グループウェアが生産性を高める理由とは?おすすめ機能もご紹介

2021/12/20

「生産性向上」を重要課題としている企業は多いでしょう。最近ではビジネスのIT化が進んでおり、こうした企業の多くが「グループウェア」を活用しています。グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションの促進につながる豊富な機能を持つITツールです。

もちろん、グループウェアを導入していない企業もまだまだあります。グループウェア未導入の企業だと、なぜグループウェアが生産性向上につながるのかご存じない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、グループウェアが生産性を高める理由や、おすすめ機能をご紹介します。生産性向上を課題に感じている方は、ぜひご一読ください。

グループウェアが生産性を高める4つの理由

そもそもビジネスで使われる「生産性」とは、「投入したコストに対して、どれだけ成果が得られたか」を意味します。大まかに式で表すと、下記の通りです。

【生産性】 = 【得られた成果】/ 【投入したコスト】

この式から分かるように、生産性を高めるためには「成果アップ」「コスト削減」のいずれかが求められます。これらを実現する有力な方法が、グループウェアの活用なのです。グループウェアが生産性を高める4つの具体的な理由については、これから順番に解説します。

なお、生産性について詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

ビジネスにおける生産性とは?生産性を向上させる方法もご紹介

理由1:チームとしてのパフォーマンスが高まるため

チームがより多くの成果を上げるためには、メンバー間のスムーズな連携が欠かせません。しかし、口頭でのやり取りでは認識違いが発生しやすく、メールでのやり取りでは確認待ちで多くの時間を取られてしまいます。

その点グループウェアを活用すると、メンバー間の情報共有・コミュニケーションが効率化されます。結果として、メンバー同士の連携不足による手戻りが減り、チームとしてのパフォーマンスが高まるのです。稼働時間を増やさずにチームの成果が上がれば、生産性は向上します。

理由2:業務の無駄やミスを減らせるため

チーム内の連携だけでなく、メンバー各自の業務効率も重要です。日々欠かせないスケジュール管理などの業務に無駄やミスが多いと、本来使える時間が減ってしまいます。その結果、実質的な人件費は変わらなくても成果が上がらなくなり、生産性は低下するのです。

その点グループウェアを活用すれば、日々の業務をオンラインで効率的に行えるようになります。グループウェアの各機能は、ビジネスシーンに合わせて最適化されたインターフェースとなっています。こうした機能を使い分けることで業務の無駄やミスを減らせて、成果を上げることに注力できるのです。

理由3:ペーパーレス化によりコスト削減できるため

申請書や報告書などの紙を用いた業務は、生産性にも悪影響を及ぼします。紙の書類にはインクや用紙のコストはもちろん、印刷や文書管理のために多くの人件費がかかるためです。たとえ成果を上げられたとしても、その分多くのコストがかかれば、結局のところ生産性は上がりません。

その点グループウェアを活用することで、こうした紙の業務にかかるコストを削減することも可能です。グループウェアには、申請書や報告書をオンラインで作成・共有できる機能もあります。これらの機能によってコストを削減すれば、生産性の向上につながるでしょう。

理由4:リモートワークの促進により時間を有効活用できるため

生産性が上がらない大きな要因の1つが、日々のオフィスワークです。通勤はもちろん朝礼や会議など、オフィスワークには社員の業務時間を奪う様々な要素が存在します。しかし、ホワイトボードなどのアナログ業務が多い職場だと、リモートワークを導入することは難しいでしょう。

その点グループウェアの活用は、リモートワークの促進にもつながります。グループウェアには、日々のコミュニケーションや会議をオンラインで行える機能も存在するのです。リモートワークを実現することで業務時間を有効活用でき、生産性向上も期待できます。

生産性を高めるグループウェアのおすすめ機能3選

このように、グループウェアには生産性を高める理由が数多く存在します。とはいえ、グループウェアは機能数も豊富で、どれを使えば良いか分からない方も多いですよね。ここでは、生産性を高めるのに役立つおすすめの機能を3つご紹介します。

その1:スケジュール管理機能

「スケジュール管理機能」を使うと、カレンダー形式でスケジュールの管理・共有が行えます。専用のインターフェースで予定の登録や更新が行えるため、日々のスケジュール管理を大幅に時間短縮できます。予定の繰り返しや終日といった設定も豊富です。

また、すべての社員がWebブラウザから自分やチームメイトのスケジュールを把握できます。会議や来客といったカテゴリーも表示されるため、関係者の動きが容易に分かります。チーム内での連携がスムーズになり、チームのパフォーマンス向上につながるでしょう。

アイポの「スケジュール管理機能」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」を使うと、オンラインで任意の社員とメッセージによるやり取りが行えます。メッセージを送信するには、本文を入力して送信ボタンを押下するだけでよく、メールよりもはるかに手軽です。メッセージベースのオンライン会議も行えるため、リモートワークの促進にもつながるでしょう。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」を使うと、社内の申請手続きをすべてオンラインで行えます。申請書の作成・共有はもちろん、承認や差し戻しといった操作もすべてオンラインで完結します。ペーパーレス化の促進によりコストを削減でき、生産性の向上につながるでしょう。

アイポの「ワークフロー」

グループウェアを導入して生産性を高めましょう!

今回はグループウェアが生産性を高める理由や、おすすめ機能をご紹介しました。

グループウェアを活用することで業務の無駄やミスが減り、チームのパフォーマンス向上が期待できます。また、ペーパーレス化やリモートワークの促進にもつながるでしょう。アナログ業務から脱却して生産性を高めるためには、グループウェアを導入すべきです。

これからグループウェアを導入される方には、「アイポ」をおすすめします。スケジュール管理を始めとした豊富な機能を持つグループウェアで、今回ご紹介した機能をすべて兼ね備えています。使いやすいインターフェースで、社内に浸透しやすいのも魅力です。

自社サーバーなどの初期費用は一切かからず、低コストな月額料金だけでスピード導入できます。生産性を高めたい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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