グループウェア導入前に注意すべき課題とは?
ツール選定のポイントを解説

グループウェアの役割とは、組織内のさまざまな課題を解決することにあります。
たとえば社員間のコミュニケーションをスムーズにしたり、煩雑な管理業務を効率化することなどが考えられるでしょう。

しかし、グループウェアですべての課題を解決できるとは限りません。
そこで今回は、グループウェア導入前に注意すべき課題と、そこから分かるツール選定のポイントをお伝えします。

グループウェアで解決できる課題とできない課題を理解しておくと、ツールをどのように活用すればよいかのヒントが生まれてきます。

グループウェアとは?組織内のグループ管理をサポート

グループウェアとは、組織内の情報共有や管理をサポートするITツールです。
組織やチーム内に導入することで、社員間のコミュニケーションをスムーズにしたり、報告や連絡を必要とする業務を簡略化することができます。

たとえば、スケジュールや社内掲示板、メールなどのコミュニケーション機能を備えたグループウェアを導入したとしましょう。
社内での連絡や相談、報告などはすべてグループウェアのソフト内で行えるため、社員同士のコミュニケーションをよりスムーズにできることが分かります。

ほかにも既存のアプリケーションと連携してワークフローを簡略化させたり、複数の社員から議題を持ち寄って簡単にミーティング設定ができるようにツールがあります。

上記のようにグループウェアにはさまざまな種類があるため、自社の課題や目標をもとに選び分けることが大切です。

組織の課題を解決!グループウェアでできること

グループウェアは組織の課題を解決できる場合もあれば、ケースによって解決できない課題も存在します。
そのため、「グループウェアでできること」と「グループウェアでできないこと」を明確にしておくと、自社内でグループウェアがどのような役割を果たすか分かりやすくなります。

では、まずグループウェアで解決できる課題からお伝えしていきましょう。

社員同士のコミュニケーションをスムーズにする

グループウェアで解決できる課題でもっともイメージしやすいことは、社員同士のコミュニケーションを円滑にしてくれる役割ではないでしょうか。
なぜなら、コミュニケーション向上に役立つ機能を備えたグループウェアが非常に多いからです。

たとえば、ほとんどのグループウェアでは、メールやチャット機能が備わっています。
また、スケジュールやワークフローなどの管理機能まであれば、一つのソフトを立ち上げるだけで効率的にコミュニケーションをとっていくことが可能です。

情報の一元管理・社内共有を効率化できる

次にグループウェアで解決できる課題は、情報の一元管理や社内共有などです。

業務で複数のソフトを利用している際に起こる弊害といえば、次のような点ではないでしょうか。

  • ほかの社員が作成したファイルがどのフォルダにあるのか分からない
  • 支社から送られてきたファイルを編集する最適なソフトが未導入
  • 別の部署へ緊急のメッセージを送信したが、確認したかどうか不明

上記は一例でしかありませんが、いずれも情報の一元管理や社内共有がうまくいっていないケースといえるでしょう。

こうした課題もグループウェアを導入するだけで解決できることも珍しくありません。
グループウェアでは情報の保存先や保存方法を統一でき、さらにメッセージの未読や既読なども確認することができるからです。

報告や承認作業をシンプルに行うことができる

報告や承認作業を簡略化できる点も、グループウェアで解決できる課題の一つです。

重要な書類を外部に送る際、部長や課長、担当者など複数のサインを要することも多いでしょう。
特に社員数の多い企業になるほど、報告や承認作業が煩雑になりがちです。

上記のような課題を解決するためには、グループウェアのワークフロー管理機能が役立ちます。
ワークフローがあるとグループウェアを利用する人の業務スケジュールが一目で分かるため、適切なタイミングで報告や承認を求めることができたり、承認漏れがあっても素早く対処することが可能です。

書類の印刷コストや保管方法を気にしなくて良い

最後に解決できる課題は、書類のペーパーレス化です。

グループウェアでは、社内コミュニケーションやワークフロー管理などに要する情報を一つのソフト内に保管しておくことができます。
わざわざその情報を出力する必要がなく、他部署や支社、顧客に対しても電子メールなどで送信できる点がメリットです。

これによって印刷コストを削減することもできるほか、数多くの書類を保管・管理する手間も省くことができます。

グループウェアを導入する前に気をつけたい課題点とは?

ここまでグループウェアで解決できる課題をお伝えしてきました。
しかし、グループウェアを導入したといっても、すべての課題が解決できるわけではありません。

そこで、グループウェアで解決できない課題についても理解しておきましょう。

ツールを使用する側に課題や問題がある

グループウェアは社内コミュニケーションをスムーズにする優れたツールですが、あくまで単なる道具だということを忘れてはいけません。
道具ということは、使い道を誤ればかえって業務効率を阻害してしまうということです。

たとえば、朝礼を廃止して、その内容をすべてグループウェア内のメッセージで発信するようになったとしましょう。
ときには重要な情報も発信されるため、従業員は毎朝その情報を確認したことを表すチェックマークをつけることが義務付けられていました。

しかし、出社直後は忙しいこともあり、チェックを忘れる社員もちらほら……。
その管理を任されている担当者は、チェックしたかどうかを確認するために口頭で社内を駆け回ることになってしまいました。

上記のようにせっかく導入したグループウェアが、かえって業務効率を妨げていることが分かります。
社内体制がしっかりと整っていないと起きやすい事例なので、便利なツールも使い手次第ということです。

グループウェアの導入そのものが目的化してしまう

便利なITツールでよくありがちなことで、いつの間にか導入することが目的にすり替わっているケースです。

グループウェアを導入しただけで満足し、社内調整や担当者の決定、目的や用途の情報発信などを怠ると、結局は使われないまま費用だけをムダにしてしまいかねません。
自身の会社の中にも、導入しただけで少ししか利用しなかったツールはないでしょうか。

上記のような行動が癖づいてしまうと、社内改革がまったく進まないということも起こり得ます。

情報漏洩リスクが高まってしまう恐れがある

特にクラウド型のグループウェアを導入する場合、情報漏洩の課題がある点には注意してください。

クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、導入済みのブラウザなどから簡単にグループウェアにアクセスできます。
高額なサーバーを用意する必要もなく、予算の少ない企業には最適です。

しかし、サービス提供会社のサーバーを利用することになるため、セキュリティに対して他社に依存してしまうことになります。
セキュリティ対策を自社で管理できない点は、大きな課題といえるでしょう。

課題点を解決するために導入前に準備しておくべきこと

ここまでお伝えしてきた課題点は、グループウェアを導入する前の準備次第で解決できる可能性があります。

グループウェア導入後の社内体制を整えておく

グループウェアを導入する前に社内体制を整えておくことで、ツールを利用する側の課題を解決することができます。

たとえば、管理者や利用する人数を決めておくことや、使い方に関するルールを利用者間で徹底しておくことは大切です。
ほかにも、社員研修を開いてグループウェアの目的や用途を周知することもできます。

せっかくツールを導入してもルールを逸脱する人がいれば効果を発揮しません。
よって、あらかじめ社内体制を整えてから導入するようにしてください。

顧客満足度を阻害しない運用方法を明文化しておく

たとえグループウェアで業務効率が向上したとしても、それが顧客満足度に直結しなければ価値が薄いといえます。

グループウェアは、最終的な顧客満足度を意識して運用方法を考案することが大切です。
たとえば、訪問営業をする際、顧客と接した時期や次回訪問予定日、アフターフォローの可否など、重要な情報がワークフローに記載されていなければ、社内コミュニケーションが阻害されて顧客に悪影響を及ぼします。

上記のような報連相の漏れや確認不足があるとせっかくのグループウェアも意味を成さないため、細かい運用方法まで明文化しておくことが欠かせません。

サービス会社のセキュリティ対策を確認しておく

先ほどお伝えした通り、グループウェアの種類によってはセキュリティ対策が他社任せになってしまうリスクもあります。
そのため、事前にサービス提供会社のセキュリティ対策も確認しておきましょう。

セキュリティ対策については公式サイトなどに記載があることも少なくありません。
プライバシーマークやISO27001認証(情報セキュリティマネジメント)を取得しているなど、安全性を加味してグループウェアを選ぶことをおすすめします。

グループウェア導入前に解決できる課題とできない課題を見極める

グループウェアは単なる道具なので、決して完璧なITツールではありません。
しかし、どんなITツールでも解決できる課題、できない課題はあるものです。

そのため、複数のツールを組み合わせることで相乗効果を発揮します。
今回お伝えしたように、グループウェアの解決できる課題とできない課題を理解し、苦手な部分は社内体制の強化などによって補強するか、別のツールと組み合わせることが最適です。

当社では個別のカスタマイズはもちろん、他社サービスにも連携対応しているため、それぞれの課題に合わせたグループウェアが実現します。
初めての方でも直感的に操作できるシンプルな画面になっていますので、ぜひ一度お試しください。

まとめ

  • グループウェアで解決できる課題は、コミュニケーション円滑化や業務効率改善
  • グループウェアで解決できない課題は、人的ミスやセキュリティ問題がある
  • 「解決できる課題」と「解決できない課題」を理解し、社内体制の強化やほかのツールとの組み合わせによって最適解を図る

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