グループウェアの導入はなぜ大変?理由やポイントをご紹介

最近ではビジネスのIT化が進んでいることもあって、「グループウェア」を利用する企業が増えています。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを効率化するITツールです。

グループウェアを有効活用すれば、大幅な業務効率化につながる上に、テレワークの実現も容易となります。しかし実際には、グループウェア導入の大変さを感じている企業も多いようです。グループウェアの導入を成功させるためには、ポイントを押さえることが重要となります。

そこで本記事では、グループウェアの導入が大変な理由や、導入をスムーズにするためのポイントをご紹介します。グループウェアの導入が上手くいかずお悩みの方は、ぜひご覧ください。なお、そもそものグループウェアについて詳しく知りたい方には、次の記事がおすすめです。

グループウェアの導入が大変な3つの理由

まずは、グループウェアの導入が大変な3つの理由について、順番に解説します。

理由1:社員の理解を得るのが大変なため

グループウェアの導入は、経営者や管理職の独りよがりでは成功しません。現場も含めた全ての社員が、グループウェアの必要性や目的を理解することが大切です。しかし、新しくグループウェアを導入すれば、当然ながら従来の仕事のやり方に大きな影響が生じます。

たとえ従来のシステムに問題があったとしても、今までの慣れているやり方を変えることに抵抗する社員は少なからずいるでしょう。グループウェアを導入する上で、全社員の理解を得ることは難しいのです。

理由2:環境構築が大変なため

グループウェアには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。前者のオンプレミス型グループウェアを導入する場合には、環境構築が障壁となることも少なくありません。自社で物理サーバーの設置やネットワーク機器の接続、ソフトウェアの設定などを全て行う必要があるためです。

現実的には、専門知識を持つエンジニアがいないと、スムーズに導入することは難しいでしょう。導入サポートが受けられる場合もありますが、全て付きっ切りというわけにはいきません。使いやすいように自社専用のカスタマイズを行うにも、やはりそれなりの知識が必要です。オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しくは、こちらの記事をお読みください。

理由3:社内に浸透させるのが大変なため

グループウェアの利用環境を構築しただけでは、導入が完了したとは言えません。グループウェアを業務フローに組み込み、実際に社員が使えるようになって、初めて導入完了です。しかし操作が複雑で使いづらい製品だと、せっかく導入しても社内に浸透しないこともあります。

特に元々アナログ体質の職場だと、ITツールを使うことに慣れていない社員も多いでしょう。使いづらい製品だとかえって業務効率を低下させてしまうことも考えられます。グループウェアを社内に浸透させるポイントを知りたい方は、次の記事をご一読ください。

グループウェアをスムーズに導入するための3ポイント

グループウェアの導入をスムーズにするためには、ポイントを押さえることが大切です。ここでは3つのポイントについて、詳しく解説します。

ポイント1:まずは経営陣を味方に付ける

グループウェア導入への理解を全社員から得るためには、経営陣が率先して啓蒙していくことが求められます。経営陣の意向がバラバラでは、グループウェアの重要性や目的を広く伝えていくことはできません。まずは経営陣のグループウェアへの理解を深めて、味方に付けましょう。

そして、経営陣を中心にして現場にグループウェアを啓蒙していきます。経営陣から現場の管理職に啓蒙するか、全体集会などの場を設けると良いでしょう。グループウェアを導入しなかった場合の不利益を伝えるのも効果的です。

ポイント2:クラウド型の製品を選ぶ

前述の通り、オンプレミス型グループウェアは導入のハードルが高いのです。よって、グループウェアを選ぶ段階であれば、クラウド型の製品を選びましょう。クラウド型は自社でサーバーを用意する必要がなく、導入のための手間や初期費用がかかりません。

クラウド型であれば社内ネットワークに依存しないため、社外でも使えるメリットもあります。また、オンプレミス型からクラウド型に移行する場合、元の環境を保持しておけるのも嬉しいポイントです。新規導入・移行のいずれでも、クラウド型なら導入の負担が少なくなります。

ポイント3:使いやすい製品を選ぶ

グループウェアを一度使い始めると、簡単に元のやり方に戻すことはできません。よって、使いづらいグループウェアを選んでしまうと、長期間にわたって業務効率面でのロスを重ねることになります。グループウェアをこれから選ぶ際には、使いやすい製品を選びましょう。

製品の公式サイトで画面や操作方法を確認することは欠かせません。より詳しい情報が欲しい場合は、資料請求や問い合わせも行うと良いでしょう。無料トライアルがある製品なら、実際に操作感を確かめるのもおすすめです。

グループウェアを楽に導入するなら「アイポ」がおすすめ

これまでにお伝えした通り、グループウェアの導入をスムーズにする上で、製品選びが非常に重要です。しかしグループウェアには多くの製品があり、どれを選べば良いか分からない方も多いですよね。グループウェアを楽に導入したい方には、「アイポ」がおすすめです。

アイポはTOWN株式会社が提供しているグループウェアで、1,700社を超える企業が利用しています。シンプルで使いやすいインターフェースが最大の特長で、アナログ体質な職場でもすぐに使い慣れるでしょう。クラウド型のため、初期費用をかけず簡単に導入できるのも魅力です。

また、「カレンダー機能」を始めとした豊富な機能があり、幅広いビジネスシーンを効率化できます。グループウェアを導入して業務効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェア導入のポイントを把握して、業務効率化を実現しましょう!

今回はグループウェアの導入が大変な理由や、導入をスムーズにするためのポイントをご紹介しました。

グループウェアを上手く導入すれば、大幅な業務効率化が期待できます。反対に、グループウェアの導入に失敗すると、かえって業務効率を低下させてしまうことも。今回ご紹介したポイントを参考にして、ぜひグループウェアの導入を成功させてください。

グループウェアのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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