【総務編】グループウェア成功ポイントと失敗例&対策

今回は、グループウェアを総務へ導入したケースについて解説します。

・成功させるためのポイント
・期待できる効果
・グループウェアの機能一覧
・総務での活用例

これからグループウェア導入を検討している、グループウェアを導入したばかりで不安点がある方の参考になれば幸いです。

総務でグループウェア導入を成功させるためのポイント

まず、グループウェアを総務で活用する際に、成功させるポイントを社員へ周知しましょう。

導入の理由・目的をハッキリさせる

その便利さゆえに多くの企業が導入しているグループウェアですが、
「なぜ自社でグループウェアを導入するのか?」という理由や目的をハッキリさせておきましょう。

どんな効果を期待するのか?
どの業務で作業効率化を狙うのか?
どこを第一に改善したいのか?

目的や理由を知らないまま何気なく使ってしまっては、本来の機能性が活かされない可能性もあります。
理由や目的の明確化は経営陣だけでなく、社員も認識した上で活用するのがベストです。

費用対効果が得られるかどうか

優れた機能性と利便性を持つグループウェアですが、費用対効果はしっかりリサーチしておきたいポイントです。
コストバランスが悪ければ、導入を慎重に検討すべきでしょう。
・不要なオプションを追加してしまう
・すでにビジネスチャットを利用しているのに、グループウェアで重複した
など、無駄が発生する可能性もあります。

総務で得られるグループウェアの効果

どこの部署でも同じですが、総務でも部署内のチームワーク体制が欠かせません。
共同作業を効率よく進めるための環境づくりが必要で、グループウェアの導入は環境を整えるツールとしても有効です。

・ファイルやデータの共有
・チャット機能

これらの機能でエクセルデータや資料など資料を印刷・配布・保管する手間なく即時共有が可能となります。
リモートワークや出張など、総務の社員がオフィスに集合せずチャット機能で打ち合わせや会議が行えます。

取引先とのやり取りもスムーズに

総務では取引先・業者との連絡や来客対応といった業務があります。
人事や経理を兼任するオールラウンダー的部署なケースもあるため、グループウェア導入で作業効率化を図れるシーンは多いでしょう。
来客スケジュールの共有、対応した内容の情報共有、掲示板機能を活用した全社員への情報伝達など、従来の方法と比較して手間と時間を省いた業務遂行が可能となります。

備品や勤怠管理

総務で備品や勤怠管理を行うケースも少なくありません。
グループウェア機能の中には「勤怠管理機能」が備わっているものがあります。
出勤日数のカウントなど自動化できる部分も多く、工程削減も可能です。
備品管理もエクセルでまとめているなら総務内で簡単に共有でき、管理表を印刷することなくペーパーレス化が可能。
各情報を総務全員が簡単に確認できるようになります。

グループウェアの基本機能

グループウェアには次のような機能が備わっています。
総務内で業務に活かせる項目も多数ありますので、活用し作業効率化を進めましょう。

●共有機能 → ファイル、社内情報、顧客情報、名刺、画像や書類など簡単共有可能
(管理や権限設定、公開設定機能あり)
●コミュニケーション機能 → 社内チャット(グループ・ダイレクト)、社内SNS、メール、掲示板、アンケート
●作業効率化機能 → タイムカード・タスク(スケジュール)管理・ワークフロー・Web会議・設備予約・議事録作成

その他にもシステム管理でさまざまなAPIへの連携、セキュリティ機能ではIPアドレス制限や端末制限、通知設定があります。

これらの基本機能はグループウェアのデフォルトなので、独自オプションも比較して会社が必要としているものを選びましょう。

総務におけるグループウェア活用例

グループウェアで最も期待できるのは「作業効率化」です。

総務では社内にある膨大な備品の管理が任されます。
在庫・出庫状況の把握とチェックは非常に大変ですよね。
そこでグループウェアの「備品管理機能」を導入すれば、手間と時間が削減となり総務社員の負担が軽減されます。
ペーパーレス化とスムーズな管理が整うので、メリットとなるでしょう。

「タイムカード機能」を導入した場合、出退勤を一覧で確認できるようになります。
記録と管理もデータとして保存され、セキュリティ機能付きで不正抑止にも繋がるのです。
総務の担う出退勤記録・管理も日々発生する業務で、管理や集計はなかなかの手間がかかりますが、外部ツールとの連携やCSV形式でのエクスポート機能など併せて使えば、大幅な時間と業務の短縮に繋がります。

グループウェア失敗例

グループウェア導入で失敗リスクがあるのは、コスト面でしょう。
導入にあたっては初期費用や維持費、オプション追加費用など発生します。
豊富な機能を十分に駆使できないまま費用を払い続けようでは、無駄な出費になりかねません。

また、社員の声や要望も考慮する必要があります。
・どの機能が最優先か?
・使い勝手、操作性についての意見
・現場やオフィスで作業効率化が図れるか?

経営者または幹部がイメージする導入場面と、社員が利用した際の気づきは異なります。

現場やオフィスで本当に使えるのか?どれだけ作業効率化できるのか?といった社員の声をピックアップすることは非常に重要です。

社員が困りがちなグループウェア導入

グループウェアの導入は作業効率化や生産性UPが図れますが、実際に導入して社員が困ってしまうケースもあります。

社員も人それぞれなので、グループウェアをすぐ使いこなせるようになる人と、慣れるまで時間がかかる人が出てくるためです。
社内で一斉導入した場合でも、スキルや環境でスピード感が異なるでしょう。
そうした場合、即時対応できた社員を待たせてしまったり、慣れていない社員がプレッシャーを感じてしまう可能性があります。

また、グループウェアの設定やセキュリティの管理、運用など新たな業務を任される社員もいます。

グループウェア導入で、社員へどのような不安や困りごとが出てくるのか、実際に出てきたのかを定期的にヒアリングする必要があるのです。

総務部門でもグループウェアによる作業効率化が期待されます

社内全体を見渡し管理する重要な役目を担っている総務。
総務の業務は細々としたものが多く、手間も時間もかかります。
そこでグループウェアのメリットを最大限に活かした導入ができれば、大幅な時短と作業効率化が実現するでしょう。

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