グループウェアの使用方法は?主な機能別に分かりやすくご紹介

2022/01/24

業務効率化を実現するために、「グループウェア」を導入する企業は増えています。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションに役立つ多機能なITツールです。グループウェアを活用することで、業務効率化だけでなくリモートワークを実現しやすくなる、などのメリットも得られます。

しかし、グループウェアをせっかく導入しても、使用方法が分からないと有効活用できません。特にアナログ業務の多い職場だと、グループウェアについて詳しい社員があまりいない場合もありますよね。そこで本記事では、グループウェアの主な機能ごとに、基本的な使用方法をご紹介します。

グループウェアを有効活用して業務効率化したい方は、ぜひご覧ください。なお、グループウェアの基礎知識について詳しく知りたい方には、次の記事がおすすめです。

グループウェアとは?人気ツールや基礎知識・できることを紹介!

グループウェアの主な機能の使用方法

グループウェアの機能は様々ですが、主なものを7つピックアップしました。

  • カレンダー機能
  • 日程調整機能
  • ビジネスチャット
  • タスク管理機能
  • ワークフロー
  • 勤怠管理機能
  • 掲示板機能

ここでは、1,700社以上の導入実績を持つグループウェア「アイポ」を例に、基本的な使用方法をご紹介します。製品によって細かい操作方法は異なるため、大まかな使用イメージとして参考にしてください。

その1:カレンダー機能

「カレンダー機能」は、その名の通りカレンダー形式でスケジュールの管理・共有が行える機能です。新しい予定が発生したら、カレンダーをドラッグアンドドロップして必要事項を入力するだけで、追加が完了します。追加した予定の日時を変更する際にも、ドラッグアンドドロップで簡単に移動できます。

またチームメイトと予定を共有する際には、メールでユーザーとして招待すればOKです。追加されたユーザーの予定が、カレンダー上にリアルタイム表示されます。ユーザーごとに色分けして表示されるため、チームメイトの予定を迅速・正確に把握することが可能です。

詳しい使用方法

その2:日程調整機能

「日程調整機能」は、前述のカレンダー機能と連携して日程調整を効率化する機能です。日程調整が必要なイベントが発生したら、候補日程や参加者、開催場所などを設定して専用のURLを発行します。それを相手にメール展開し、URLから都合の良い日程を選んでもらうだけで日程調整完了です。

決まった日程はカレンダーに自動で反映されるため、手動で更新作業を行う負担がなくなります。また、候補日程を自動で選定してくれる機能もあります。所要時間や移動時間から最適な候補日程が決まるため、自分で考える必要がなく正確です。また、発行したURLは顧客でもアクセスできるため、社内外の日程調整を効率化できます。

詳しい使用方法

その3:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、チャット形式で任意の社員とオンラインでの会話が行える機能です。相手を選んでメッセージを入力し、送信ボタンを押すだけで良いため、メールのように手間がかかりません。

また1対1の会話だけでなく、グループでの会話にも対応しています。参加者を選んで、チャットルームを作成するだけでOKです。メッセージは、1対1と同様の方法で手軽に送信できるため、オンライン会議が快適に行えます。

詳しい使用方法

その4:タスク管理機能

「タスク管理機能」は、社員各自がタスクの進捗を管理できる上に、チームメイトとの共有も行える機能です。新しいタスクが発生したら、専用のタスク追加画面で必要事項を入力するだけでタスクを追加できます。進捗を更新する際には、該当タスクを選択して進捗状況を入力すればOKです。

また、タスクの共有は特別な設定がなくても行えます。カテゴリー選択やキーワード検索によって、任意社員のタスクを手軽に表示することが可能です。

詳しい使用方法

その5:ワークフロー

「ワークフロー」は、社内の申請手続きをオンライン化できる機能です。申請を行う際には、専用の依頼作成画面で申請経路などの情報を入力して確定すれば、任意の承認者に申請書が送信されます。申請テンプレートを作成しておけば、よりスピーディーに申請書の作成が可能です。

申請書を受信した承認者は申請内容を確認して、問題なければ承認ボタン、修正箇所があれば差し戻しボタンを押します。そうすることで、承認結果が申請者に通知されます。申請手続きが全てオンラインで完結するため、社内の申請書が不要となりコスト削減につながるでしょう。

詳しい使用方法

その6:勤怠管理機能

「勤怠管理機能」は日々の勤怠記録や、勤怠実績の共有がオンラインで行える機能です。出退勤時には、出勤ボタンまたは退勤ボタンをワンクリックするだけで、簡単に日々の打刻が行えます。残業時間などは自動で集計されるため、手作業によるミスや手間が発生しません。

また、社員の勤怠実績はオンラインで共有されるため、勤怠表の印刷や提出が不要です。総務部などで給与計算を行う際には、ExcelまたはCSV形式でファイル出力できます。給与計算ソフトと連携することで、毎月の締め作業が容易になります。

詳しい使用方法

その7:掲示板機能

「掲示板機能」は、社内へのお知らせ掲載や、同好会の交流などが行える機能です。話題がある場合は、タイトルや内容を入力してトピックを作成することで、社内に共有できます。作成したトピックは全ての社員が一覧で確認でき、好きなトピックにコメントを追加することも可能です。

また、トピックには閲覧制限などの設定も行えます。同好会などの専用トピックであれば、所属メンバーだけが詳細を閲覧できるように設定可能です。

詳しい使用方法

グループウェアの使用方法を把握して、業務に活かしましょう!

今回は、グループウェアの主な機能ごとに、基本的な使用方法をご紹介しました。

グループウェアを有効活用することで、幅広いビジネスシーンを効率化できます。しかし、使用方法が分からないと上手く使いこなせず、社内にグループウェアが浸透しないこともあります。グループウェアの使用方法を把握して、積極的に活用していくことが大切です。

グループウェアを社内に浸透させるためには、使いやすいものを選ぶことも重要となります。「アイポ」のようなシンプルなインターフェースの製品がおすすめです。グループウェアで業務効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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