グループウェア選びに失敗しないために|安いものを選んでもよいのか

グループウェアの導入を検討しはじめた際、できるだけ初期費用や導入コスト、毎月かかるコストも抑えたいですよね。

グループウェアと言っても、無料のものから、1ユーザーあたり月額150円、200ユーザーまで月額10,000円というものもあります。

それぞれのグループウェアにも特徴があります。どのようなところに注目して、導入するグループウェアを選択すればいいのかを解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

そもそもグループウェアとは

グループウェアとは、コミュニケーションや情報共有、スケジュール・タスク管理という複数の機能を提供するソフトウェアのことを指します。

複数人での業務を効率化するための機能を多く備えています。業務に関わる人数が多いほど得られる恩恵は大きくなるため、数百人以上の大企業には非常にオススメです。もちろん少人数のスタートアップ企業であっても、業務効率化に貢献してくれます。

具体的な機能と、費用の相場について解説します。

グループウェアの基本機能

グループウェアの機能は大きく3つに分類されます。

  • コミュニケーション機能
  • 情報管理機能
  • 業務効率化機能

それぞれどういった機能なのか紹介します。

コミュニケーション機能

メール・チャット・Web会議・掲示板などの機能を提供しています。社内外とのメールの管理が可能で、社内チャットではスピーディーにやりとりを行うことができます。

Web会議では、Zoomのように画面を共有でき、会議の日程調整も相手のスケジュールや会議室の空き状況などを確認しながら進めることができます。

掲示板では、全社員への連絡や通知事項などを一度に共有することができます。これらの機能により、業務内外のコミュニケーションを活性化できます。

グループウェアと似たようなものに社内SNSがありますが、社内SNSは社内のコミュニケーションを活発にすることを目的としています。

グループウェアは、この社内SNSに情報管理機能と業務効率化機能が追加されているため、非常に便利なソフトウェアです。

情報管理機能

ファイル共有やタスク管理、スケジュール管理やアドレス帳など、さまざまな情報を管理することができます。

議事録や資料をアップロードして共有でき、フォルダを分けて管理することや、フォルダごとに権限をつけてアクセスできるユーザーを制限することもできます。

個人やチーム、プロジェクトのタスクであったり、進行度合いであったりを視覚化して共有することができます。情報管理機能を利用することで、進捗状況の管理が容易になります。

よく連絡する相手や、問い合わせ先などをアドレス帳に登録しておくことができます。連絡したい相手を探す時間を節約することができます。

業務効率化機能

業務のワークフローや社員の勤怠管理、経費精算など、日々の業務の中で発生する作業を1つのグループウェアの中で完結させられます。

稟議や承認のフローを見える化することができ、今どこまで進んでいるのかも確認することができます。グループウェアによっては、ルートを自社に合わせてカスタマイズできるものもあります。

社員の勤怠管理や経費精算などの機能を提供しているグループウェアもあります。いままで使用していた社内システムと連携できるものもあります。

グループウェアの相場

無料のグループウェアもありますが、使える機能が少なかったり、有料ソフトの無料プランで機能が制限されていたりします。では有料のグループウェアの相場は一体いくらなのでしょうか。

各グループウェアの料金は、ユーザー数に応じて変動するものの場合、一人あたりおよそ300円から2,000円程度です。月額固定料金のグループウェアであれば、5,000円から50,000円程度となります。

社員が1,000人を超えるような大企業では、ユーザーあたりの従量課金制のグループウェアだと導入コストはどうしても高くなってしまいます。

そういった大企業でグループウェアを導入する際は、月額固定で複数ユーザーが利用できるものがオススメです。

また使いたい機能によっては上位のプランでの契約が必要となり、費用も増加します。自社として、グループウェアの導入に使える予算がいくらなのかあらかじめ確認しておきましょう。

グループウェア選びに失敗しないための4 STEP

1. 自社で必要となる機能を洗い出す

グループウェアの導入を検討しはじめた時にまず行うことは、自社の業務を効率的に行うために、必要な機能の要件を洗い出すことです。

せっかく導入するグループウェアを決めたとしても、必要な機能がなければまた一から探しはじめなければならなくなってしまいます。

たとえば、グループウェアと連携して、下記のような要件が必要かどうかを確認しましょう。

  • チャットを使う業務があるか
  • メールを使う業務があるか
  • 社員や会議室を管理するか
  • 社外でもグループウェアを利用する機会があるか
  • 外国語を話す人がいるか

2. 予算を決めて、グループウェアを選定する

必要な要件を洗い出すことができたら、予算に見合うグループウェアの調査を行います。ネットでざっと検索するだけでも、15個以上のグループウェアがあります。

それぞれのグループウェアで強みとしている部分が異なるため、公式ホームページなどで洗い出した要件を満たす機能が使用できるかどうかを確認しましょう。

機能面だけでなく、各種サイトの口コミや点数なども参考にし、総合的に判断することをオススメします。実際に使用している人の声は、すべてを鵜呑みにすることはできませんが重要な指標の1つです。

またこの時点で1つに絞らず、複数のグループウェアを選択肢として残しておきましょう。最初に決定した1つで満足できる場合もありますが、複数のサービスを比較することで、より自社に合ったグループウェアに出会えるでしょう。

グループウェアを選定する基準は大きく下記の4つあります。

  • 必要な要件を満たしているか
  • 利用人数と料金
  • 操作感や画面デザイン
  • 国内製か海外製か

それぞれについて解説します。

必要な要件を満たしているか

最初のステップで洗い出した要件を満たしているグループウェアかどうかは、最も重要な判断基準になります。

この基準を満たせないグループウェアは、導入しても目的に沿っていないため、自社で抱える課題を解決できません。

利用人数と料金

グループウェアはサービスの性質上、ユーザーの一人ひとりに料金がかかるユーザー数従量課金制度のサービスが多いです。

月額固定のサービスもありますが、ユーザー数に上限があります。ある一定数以上のユーザーが使用する場合は、そこから一人ひとりに料金が増えるというものもあります。企業の規模に見合ったグループウェアを選ぶようにしましょう。

またユーザーごとの料金以外にも、初期費用がかかる場合があります。グループウェアには、クラウド型、オンプレミス型の2つがあり、クラウド型の場合は初期費用は無料のものが多いです。

しかし、オンプレミス型では自社でサーバーを立てたり、システムを開発したりする必要があり、100人のユーザーあたり約36万円から100万円かかると言われています。

操作感や画面デザイン

グループウェアは、日々の業務の中で重要なツールとなります。そのため、事務職・技術職などの職種、IT知識の有無、年齢に関係なく、すべての社員が簡単に使用できるものであるかどうかが大切になります。

便利なツールでも簡単に使えなければ、その分の教育コストなどもかかります。すぐに慣れて使いこなせるかどうかで運用コストを抑えることができます。

操作は直感的に行えるか、画面のデザインは見やすいか、使いこなすために研修が必要かなど、自社にあったグループウェアを選びましょう。

国内製か海外製か

国内製のグループウェアは、はじめから多くの機能を提供しているパッケージ化されたものがほとんどです。一般的に使用される機能がすでに搭載されていることから、初期コストが抑えられます。

それに対して海外製の多くはカスタマイズしながら、機能を拡張する形式のものが多いです。海外では必要なものは自分たちで作るという文化があり、昨今日本でも流行っていますが、海外でDIYが活発に行われているのもそういった背景があります。

国外進出を検討している企業や海外に支社を持っている企業、システムなどのITに精通している企業は海外製のグループウェアがオススメです。

3. ベンダーに問い合わせる

予算に見合うグループウェアを選定できたら、そのサービスを提供しているベンダーに問い合わせ、資料請求を行いましょう。

ホームページなどで社内で必要としている機能があることが分かっていても、細かい制約などがある可能性があります。

次の試験的に導入するステップで制約に気づき、再度選定からはじめることになると、その分導入が遅れてしまい、不要なコストもかかることになります。請求した資料にしっかりと目を通すようにしましょう。

4. 試験的に導入し、社内での評価を確認する

ここまで絞り込んできたグループウェアを試験的に導入し、実際の使用感を確かめましょう。

いくら機能が良くても、操作感や画面デザインなど実際に使用してみないとわからないこともあります。最初は数人の従業人や、特定の部署などスモールスタートがオススメです。

実際に社員の方に使用してもらい、その感想や評価をもらい最終決定を行いましょう。「導入しても使いにくかった。」となってしまうと、サービスを使用しなくなりせっかくのグループウェアも本領を発揮できません。

安ければ良いではない!自社に合ったグループウェアを導入しよう!

いかがでしたか。グループウェアの導入を考えたときに一番重要なのは、自社で必要としている要件を満たせるグループウェアであるかどうかです。

なぜグループウェアを導入しようとしたのかという目的を念頭におき、利用人数や料金、操作感などに注目しながら、選定を進めることがオススメです。

国内製のパッケージ化されたグループウェアでは要件を満たせないと判断したら、独自にカスタマイズできる海外製を検討しましょう。カスタマイズするため導入コストはかかってしまいますが、納得の行く選択ができるでしょう。

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