こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
リモートワークの普及などによって、「グループウェア」を導入する企業は増えています。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションに役立つ幅広い機能を備えたITツールです。グループウェアを有効活用すれば、場所を問わない情報共有が可能になり、大幅な業務効率化が期待できます。
しかし、実際にはグループウェアの使い方が社員ごとに異なるケースも多いのではないでしょうか。グループウェアの効果を高めるためには、社内の運用ルールが欠かせません。そこで本記事では、社内でグループウェアの運用ルールを定めるメリットや必要事項についてお伝えします。
グループウェアが社内でうまく運用できない悩みをお持ちの方は、ぜひお読みください。
目次
社内でグループウェアの運用ルールを定める3つのメリット
社内でグループウェアの運用ルールを定める3つのメリットについて、順番に解説します。
社内への浸透が加速する
デジタルに疎い社員だと、グループウェアを使いこなせないことも多いのです。その点、運用ルールを明確にして全社的に周知すれば、こうした社員でも正しい使い方を把握できます。結果として、グループウェアの社内への浸透が加速するのがメリットです。
また、グループウェアが社内に浸透すれば、部署をまたいだ情報共有やコミュニケーションも活性化するでしょう。たとえば社員が部署を異動する際でも、戸惑うことがなくなります。グループウェアを社内に浸透させることは、強い組織づくりにもつながるのです。
情報共有の正確性が高まる
チームワークを発揮して生産性を高めるためには、正確な情報共有が欠かせません。しかし社員ごとに連絡手段がばらばらだと、情報を見落としたり誤解が発生したりするリスクが高まります。情報共有にミスや不手際があると、チームの生産性は大きく低下してしまうでしょう。
その点、運用ルールで状況に応じた連絡手段を定めておけば、全ての社員の連絡手段が統一されます。結果として、情報共有が正確に行えるようになるのもメリットです。また、相手に合わせて連絡手段を切り替える負担もなくなり、情報共有がスムーズになります。
不正防止につながる
グループウェアには幅広い機能があり、様々な使い方ができます。しかし運用ルールが定められていないと、「何でもあり」になってしまいがちです。たとえば、正規の申請手続きを行わずにチャットのメッセージだけで済ませようとする、などが考えられます。
自分勝手なグループウェアの使い方が横行すると、管理者がマネジメントしきれなくなります。その点、運用ルールでタブーが明確に規定されていれば、お互いに不正な使い方はしづらくなるでしょう。仮に不正が発覚した場合でも、管理者が適切な対応を行いやすくなります。
社内のグループウェア運用ルールとして定めるべき4項目
社内でグループウェアの運用ルールを策定する際に、定めるべき4つの項目について、順番に解説します。ただし、実際に運用を始めてから改善点が見つかることも少なくありません。これらの運用ルールは、定期的に見直しましょう。
なお、こうした運用ルールはグループウェアを選定した段階である程度は定めておくべきです。これから導入をお考えの方は、下記の記事で選ぶポイントを紹介しているのでぜひご覧ください。
グループウェアの責任者・担当チーム
まずは、グループウェアの責任者や担当チームを定める必要があります。組織によっても様々ですが、担当チームは情報システム部や総務部、責任者はそれらのリーダーとなるケースが多いでしょう。こうした社員が運用ルールの策定や是正、遵守されているかのチェックなどを行います。
機能ごとの用途
グループウェアには多くの機能が存在し、各機能について様々な使い方が考えられます。どの機能をどのビジネスシーンで用いるか、機能ごとに用途を定めましょう。そうすることで、情報共有やコミュニケーションの手段を全社的に統一できます。グループウェア導入前に定めておくのが望ましいですが、導入してからも適宜見直しは必要です。
ビジネスシーンごとの業務フロー
ビジネスシーンごとにどの機能を使うかが決まったら、各シーンの業務フローも定めておきましょう。基本的な操作手順はもちろん、フォーマットが必要な場合は作成します。たとえば、「ワークフロー」機能を用いて申請手続きをオンライン化する際は、申請書ごとのフォーマットが必要です。
禁止事項
グループウェアの各機能や業務フローにおいて、禁止事項も定めておきましょう。それらのチェック方法はもちろん、禁止事項が見つかった場合の対応も明確にする必要があります。グループウェアの担当チームだけではなく、各部署のリーダーも協力してチェック体制を構築すると良いでしょう。
まとめ｜運用ルールを適切に定めてグループウェアを導入
今回は、社内でグループウェアの運用ルールを定めるメリットや必要事項についてお伝えしました。
グループウェアは、業務効率化につながる便利なITツールです。しかし運用ルールを決めていないと、その効果を最大限に発揮することはできません。今回ご紹介した内容を参考にして、ぜひグループウェアの運用ルールを構築してください。
なお、これからグループウェアの導入や移行をお考えの方には、「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。「スケジュール管理機能」を始めとしたビジネスに役立つ多くの機能を持つグループウェアで、1,800社以上が導入しています。
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