり取り」「チームやプロジェクトのタスク・スケジュール管理」「電子掲示板による情報共有」など、日常の業務で必要となるさまざまな機能が提供されています。

業務効率の向上に効果があることから、民間企業だけでなく、官公庁や自治会でも利用されるようになっています。

自治会でグループウェアを導入を考える

前述しましたが、社会のデジタル化の波に反して、自治会での作業はまだまだアナログで行われていることがほとんどです。自治会とは地域活性のために、住民が協力して成り立っています。

自治会での作業は、ほとんどがボランティアのようなもので、生計を立てるためには生業とする仕事も一生懸命行う必要があります。

働いて帰ってきた後や休日に、自治会の作業を行うとなると効率化した方がいいのではないかと考える方も多いでしょう。

自治会の抱える課題を踏まえ、グループウェアを利用することでどのように解決できるのかを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

自治会の抱えている課題

まずは自治会の抱えている課題について、考えていきましょう。自治会として行っている作業として次のようなものが挙げられます。

  • 自治体からの配布物の回覧や掲示
  • 自治体の会報の作成・配布・回覧・掲示
  • イベントの企画・運営
  • 地域の防犯・美化
  • 自治会における会員間の役割調整
  • 自治会館・掲示板など共有物の運営・保守
  • 定例役員会
  • 近隣自治会との協力

これらすべてを一度に解決することは難しいかもしれませんが、グループウェアを使用することで解決できる課題もあります。

自治会ではITに強くないご年配の方もいますが、そういった人に対してグループウェアの使い方を教える講習会を開くことで、その問題も解決できます。

自治会の課題をグループウェアを使って解決する!

グループウェアには大きく分けて3つの機能があります。

  1. コミュニケーション機能
  2. 情報管理機能
  3. 業務効率化機能

上述した自治会の抱える課題を、グループウェアの3つの機能を踏まえて、どのように解決していけばいいのかを紹介します。

自治会でグループウェアを導入する際の参考にしてみてください。

コミュニケーションを活発化!

グループウェアの機能のうち、自治会で最も効力を発揮するものは「コミュニケーション機能」です。

自治体からの配布物や自治体の会報の回覧や掲示などは、自治会に所属している住民の家にポスティングしたり、地域にある掲示板などに掲示したりして、共有されています。

これをメールやチャット機能を使い、すべての自治会員に一度に共有することも可能です。また電子掲示板機能を利用することで、物理的な掲示板で掲示物を張り替える作業を行うことなく、共有できます。

また身体が不自由で自由に出歩くことができない方は、ビデオ通話などを通じて自治会員同士でコミュニケーションを取れます。仕事で出張などで自治会にあまり顔を出せない人も地域を盛り上げるために参加することも可能です。

このようにグループウェアのコミュニケーション機能を利用するだけでも、自治会として多大な恩恵を受けられます。

情報管理をスムーズに!

自治会の役員会での議題やお知らせ、議事録などのファイルを共有することができます。オンライン上にこのようなデータを保存しておくことができ、ネットワークがつながる環境であれば、いつでも確認することができます。

イベントを企画した際の企画書や報告書も保存できるため、自治会役員が交代したとしても、簡単に引き継ぐことができます。

負担が多い役員になりたいという方が多いでしょうが、引き継ぎを容易にすることでそういった課題も解消することができます。

また防災マップや避難場所のような情報も、一元管理できるため緊急時に役立つことでしょう。

簡単操作で作業を効率化!

自治会館などの施設を借りる際の予約などもグループウェアから行えます。施設の予約を行う際、借りたい時間に空いているかどうか直接訪問したり、電話で確認していた作業を簡略化することができます。

カレンダー機能を使えば、自治会のイベントや役員会のスケジュールなどを簡単に確認することも可能です。リマインドができるグループウェアもあるため、忙しくて忘れてしまうということも減らせます。

稟議などのワークフローも管理できるため、現在の進捗を視覚的に管理することもできます。直接確認する手間が省け、進みが遅いときはどのようなステータスで止まっているのか一目瞭然です。

グループウェア導入の逆風

自治会でグループウェアを導入することはメリットも多いのですが、受け入れられにくい現状があることも事実です。その要因として次のものが挙げられます。

  • オンライン上にデータを集めることへの不安
  • グループウェアの運用コストに対する理解
  • 年齢層がまちまちであるため、ITを導入した際の不公平感
  • 自治会役員が毎年流動的に変わる

自治会とはプライベートな空間だと認識している方もいます。そういった方にとっては、個人情報などをオンライン上に保存しておくことが不安と感じてしまうこともあるでしょう。

IT革命が進んでいることで、サイバー攻撃の数が増えていることは事実です。情報セキュリティの観点から対策を行うことも検討する必要があります。グループウェアを導入する際に、有識者に相談するようにしましょう。

自治会は、自治会員から月額200円から2000円程度で集められて運営されています。その運営費として集めたお金をグループウェアの運用コストとして使うことに抵抗がある方もいるでしょう。

グループウェアを導入した際に、作業を行うのにかかる時間をどれくらい削減できるのかをしっかりと会員の方に説明しなければなりません。導入する目的と解決できる課題を明確にしておきましょう。

また自治会にはさまざまな年齢層の方がいます。スマホやPCに慣れ親しんだ若い方であれば問題ありませんが、ご年配の方にとってITはあまり親しみがなく難しいと感じています。

苦手意識を持ったままではグループウェアを導入してもうまく活用できず、今までと変わらずアナログのまま作業を進めてしまうかもしれません。ツールの使い方が簡単であることはもちろんですが、使い方の講習会などを行い、サポートすることで解消できるでしょう。

情報管理機能で引き継ぎ内容を情報として残しておくことで、自治会役員の方が変わってしまっても容易に引き継ぐことができます。自治会員の方々に納得してもらえるように説明しましょう。

自治会でのグループウェア導入事例

島根県益田市真砂地区の例

島根県益田市真砂地区は、住民350人の小さな町です。中山間地域では、ご年配の方が半数以上で、里親保育やふれあいバスによってご年配の方と子どもたちの交流が活発に行われています。

農作物の生産には90代のご年配の方も活躍しており、生産地域から保育所などへの農作物出荷がグループウェアで管理されています。

導入前は、FAXとエクセルを使って事務作業を行っていましたが、グループウェアを導入することで事務作業の負担が軽減されました。

農作物の生産はご年配の方にとっての生きがいとなり、耕作放棄地の解消や地産池消につながり、経済循環に貢献しています。

ふくおか電子自治体共同運営協議会の例

ふくおか電子自治体共同運営協議会(以後、ふく電協)は、福岡県と51の市町村によって構成されており、県と市町村が連携・協働しながら、ICT活用推進の共同事業を進めています。

各市町村が個別に対応するよりも、ふく電協でまとめて運用することで効率化を図り、効果が得られるものは、積極的に共同化するように取り組んでいます。

必要な手続きをオンライン上で行えるようにしたり、災害時に備えて重要なデータを遠隔地に保管できるようにしたり、県・市町村の自治体だけでなく、住民の方にも恩恵が得られるように整備を進めているそうです。

グループウェアの導入コストや運用コストを1団体に集約することで、住民の方の税金を増額しなくても済むように考えられています。

スマ・エコシティつくば研究学園の例

スマ・エコシティつくば研究学園は、すべての住宅に太陽光発電、燃料電池さらに蓄電池のシステムが設置されている最先端のまちです。まちとしてHEMSを導入し、エネルギーを視覚化し、CO2の削減を実現しています。

グループウェア導入のきっかけは、メールでの情報共有に課題があると感じたことだったそうです。

メールの宛先に自治会役員全員のアドレスがCCとして入っていても、返信のタイミングなどで一部の人とだけやりとりが続いてしまい、全員に情報が伝わらない状況になっていました。

グループウェアの掲示板機能を利用することで、この課題を解決しています。イベントの予定もカレンダー登録ではなく、すべて掲示板上でやりとりしています。

情報が散乱し、どこにある情報が最新であるのか混乱してしまうことを考慮して、このような運用方針としています。

掲示板機能を活用することで、役員全員に共有でき、会議での議論がスムーズに進み、時間が短縮しました。

自治会こそグループウェアが必要!

いかがでしたか。自治会の抱えている課題をグループウェアを活用して解決する方法や事例について解説しました。

グループウェアを導入することに抵抗がある方もいますが、導入事例やメリットを説明することで、全員が納得して、課題解決を進めることができます。

IT技術は非常にはやく進歩しています。積極的に採り入れて、自治会での業務を効率化しましょう。

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