グループウェア導入のメリットとデメリットを解説!業務効率化にかかせない視点とは?

業務効率化を考えるならまずグループウェアの導入を検討するのではないでしょうか。手作業だった業務をIT化することのメリットは計り知れません。

ただし、デメリットがあることも事実です。この記事では業務効率化を考えるとき、グループウェアを導入するメリットやデメリットとあわせて持つべき大事な視点も解説しています。ぜひ参考にしてみて下さい。

グループウェアにできること

グループウェアは複数の場所や部署にいる社員同士がコミュニケーションを迅速にとったり、掲示板やスケジュール管理などの機能を使い社内情報を均一に素早く確認できるツールです。情報共有機能に優れていることは勿論、チャットなどでコミにケーションを円滑に行えるうえ、やりとりの保存・共有をすることでミスを防ぎ、さらに個人のタスクを管理を行うことで、社内全体のスケジュールまで見通すことができるため、業務効率化に役立ちます。

企業において複数の社員はそれぞれの業務にあたります。いままでは縦割り組織で業務を一元管理していましたが、グループウェアを使えば、誰が何をいつどこで行っているか瞬時に把握することができるため、縦横関係なく縦横無尽に業務スケジュールやタスクを把握することができるようになったのです。

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入するメリットは複数あります。ここでは特に大きなメリットを3つ紹介していきます。

1.情報共有が簡単

1つのグループウェアを社員全員が共通ツールとして使用するため、情報共有がとても簡単に行えます。例えばメールは送りたい相手に簡単な操作で資料や必要なデーを含めた権限情報を届けることができますし、社内で必要な情報は掲示板に掲載することで全員に確認をうながせます。

特にチャット機能はお互いのやりとりだけでなく他者の目にふれるため、ミスを防いだりフォローがいれられるなどのメリットがあります。なお、情報の共有にはセキュリティ強度も必要ですが、閲覧制限をかけたり、ファイルの暗号化も行えるため問題ありません。

2.事務作業が簡単(書類のペーパレス化)

グループウェアには優れたファイル共有機能があります。そのため今まで紙媒体だった資料や情報は電子化でき、検索・保存・共有・一斉配布までグループウェアで全て行うことができます。結果、書類を検索したり配布する人的作業コストや、棚などに保管する管理コストも削減することができるのです。

3.ポイントをおさえれば導入が簡単

グループウェアは業務効率化のツールとして非常に多く知られるようになりました。使用している企業が多いことから導入は簡単と思われがちですが、実際は簡単ではありません。ただし、導入の目的がはっきりしていて、ポイントをおさえていれば導入自体は簡単です。

とはいえグループウェアには複数の機能やさまざまな価格帯があり、自社にマッチするかどうか、どうしても導入に迷ってしまう場合があります。そんな時はまず無料体験期間がついているツールを使うことをおすすめします。実際に使ってみてから本採用に踏み切るなら導入は難しくないと言えるでしょう。

グループウェアのデメリット

たくさんのメリットがあるグループウェアには見落としてはいけないデメリットもあります。ここでは大きくわけて3つのデメリットについて紹介していきます。

1.導入に費用がかかる

グループウェア導入には費用がかかります。機能や使用する人数が多ければ多いほど費用は高くなるのです。ただし、機能が多ければ優れているツールだと思われがちですが、実際には使いこなすのが大変となり、導入したは良いものの現場は使わなかった、という事例が散見されます。

適正な機能を適正な価格で導入するためには、実際に何に特化して効率化したいのか、まず明確にする必要があるでしょう。その上で無料で体験期間を設けているツールや、相見積もりをとって複数のツールを比較した上で導入を検討する慎重さが必要となります。

2.導入に教育が必要

せっかく導入したグループウェアを社員が使わなければ意味がありません。そのためまずグループウェアの使い方や意義を社員教育する必要があります。

グループウェアの導入で大事なのは社員の手をわずらわせないこと、つまり『誰もが簡単に使いこなせて業務処理能力があがるツール』の導入です。まずは少ない機能で導入してツールに慣れさせ、慣れてきたのちに機能を拡充できるようなツールがおすすめでしょう。

またツールは使い方だけでなく、なぜそのツールを使う意味があるのか、という点についても社員教育が必要です。社員の共通認識として『このツールを使うと業務効率化になる』という意識がなければ、面倒くさいから使わない、という社員も出てきてしまうため注意が必要です。

3.沢山ありすぎて選ぶのに迷う

グループウェアにはあらゆる機能をもつ優れた製品が販売されています。結果、たくさんありすぎてよくわからず、グループウェアの導入を見送る企業も多いのではないでしょうか。

選択肢が多い時にすべきことは、まず相見積もりをとることです。その機能の価格帯の『相場』を知らなければ、そのツールが得なのか損なのか判断することはできません。できるなら体験期間が設けられていること、また、専任の担当者がついて導入教育など行ってくれるなど、付加的なサービスも含めて検討すると良いでしょう。

業務効率化にかかせない視点とは?

ここまでグループウェアのメリットやデメリットを確認してきましたが、そもそも業務効率化をするためにかかせない視点とは何なのでしょうか?やみくもに業務効率化をすすめた結果、必要な作業まで効率化してしまい、逆に業務が回らなくなるなどデメリットが生じては元も子もありません。ここでは業務効率化にかかせない3つの視点を紹介します。

1.グループウェアを導入する目的という視点

グループウェアを導入する目的を明確にしましょう。ゴールを決めずにやみくもに業務効率化をしても不具合が生じます。目的が明確になれば、何から取り組めばよいのかもハッキリするので、あとは細分化すればスモールステップでゴールに向かえます。まずは何を効率化したいのか明確にしておきましょう。

2.業務の見える化を行う視点

業務の見える化とは、誰の目で見ても業務が定量的にわかるよう表現することです。例えば日々の日報、社員個人のタスク内容の数値化、何をどこまで行っているか図を用いたグラフ化など業務を見えるようにすることで、個人の業務や能力を適正に評価することができるようになります。

3.継続が簡単にできる視点

業務効率化は継続が大事です。業務効率化を1度行えば終わり、ツールを導入すればすぐ効果が出る、というものではありません。トライアンドエラーを繰り返し、継続して続けていくことでゴールにむかうのです。

そのため地道に継続して取り組む必要がありますが、難しい施策の場合途中で挫折してしまう可能性が高いでしょう。業務効率化を成功させたいと考えるなら、より簡単に継続可能な施策を実施していくことが望ましいのです。

費用対効果をあげるグループウェア導入のおさえたいポイント

業務効率化を成功させたいなら継続可能なツールが望ましいでしょう。ここではグループウェアを導入するときに抑えておきたいポイントを紹介していきます。

1.製品の種類(クラウド/オンプレミス)

グループウェアにはクラウド型かオンプレミス型の2つ種類があります。

クラウド型のグループウェアは、外部サーバーを設置しインターネットを利用して自社で利用できるため、環境が整えば即日サービスを利用することができます。また設置費用や機器導入の費用もかからずコストを抑えられるため、中小企業でも導入しやすいのが特徴です。

対して、オンプレミス型のグループウェアは自社にサーバーを設置し自社内で独自ネットワークを構築して使用します。そのため、クラウド型と比べるとカスタマイズ性が高い反面、設備や導入費用がかかるためコストは高く、導入までの時間もかかります。しかし強固なセキュリティ対策が可能なので、セキュリティを重視したい企業にとってはオンプレミス型を検討すると良いでしょう。

2.予算

クラウド型のグループウェアは初期費用が無料であるものの数多く存在します。
また、導入費用の相場は100人以内の規模であれば、約4万円~10万円程です。
なお、1アカウント当たりの値段が決まっているので導入後の人数の増減を考えて予算の検討をすると良いでしょう。

一方、オンプレミス型グループウェアの導入費用の相場は100人以内の規模で約36万~100万円程です。初期費用はこの価格の中に含まれたり、含まれなかったりと商品によってまちまちであるため価格帯が広いのです。また、別途自社サーバーや周辺機器の機械費用などを加えるとさらにコストがかかります。自社の環境に見合ったグループウェアの導入を検討しましょう。

3.導入目的

グループウェアで最も多く使われる機能は『スケジュール管理』の機能です。次いで『メール』そして『施設予約』の機能です。実はコミュニケーションの機能は頻繁には使われません。なぜなら仕事を進める場合、相手のスケジュールを把握して自分がどう動くかという視点で業務が流れるからです。

この理由は簡単です。コミュニケーションをとるという行為は、相手の時間を奪う行為であり、相手の業務中断につながります。業務効率化がスタートすると、いかに業務の邪魔をされず集中して業務に取り組めるかがポイントになるのです。電話や会議など「時間を取られてしまう業務」はグループウェアで削減できるため時間が有効活用できるようになるのです。

手作業の限界を感じたらグループウェア導入を検討しよう

グループウェアを導入すると社員同士のコミュニケーションは瞬時にとれ、一人一人のスケジュール管理も容易になります。結果、時間を取られる業務は削減でき、効率化が叶った結果、生産性がアップします。タスクやスケジュール管理など手作業に限界を感じている場合は一度グループウェアツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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