グループウェアを社内に浸透させるには?ポイントやおすすめを紹介

社内での情報共有やコミュニケーションを効率化するために、「グループウェア」を導入する企業は増えています。しかし、いざグループウェアを導入したものの、中々社内に浸透せずにお悩みの方も多いのではないでしょうか。

グループウェアを有効活用できれば、大幅な業務効率化が期待できます。その一方で社内に浸透しないと、こうした効果が得られずコストだけを浪費することにもなり得ます。グループウェアを浸透させるためのポイントを把握することが大切です。

そこで本記事では、グループウェアを社内に浸透させるためのポイントや、おすすめのグループウェアをご紹介します。グループウェアが社内に浸透しないとお悩みの管理職の方は、ぜひご一読ください。

グループウェアを社内に浸透させる3つのポイント

まずは、グループウェアを社内に浸透させる3つのポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:運用ルール・業務フローを明確にする

運用ルールが不明確だと社員ごとに使い方がバラバラとなり、効果的な情報共有やコミュニケーションは行えません。また、グループウェアを導入すれば、従来の業務フローに大きな変化が生じます。グループウェアを浸透させるためには、必ず運用ルールや業務フローを明確化しましょう。

社内のやり取りをグループウェアに完全移行しても、社外とはメールなどでの連絡も必要となります。グループウェアと、それ以外の連絡手段の使い分けについても明確にする必要があります。経営陣だけではなく、現場の意見も取り入れながら策定することが大切です。

ポイント2:全社共有の場で啓蒙する

運用ルールをマニュアル化しても、しっかり確認しない社員はいるでしょう。またアナログ派の社員だと、グループウェアへの移行に抵抗を感じていることも考えられます。グループウェアの重要性や運用ルールについて、経営陣が率先して全社的に啓蒙していくこともポイントです。

こうした啓蒙活動は、1度きりでなく継続的に行っていきましょう。全社会議のように、全ての社員が集まる場を設けるのが効果的です。重要性や運用ルールを全ての社員に理解してもらえば、グループウェアは着実に社内へ浸透するでしょう。

ポイント3:他のグループウェアへの移行も考える

すでに導入済みのグループウェアが使いづらい、という方も多いのではないでしょうか。操作性の低いグループウェアを使い続けるのは、業務効率低下だけでなくストレスの元にもなります。他の使いやすいグループウェアに移行することも考えるべきでしょう。

グループウェアを選ぶ際には、公式サイトなどで操作画面や操作方法を確認して選ぶことをおすすめします。また、グループウェアによって機能も様々なため、社内に必要な機能についても改めて検討すると良いでしょう。グループウェアの選び方について詳しくは、次の記事をご覧ください。

グループウェアの選び方とは?機能を重視して選ぼう!

これからグループウェアを導入するなら「アイポ」がおすすめ

まだグループウェアを利用していない方や、他のグループウェアに移行したい方も多いですよね。これからグループウェアを導入するなら、「アイポ」をおすすめします。アイポはスケジュール管理を始めとした、情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を持つグループウェアです。

アイポを利用している企業は、1,700社以上にものぼります。アイポには魅力的な特長が多いため、これだけ選ばれているのです。ここでは、アイポが持つ4つの大きな特長について、順番に解説します。

特長1:シンプルで使いやすいインターフェース

アイポが持つ最大の特長は、シンプルで使いやすいインターフェースです。無駄がなく操作画面がすっきりしているため、ストレスなく使える魅力があります。また複雑な操作が不要なため、アナログ派な方でもすぐに使い方を覚えられます。誰でも抵抗なく使えるアイポであれば、すぐに社内に浸透するでしょう。

特長2:クラウド型だから、どこでも使える

アイポは、データをクラウド管理できる「クラウド型」のグループウェアです。社内ネットワークを経由せずに使えるため、オフィスに限らずどこでも使える魅力もあります。Webブラウザさえあれば、パソコンでもスマートフォンでもアクセスが可能です。外出時やテレワークでも、迅速に情報共有やコミュニケーションが行えます。

なお、グループウェアには自社サーバーが必要となる「オンプレミス型」も存在します。オンプレミス型とクラウド型の違いを詳しく知りたい方は、次の記事をお読みください。

グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは?

特長3:コストを抑えてスピード導入できる

アイポは、月額または年額のサブスクリプションを申し込むだけで利用開始できます。自社サーバーの設置や構築、運用といった手間が一切かからないため、コストを抑えられるのも魅力です。人気No.1の「ベーシックプラン」なら、1ユーザーあたり月額350円と大変リーズナブルな料金設定となっています。機能追加などのサポートも含まれるので安心です。

特長4:セキュリティ対策も充実している

アイポには充実したセキュリティ対策が施されているため、安心して利用できるのも魅力です。通信データが全てSSLで暗号化されるほか、各種サイバー攻撃に対して業界標準の対策を行っています。毎日のデータバックアップや、複数サーバーでのリスク分散も行っているため、障害により使えなくなる心配もまずありません。

グループウェア「アイポ」を社内に浸透させましょう!

今回はグループウェアを社内に浸透させるためのポイントや、おすすめのグループウェア「アイポ」をご紹介しました。

グループウェアを社内に浸透させるには、運用ルール・業務フローを明確にしたり、全体共有の場を設けて啓蒙したりする必要があります。こうしたポイントを把握することで、グループウェアのメリットがより得られるでしょう。グループウェア未導入、または移行を考えている場合は、選び方を誤らないことが大切です。

グループウェアの導入をお考えの方には、「アイポ」がおすすめです。スケジュール管理を始めとした様々なビジネスシーンの無駄をなくし、大幅な業務効率化が期待できます。グループウェアを社内に浸透させて業務効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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