グループウェア選定でもう失敗しない!ポイントやおすすめを紹介

2022/01/24

IT化が進む昨今のビジネスでは、業種を問わず「グループウェア」を活用する企業が増えています。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを効率化する様々な機能を持つITツールのことです。

グループウェアを活用することで、業務効率化だけでなくテレワークに対応しやすくなるなど、多くのメリットが得られます。しかし、グループウェアを導入していない企業もまだまだ少なくありません。グループウェアの種類は多いため、「どれを選べば良いか分からない」という方もいますよね。

そこで本記事では、グループウェア選定のポイントや、おすすめのグループウェアをご紹介します。グループウェアの導入や移行をお考えの方は、ぜひご覧ください。なお、そもそものグループウェアについて詳しく知りたい方には、次の記事がおすすめです。

グループウェアの選定における4つのポイント

グループウェアの選定を誤ると、期待ほどのメリットが得られなかったり、社員が上手く使いこなせず浸透しなかったりすることも。そうならないように、グループウェアの選定における4つのポイントを把握しておきましょう。

ポイント1:機能ラインナップ

1つのグループウェアだけでも、様々な機能が備わっています。機能のラインナップは製品によって変わるため、企業のニーズに合わせたものを選定することが大切です。

グループウェアの導入を考える背景には、従来の業務に何らかの「無駄」や「不便」といった課題があるはずです。どの業務における課題を、どのように改善したいかを考えれば、必要な機能がクリアーになるでしょう。あとは、製品の公式サイトで必要な機能が含まれているか確かめればOKです。

ポイント2:運用方式(オンプレミス型/クラウド型)

グループウェアの運用方式は大きく分けて、「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類です。それぞれ一長一短なため、企業のニーズに合ったものを選定しましょう。

オンプレミス型は、データ管理に自社専用のサーバーを用いる運用方式です。自社独自のカスタマイズがしやすいものの、自社サーバーの構築や運用に多くのコストがかかります。一方のクラウド型は、データ管理にインターネット上の仮想サーバーを用いる運用方式です。自社サーバーが不要でコストを抑えやすいものの、拡張性ではオンプレミス型に軍配が上がります。

ただし、オンプレミス型だとオフィスでしか利用できず、外回りの仕事やテレワークに対応できません。そのため、最近ではクラウド型のグループウェアが主流となっています。グループウェアのオンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しくは、次の記事をお読みください。

ポイント3:導入・運用にかかるコスト

やはり、導入・運用にかかるコストは重要な選定ポイントです。オンプレミス型・クラウド型のいずれについても、製品やプランによってコストは大きく変わります。公式サイトで料金体系を必ず確認しましょう。

オンプレミス型の場合は、自社サーバーの設置や構築が必要なため、基本的に初期費用が発生します。それに加えて、多くの場合は年間のライセンス料も支払う必要があります。運用・保守にかかる人件費は公式サイトに明記されないため、維持管理の負担が少なそうな製品を選びましょう。

クラウド型の場合は基本的にサブスクリプション方式となり、初期費用がかかることはレアケースです。
とはいえ、利用する機能やプランによって料金は大きく変わるため、確認が欠かせません。また、年間払いの契約にすると月間払いよりも割安になる製品が多いので、コストの節約におすすめです。

ポイント4:インターフェース

グループウェアによって、インターフェースも様々です。操作画面が見づらい製品だと、情報共有の際に手間や誤解が発生することも考えられます。操作方法が複雑な製品だと、日々の利用に時間がかかり業務効率化につながらないこともあるでしょう。

よって、見やすく使いやすいインターフェースの製品を選ぶことをおすすめします。製品の公式サイトでインターフェースを確認することはもちろん、必要に応じて資料請求や問い合わせを行うのも良いでしょう。また、無料トライアルを利用して実際に操作感を確かめるのも効果的です。

グループウェアを選定するなら、「アイポ」がおすすめ

グループウェアをこれから導入する企業には、「アイポ」がおすすめです。TOWN株式会社が提供しているグループウェアで、1,700社を超える導入実績があります。ここでは、アイポが持つ4つの特長をご紹介します。

特長1:豊富な機能ラインナップ

アイポの機能は幅広く、様々なビジネスシーンに活用できます。代表的な機能を挙げると、下記の通りです。

  • スケジュールの管理・共有を効率化する「カレンダー機能」
  • 離れた社員と手軽に意思疎通できる「ビジネスチャット」
  • プロジェクトの進捗管理を効率化する「プロジェクト管理機能」
  • 勤怠管理を効率化する「タイムカード」
  • 申請業務を効率化する「ワークフロー」
  • 社内のナレッジを蓄積・共有する「社内Wiki」

中でもカレンダー機能が特に充実しており、日程調整や設備予約なども効率的に行えます。上記以外にも多くの機能が存在するため、企業の幅広いニーズに対応できるでしょう。

特長2:どこでも使えるクラウド型

アイポは、データをクラウド管理するクラウド型のグループウェアです。社内ネットワークに依存しないため、オフィスに限らずどこでも使えます。テレワークに対応できるのはもちろん、外出中でもスマートフォンで利用できます。自社サーバーが不要なため、スピード導入できるのも嬉しいポイントです。

特長3:低コストな料金体系

アイポは、グループウェアの中でもコストパフォーマンスに優れています。人気No.1の「ベーシックプラン」なら、1ユーザーあたりたったの月額350円で利用可能です。自社サーバーを用意する必要がないため、初期費用は発生しません。さらに、使いたい機能だけを月額100円~で追加することも可能です。

特長4:シンプルで使いやすいインターフェース

そしてアイポ最大の特長は、シンプルなインターフェースです。無駄がなく見やすいため、日々の業務でストレスなく使えます。また操作もシンプルで、アナログ派の方でもすぐに使い慣れるでしょう。見やすさ・使いやすさに優れたグループウェアのため、企業への浸透が加速します。

グループウェアを正しく選定して、業務効率化しましょう!

今回はグループウェア選定のポイントや、おすすめのグループウェアとしてアイポをご紹介しました。

業務効率化は、どの企業にとっても重要課題でしょう。また、最近では働き方改革によってテレワークが推奨されています。業務効率化やテレワークを実現する上で、グループウェアの活用が鍵となります。しかしグループウェアの種類は多いため、正しく選定することが大切です。

グループウェアを導入して業務効率化したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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