自社製グループウェアの作り方!?オープンソース型なら自社にあったカスタマイズが可能!

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションの機能を搭載したアプリケーションソフトウェアです。ファイル共有機能やコミュニケーションのためのチャット機能、スケジュール管理機能などの機能が搭載されています。

業務効率化を目的として導入されており、グループウェアの情報共有機能やコミュニケーションの簡略化で業務効率の改善を目指しています。

情報の共有がリアルタイムで可能なため、場所を選ばずにファイルを複数の人で見ながら修正案などを出すことができます。同時編集が可能になることでの効率アップにも期待できるでしょう。

このような機能を有効活用することで、業務効率化や仕事量の負担偏重の防止、資料や記録の改ざん防止なども期待できます。

グループウェアは1990年代に開発されました。当時は、導入コストが高く大企業しか導入することができませんでした。現在では、低コストのグループウェアが数多くリリースされたことで、中小企業でも導入する企業が増えています。

ソースコードが公開されているオープンソース型と呼ばれるグループウェアも存在しており、オープンソース型を使用することで社内でグループウェアを作ることも可能となっています。

グループウェアの機能紹介

グループウェアにはさまざまな機能が付いています。社内の作業効率改善につながる物やコミュニケーションツールなど代表的な機能を紹介します。

スケジュール管理機能

グループウェアにはカレンダーなどのスケジュール管理機能が付いています。社内でスケジュールの共有や確認、調整が可能になることで、スケジュール調整や連絡をスムーズに行うことが可能です。連絡前にお互いのスケジュールが把握できることで、不要なやり取りの削減につながります。

ファイル共有機能

ファイルを社内で共有し確認や編集が出来る機能です。ファイルを共有しないで作業を進めると完成後に確認、調整しなければなりません。作業終了後の修正は時間の無駄につながりますので作業中に修正点を伝えられることは業務効率化につながります。

テレビ会議やリモートワークの際にも実際の画面を見ながら会議、打ち合わせを進めることでより有意義な話し合いを行うことも出来ます。複数の社員での同時作業も可能になるので、作業時間の短縮も可能です。

コミュニケーション機能

社内でのチャットや掲示板などを用いたコミュニケーション機能です。従来のメール機能で必要とされていた定型文などもチャットでは省くことができます。グループチャットをあらかじめ設定しておくことによって、宛先をその都度追加する必要もなくなり作業の効率化に繋がります。

チャット機能の利用によって気軽に連絡を取ることが可能になり、スピーディーに報告や相談等を行うことができます。プッシュ通知を設定することによって、連絡の見落としも減らすことが出来ます。

勤怠管理や申請ワークフロー機能

勤怠管理や申請等のワークフロー(承認)をツール上で確認することが出来ます。承認印を押す作業は、データの確認と電子印で済ませることも可能です。

承認が下りないケースではこの作業が2、3回繰り返されます。作業者にとっても承認する上司にとっても年間でかなりの待ち時間が発生しているので、グループウェアの導入によって待ち時間の短縮が可能です。

設備、備品等の予約機能

設備や備品の予約がツール上で可能になるのでダブルブッキングを防ぐことが出来ます。従来と違い、すでに予約が入っている施設や備品はグループウェア上で確認することが可能です。クラウド型のグループウェアであれば出先や自宅からの予約も可能になります。

グループウェアの種類

グループウェアには3つの導入形態があります。1つ目はインターネット上のサーバーでソフトウェアを使用するクラウド型、2つ目は自社サーバーの中にソフトウェアをインストールするオンプレミス型、3つ目はカスタマイズがしやすいオープンソース型です。それぞれについて説明していきます。

クラウド型

クラウド型は、クラウドサーバー上で他社の提供する基本ソフトを使用します。社内でインフラ整備の必要がないので、導入コストを安く抑えることが可能です。インターネット環境さえあれば、出先や自宅などどこからでも使用することも出来ます。

しかし、他社のソフトを利用することになるので、カスタマイズできる範囲に限界があります。また、社内の既存のツールと連携できないこともあります。自社に合った物を導入するには、ソフトの選定にある程度の時間が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でサーバーやネットワークを調達します。メリットはカスタマイズが可能で、既存のツールと連携がしやすいことです。社内ネットワークとして活用するのでオフラインでも作業することが出来ます。

一方で、社内で専門的な知識を持った技術者が必要となるデメリットもあります。環境やシステムの構築も行わなければいけません。導入するための技術者の作業時間も増え、コストも高くなることが多いです。

オープンソース型

オープンソース型とは、ソースコードが公開されていて自由にカスタマイズできるソフトウェアのことです。基本的に利用料は無料のため、フリーソフトウェアと混同してしまう方が多いですが、正確には別物です。

フリーソフトウェアは無料で使用できますが、ソースコードは公開されていません。そのためカスタマイズ性が低いケースが多いです。対して、オープンソース型のグループウェアはソースコード型が公開されているため、知識さえあれば自由にカスタマイズが可能です。

オープンソース型のグループウェアが自社でカスタマイズができるグループウェアと分かったところで、ここからはオープンソース型グループウェアについてさらに詳しく説明していきます。

オープンソース型のメリット、デメリット

オープンソース型のグループウェアにも、メリットとデメリットがあります。グループウェア導入時の選定作業のためにもしっかりと把握しておきましょう。

オープンソース型のメリット

基本的には無料で使用することができ、機能や使用を自社で使いやすくカスタマイズできることが最大のメリットです。オープンソース型のグループウェアは、利用企業のカスタマイズが前提になっています。

初期機能こそ限られますが、プログラミングの知識や技術があれば機能やデザイン、レイアウトまで自由に変更できます。既存の導入済みのツールに合わせたカスタマイズも可能で、併用もしやすい点がメリットです。

基本的に無料なことから、予算をかけられない企業にとっても導入が検討できます。機能の追加や利用人数が増えても費用がかからないので、グループウェアの導入を前向きに検討することができます。

オープンソース型のデメリット

オープンソース型のグループウェアはカスタマイズが前提になっています。初期機能が少なくグループウェアとして活用していくには、機能追加のために時間がかかってしまいます。追加のためにエンジニアの雇用や育成が必要になる場合もあります。

有料のクラウド型やオンプレミス型のようなサポート体制もありません。導入する時には設備や周辺機器、サーバーなどをすべて自社で用意する必要があります。不具合が起きた際の対応も自社で行わなければなりません。

時間がかかるということも念頭に置いておきましょう。開発や設備導入、不具合の対応に時間が必要なので、場合によっては有料のグループウェアを導入した方が全体のコストを抑えられる可能性もあります。

オープンソース型が向いている企業

オープンソース型のメリットとデメリットを踏まえて、どのような企業がオープンソース型のグループウェアに向いているか紹介します。

オープンソース型のグループウェアが向いているのは、プログラミングやネットワーク構築の知識を持っているエンジニアが在籍している企業です。エンジニアの育成や教育から行うと時間がかかりすぎてしまい全体のコストが上がってしまいます。

導入後も日々の運用やカスタマイズに専門の知識が必要になるので、不具合やトラブルに対応するスタッフが必要になります。エンジニアがいる上で、できるだけコストを抑えたい企業には向いています。

具体的には自社でクラウドサービスを提供している企業や、小さい規模で活動していてエンジニアが在籍している企業が当てはまります。グループウェアにかかるコストも長期目線でみるようにしましょう。

オープンソース型を活用してグループウェアを作るには

オープンソース型グループウェアツールをうまく活用するためには、運用のための社内環境を整えておくことが重要です。事前にシステムの開発知識や経験を持っている人材や、作業をするための十分な時間を確保しておく必要があります。

また、社内のグループウェア導入に対する理解を得た上で導入することで定着も図りやすくなるため、より有効に活用できるでしょう。

社内の環境を整えることができたら、次にグループウェアを実際に開発するための準備に移りましょう。以下に手順を簡単にまとめましたので、ご参考にしていただけると幸いです。

  1. 目的を決める
  2. 要件定義
  3. グループウェアの選定
  4. UI・UX設計
  5. グループウェアの構築

まずは、社内の課題を洗い出し、グループウェア導入の目的や要件を整理しましょう。「どのような課題があって、どのような機能が必要なのか」や「利用するユーザーのアクセス権限はどのように分けるか」などを十分に検討した上で、必要な情報をまとめましょう。

上記で決めた内容をもとにグループウェアの選定を行い、実際のグループウェアのUIUXについて考えましょう。実現可能性や優先度、工数などを踏まえて進めていくことが重要となります。

まとめ

企業で自作できるオープンソース型のグループウェアについてメリットやデメリット、導入に向いている企業について詳しく解説してきました。

オープンソース型のメリットとデメリットをしっかりと確認してから、どのタイプのグループウェアを導入するか検討していきましょう。導入の際には実際に使用する現場の意見を取り入れることも大切です。

企業によって導入目的や使用したい機能が違います。操作性や運用コスト、既存ツールとの併用が可能かなどをはっきりとさせてから、企業にあったグループウェアを選定しましょう。

社内で拡張やカスタマイズができるオープンソース型のグループウェアは、エンジニアのいる企業などにオススメです。ぜひ検討してみてください。

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