グループウェアで失敗しないため導入前に確認したい5つのこと

グループウェアで失敗しないためには

「プロジェクトをもっと効率的に管理したい」

「業務効率化のためにグループウェアを考えている」

という方も多いのではないでしょうか。

テレワークが浸透しつつある現在、検討している企業も増えてきているかもしれませんね。

ただし、「グループウェアを導入したけど、効果がなかった…」とやめてしまう企業もあるのです。

  • 社内に広まらなかった
  • コストが高くなってしまった

など、理由はさまざま。

そこで今回は

  • グループウェア導入に失敗したケース
  • 解決策

をご紹介します。

グループウェアの導入で失敗したくないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入すれば、

  • 業務の効率化
  • コミュニケーションの円滑化

といった効果が得られます。

たとえば、グループウェアシステム内のビジネスチャットを使えば、相手がメッセージを読んだかどうかがわかります。

そのため、「確認はお済みでしょうか」などのメッセージを送る手間が省けるのです。

スケジュール管理もグループウェアは便利です。タスク名に担当者や締め切り、所要時間を記入でき、リアルタイムで確認できます。

外出先でもチェックできるため、社内に戻って進行表を確認する必要はありません。こうしたチェック作業が苦手な方も多いのではないでしょうか。

仕事のリズムを乱されずに集中できるため、いつもより効率的に作業を進められることもあるかもしれません。

コミュニケーションについて、グループウェアでは

  • 掲示板
  • チャット
  • 社内SNS

といったツールが搭載されていることが多いです。

「〜さん、○○の資料とても見やすかったです」

など、ポジティブなメッセージによって、社内の風通しが良くなることもあるでしょう。

チャットでは、仕事に必要な情報伝達のほか、

「〜に行ったので、お土産置いてます!」

といったプライベートなことも書き込みやすくなります。

メールほど堅くならず、スタンプや絵文字でリアクションも取りやすいため、社員間のコミュニケーションを円滑にするのにも、グループウェアは役立つでしょう。

導入の失敗事例

グループウェアで効果が得られなかった理由

グループウェアを導入したものの、効果が感じられず失敗に終わったというケースもあります。

よくある失敗事例は以下の通りです。

  1. コストがかかり過ぎてしまった
  2. 社内に浸透しなかった
  3. グループウェアでストレスが増した

コストがかかり過ぎてしまった

失敗として多く挙げられるのが、コスト面の理由です。

グループウェアは、

  • 初期費用
  • 利用者1人ごとの費用
  • オプション料金

といった料金体系が多いです。

そのため、利用者が増えるほど、月額の利用料も増えてきます。

「最初はコスパが良いと感じていたものの、どんどん予算を圧迫するようになった」

というケースもあります。

また、必要のないオプションによって、利用している機能よりも割高な料金を払っていることも。業務の効率化に際して、その料金は適切かどうかを検討することが大切です。

社内に浸透しなかった

新しいツールは、慣れるのに時間がかかることもしばしば。

もともとデジタルデータをあまり扱わない企業や部署では、グループウェアは浸透しにくいでしょう。

初期費用を払ったものの、誰も積極的に利用せず放置している…。

そうならないためにも、

  • 操作性の良さを重視する
  • 小規模でテスト運用してみる

などの工夫を取り入れてみてはいかがでしょうか。

グループウェアでストレスが増した

業務を効率的に進めるためのグループウェア。

一方で、それによりストレスが増したという声もあります。

  • すぐにチャットの返事を送らなければいけない気がする
  • 終業後もメッセージがくる

などの原因で、「グループウェア疲れ」を訴える社員も。

予防するには、運用ルールを作っておくことが有効です。

グループウェア導入前のチェックリスト

グループウェアを導入する前に、以下の項目はチェックしておくことをおすすめします。

  1. 目的
  2. コスト
  3. 運用ルール
  4. 使いやすさ
  5. サポート体制

目的

まず確認しておきたいのが「グループウェアを導入する目的」です。

なぜ導入するのか、を明らかにしなければ、必要な機能が具体化しにくくなります。その結果、オプションを加えすぎて、コストがかさんでしまうケースも。

そのため、

  • 現在の業務効率化の課題
  • その解決策

として、グループウェア導入の目的を明らかにしておくことが大切です。

コスト

コストは、グループウェア導入失敗の原因になりやすい項目です。しっかり費用対効果が見込める料金体系のところを選ぶようにしましょう。

また、利用者数によって、月額利用料が変わる点も注意が必要です。

運用ルール

先ほど書いた「グループウェア疲れ」のように、運用ルールが決まっていないと、社員が疲弊してしまうことも。

  • ○時以降は返信しなくて良い
  • 「お疲れ様です」、「失礼いたします」などの挨拶文は不要

など、ルールを決めておくと、社員の負担も減るでしょう。

また、グループウェアにはあなたの仕事の現況を表す「ステータス」を設定することができます。

「返信は○時以降になります」、「○日〜○日まで休暇です」などを表示させておくことで、

使いやすさ

アナログに慣れた方が多い職場では、グループウェアを選ぶ際に、使いやすさを重視することをおすすめします。

使いにくいと、その分、社内で利用されなくなる可能性が高くなります。

  • パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも見やすいか
  • マニュアルを読まずに直感的に操作できるか

など、予め指標を出して、いくつかのグループウェアを触ってみると良いでしょう。

また、現在社内で使っているシステムを反映できるかなど、カスタマイズ性も確認しておくのもおすすめです。

データ共有等がしやすくなり、さらに利便性が高まるでしょう。

サポート体制

グループウェアを運用する上で、障害やトラブルが起こることもあります。そんな時のために、サポートが整っている企業のグループウェアがおすすめです。

サポートの対応時間や、サポート形式(対面、メール、電話など)を、自社に合った形で提供してくれるかどうかチェックしてみてください。

+α グループウェア導入のポイント

責任者を配置する

「社員間で、グループウェアの使い方について何回も同じ質問がやりとりされている」。

こうした時間は、責任者を配置することで、解消しやすくなります。部署ごとに責任者を配置し、サポートをしてもらいましょう。

よくある質問に関しては、チャットや掲示板に記入しておき、同じ回答をしなくとも良いよう工夫しておくこともおすすめです。

また、定期的に責任者間で意見交換をし、今後の運用ルールについて振り返りを行うと、より効果的な使い方ができるでしょう。

小規模から導入する

いきなり全部署で新しいグループウェアを導入すると、失敗の原因になりやすいです。

そのため、「システム開発部門だけ」など、小規模なメンバー間からグループウェアを導入することを推奨します。

グループウェアの中には、試用期間中、無料で使えるものも。

小規模のメンバーで、複数のグループウェアを試してみて、社内に合っているものを選んでみてはいかがでしょうか。

「これは○○が使いやすかった」

「スマホからは見にくかった」

「この機能はいらない」

など、実際に使ってみた社員からの声を踏まえて検討することで、より効果的なグループウェアを選ぶことができます。

導入前のチェックで失敗を防ぐ

グループウェアは、導入前の検討が重要です。

検討が不十分だと、

  • コストがかかり過ぎてしまった
  • 社内に浸透しなかった
  • グループウェアでストレスが増した

といった結果になるケースも。

失敗しないためにも、

  1. 目的
  2. コスト
  3. 運用ルール
  4. 使いやすさ
  5. サポート体制

のチェックは必ずしておきましょう。

導入が決まったら、責任者を配置し、小規模でテストをしてみるのがおすすめです。

期間を決めて使いやすさなどの振り返りを行うことで、自社に合ったグループウェアを選ぶことができます。

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