グループウェアを移行する際に知っておきたいポイント!移行するメリットを解説

近年、仕事の生産性向上や効率化が求められるようになり、グループウェアが注目を集めています。グループウェアとは、企業などの組織(グループ)がコミュニケーションを取りやすいように、ITの力を借りることです。

最初のグループウェアはソフトウェアをインストールして利用するのが一般的でしたが、インターネットの普及や進歩に伴って最近ではクラウド型システムが主流となっています。今回は、このグループウェアに移行する際の注意点や移行するメリットをご紹介しています。

グループウェアを導入するメリットとは

グループウェアを導入すれば業務の生産性や効率が上がると言われていますが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

情報共有がスムーズにできる

グループウェアには情報を共有するための機能が様々あり、中でも掲示板機能はよく使われています。掲示板機能はその名の通り掲示板の役割を果たすので、通達事項を知らせたり資料を共有したりすることができるのです。内容によってカテゴリを分けることもできるので見やすく、整理しやすいという特徴もあります。

また、情報を送る相手を選べるので閲覧に制限をかけることもできます。メールで情報を共有するとなると宛先をいちいち選ばなければならないなど手間がかかったり、アナログな掲示板では見ている人と見ていない人が出てきてしまったりするので、情報共有がスムーズにできるグループウェアは効率的で正確だと言えます。

ペーパーレス化を促進できる

紙で用意していた資料をグループウェアによってデータ化することで、ペーパーレス化の促進につながります。資料が見やすくなるだけでなく、準備するためにかかっていた時間や紙代、印刷代のコスト削減にもなるので、企業にとって大きな影響を与えるでしょう。

外出先でもどこでも情報を見ることができる

マルチデバイス(パソコンやスマートフォンなどの通信機器からネット上のサービスを共有・利用・閲覧できること)に対応しているグループウェアを利用すれば、外出先でもどこでも情報を見ることができるようになります。

働き方改革が叫ばれている現代は、在宅勤務にも対応することができます。遠方にいる人ともコミュニケーションが取りやすくなるので、今まで時間や距離の関係で制限があったことから解放されるでしょう。

どこでも誰とでも会議ができる

グループウェアには会議機能があり、オンラインで会議をすることができます。違う場所にいても会議をすることができるので、会議に参加するための移動時間やコストを削減することができるでしょう。また、大切な会議はもちろんのこと、ちょっとした話し合いやコミュニケーションの場としても利用することができます。

グループウェアを導入・移行する際に知っておきたいポイント

グループウェアには様々なメリットがあることをご紹介しましたが、クラウド上でデータを管理するために機器や環境を揃える必要がなく導入しやすい、というのもメリットの1つです。

導入すれば長く使い続けることになるグループウェアですが、想像と違った、使っているうちに他のグループウェアの方が良いと気付いたなど、せっかく導入したのに他のグループウェアに移行を検討している企業もあります。

そうならないためにも、グループウェアの導入や移行の際に知っておきたいポイントについて、確認をしておきましょう。

機能が引き続き使えるか

新しいグループウェアにしようと思っても、前まで使っていたグループウェアと同じ機能があるとはかぎりません。機能がなければ使えなくなってしまう恐れがあります。

導入する際はもちろん、移行する際もどのような機能があるのかを確認しておきましょう。もし移行したいグループウェアに機能がなかった場合でも、グループウェアの中には機能をカスタマイズして付け足すことができるものもあります。

データの移行ができるか

グループウェアに保存されているデータを移行できるかどうかは、グループウェアによって異なります。移行できない場合、新しいグループウェアにしても一からになってしまうので、注意しなければなりません。導入・移行の際には、データをどのように出力できるのか、どのように取り込むことができるのかも確認しておきましょう。

企業の業務内容に合っているか

企業の業務内容によって、使う機能は異なります。自分の企業ではどのような機能があると便利なのか、またはどのような機能がいらないのかを把握することによって、それぞれの企業に合ったグループウェアを取り入れることができるでしょう。

今使っているグループウェアを変更する場合も、変更する理由やそれに伴う新機能などを把握し、しっかり確認することを忘れないでください。

使いやすいかどうか

せっかく導入したグループウェアを移行する場合の理由として、「実際に使ってみると使いにくかった」という理由も挙げられています。グループウェアを選ぶ際には管理者の思いや考えが優先されがちですが、実際に使うのは従業員です。

従業員が使いやすいかどうかも確認しておく必要があります。従業員が使いづらいグループウェアを導入してしまうと、余計な時間がかかったりストレスを与えてしまったりして、逆に仕事が遅くなってしまう可能性があります。

提供形態「オンプレミス型」とは

オンプレミス型とは、自分の企業でパソコンなどの通信機器を用意し、その中にソフトをインストールして利用するもので、自分の企業で開発も運用もするグループウェアです。クラウドサービスがでてくるまではオンプレミス型が主流でしたが、今はクラウド型への移行が進んでいます。どちらにもメリットデメリットがあるので、見ていきましょう。

オンプレミス型のメリット カスタマイズ性が高い

他社のサービスを利用するクラウド型とは違い、全てを自分の会社で行っているオンプレミス型はカスタマイズ性が高く、変化にも柔軟に対応できます。仕事内容の変化や従業員の要望に応じてカスタマイズすることができるので、柔軟性が高いと言えるでしょう。

オンプレミス型のメリット2 セキュリティが強固 

クラウド型の場合はインターネットを介しているので、情報漏洩などのセキュリティ面ではリスクが高くなり、セキュリティ対策にコストがかかります。しかし、オンプレミス型は自分の会社だけなのでセキュリティ面ではリスクが低く、セキュリティ対策も自分の会社に合ったものをカスタマイズできるので、安全性が高くなります。

提供形態「クラウド型」とは

クラウド型とは、サービスを提供している事業者が管理するハードウェアやソフトウェアを、インターネットを介して利用するものです。オンプレミス型とは違ってソフトをインストールする必要がなく、導入しやすいというのが一番の違いと言えるでしょう。

クラウド型のメリット 初期費用を抑えることができる

オンプレミス型は初期費用にソフトの購入費などが必要となりますが、クラウド型は必要がないので初期費用は基本的に無料です。かかったとしてもオンプレミス型よりはかなり費用を抑えられるでしょう。初期費用を抑えたい企業にはおすすめです。

クラウド型のメリット2 メンテナンスなどをお任せできる

オンプレミス型ではメンテナンスやバージョンアップは自分で行わなければならないので手間とコストがかかります。しかし、クラウド型なら基本的なシステム管理やメンテナンス、バージョンアップを提供している事業者が行ってくれるので、何もしなくても最新の状態で利用することができるのです。

クラウド型のメリット3 導入すればすぐに使うことができる

オンプレミス型は、購入したハードウェアが届くまでの時間やシステムを構築するための時間がかかるので、実際に使えるようになるまでには時間を要します。しかし、クラウド型ならもうできあがっているので、提供している事業者と契約するだけで利用することができます。

企業に合ったグループウェアを選ぼう

グループウェアを移行する際に知っておきたいポイントと移行するメリットについて理解は深められたでしょうか。グループウェアについて、様々な解説をさせて頂きました。

グループウェアを移行・導入する際には、様々なメリットとポイントを理解した上で、自分の企業に合ったものを選んでみてください。生産性や効率を上げるために必要なグループウェアですが、使い方や選び方を間違えると逆効果になってしまう恐れがあります。ITの力を上手く利用して、企業や従業員の役に立てるグループウェアを導入しましょう。

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