目次
DX、グループウェアとは
DXとは
DX（デジタルトランスフォーメーション）を直訳すると「デジタル変革」となります。広義な意味としては、デジタル技術を浸透させてよりよい生活へ変革することです。
ビジネスの面では、デジタル技術を使用して古いシステムからの脱却や企業風土の変革を実現させることを意味します。
グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションのためのアプリケーションソフトウェアです。コミュニケーション以外にも、スケジュールや業務管理などの機能も含まれています。
業務効率化のため近年では、導入する企業も増えており情報共有による生産性向上に取り組んでいます。リアルタイムでの情報共有が出来るので、複数の人でファイルを同時に見て意見交換をしながら同時編集が可能になることでの効率アップが図れます。
グループウェアの種類
グループウェアには大きく2つの種類に分かれます。1つ目は自社サーバーの中にソフトウェアをインストールするオンプレミス型です。2つ目はインターネット上のサーバーでソフトウェアを使用するクラウド型です。それぞれ説明します。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社でサーバーやネットワークを調達します。メリットはカスタマイズが可能で、既存のツールと連携がしやすいことです。社内ネットワークとして活用するのでオフラインでも作業することも出来ます。
ただし社内で専門的な知識を持った技術者が必要となり、環境やシステムの構築も行わなければいけません。導入するための技術者の作業時間も増え、コストも高くなることが多いです。
クラウド型
クラウド型は、クラウドサーバー上で他社の提供する基本ソフトを使用します。社内でインフラ整備の必要がないので、初期コストを安く抑えることが可能です。インターネット環境さえあれば、出先や自宅からでも使用することも出来ます。
しかし他社のソフトを利用することになるので、カスタマイズに限界があります。また社内の既存のツールと連携できないこともあります。
グループウェアを導入するメリット・デメリット
グループウェアを導入する作業性向上などのメリットはもちろんありますが、コスト面でのデメリットも考えられます。メリットデメリットそれぞれをしっかりと把握してから導入するかを検討することが必要です。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアを導入するメリットは、 情報共有とコミュニケーションの活性化により作業の効率化が出来ることです。スケジュール管理や会議室予約による社内の作業の共有が可能になり、ファイル共有や議事録の同時編集で生産性の向上も可能です。
今まで使用していなかったツールを導入することによって、作業の時間効率も改善できます。ファイル共有や同時編集が可能であるため、作業の進捗具合が一目でわかるようになります。
スケジュール管理機能を使用すれば個々の業務内容が簡単に把握でき、不要な電話や移動を減らすことが可能になります。以上のようにグループウェアの導入によって、組織全体の作業効率を向上出来ることがメリットになります。
ここ数年間でリモートワークを導入する企業も増えてきました。グループウェアはリモートワークでも円滑なコミュニケーションに役立ちます。ファイル共有やスケジュール確認もリモートでも簡単に行うことが出来ます。
グループウェアを導入するデメリット
グループウェアを導入するデメリットは、有料のツールの場合は企業のランニングコストが上がることです。無料のツールもありますが、人数制限や機能の制限などが設けられていることがあります。
導入してもまずはグループウェアの使用目的や使用方法を社員に説明や教育、サポートをして社内に定着させる必要があります。また新しい作業が増えることはルールの適用なども必要になってきます。
導入する企業の業種や規模にもよりますが、莫大な情報量が集まりますので情報の整理をしないと作業性が悪くなることも考えられます。必要な機能だけ使用したり不要なファイルは入れないように運用していくことも必要です。
メリットとデメリットをしっかりと把握してからグループウェアの導入を検討していきましょう。
グループウェアの機能紹介
グループウェアには複数の機能が付いています。社内の作業効率改善につながる物やコミュニケーションツールなど代表的な機能を紹介していきます。
スケジュール管理機能
グループウェアにはカレンダー機能が付いています。社内でスケジュールの共有や確認、調整が可能になることで、スケジュール調整や連絡をスムーズに行うことが出来ます。連絡前にお互いのスケジュールが把握できることで、不要なやり取りの削減に繋がります。
ファイル共有機能
ファイルを社内で共有し確認、編集が出来る機能です。ファイルを共有しないで作業を進めると完成した後から確認、調整しなければなりません。作業終了後の修正は時間の無駄に繋がりますので作業中に修正点を伝えられることは非常に便利です。
テレビ会議やリモートワークの際にも実際の画面を見ながら会議、打ち合わせを進めることでより有意義な話し合いを行うことも出来ます。
コミュニケーション機能
社内でのチャットや掲示板の連絡機能です。従来のメール機能とは違いチャットでは定型文を入力する手間を省くことができます。グループチャットをあらかじめ設定しておくことによって宛先を追加する必要もなくなり作業の効率化に繋がります。
気軽に連絡を取ることが可能になり、スピーディーに報告や相談等が行えます。プッシュ通知を設定することによって、連絡の見落としも減らすことが出来ます。
勤怠管理や申請ワークフロー機能
勤怠管理や申請等ワークフロー（承認）をツール上で確認することが出来ます。承認印を押す作業は、データの確認と電子印で済ませられます。また押印も時間のある人から可能になるので回覧途中で止まることがなくなります。
設備、備品等の予約機能
設備や備品の予約がツール上で可能になるのでダブルブッキングを防ぐことが出来ます。クラウド型のグループウェアであれば出先や自宅からの予約も可能になります。
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グループウェアの選び方
2022年12月現在、多数のグループウェアを提供しているサービスがあります。その中から自社に合ったツールを選ぶことは非常に大切です。グループウェアを選ぶ際に確認しておきたいポイントは次の5つです。
利用人数
まずサービス選定を始める時には利用人数の確認から始めましょう。大半のグループウェアでは利用人数によって料金体系が変わることから、利用最低人数と最大人数の確認が必要です。
人数に合わせた最適なプランに申し込むことでコストダウンに繋がります。また導入後にスタッフの増減に合わせて、プランを変更出来るかも確認しておくことが大切です。
操作性
グループウェアは多機能であるがために、操作性が悪いと導入してから運用するまでに時間が掛かったり勉強会などの開催が必要になることがあります。
使いにくいツールは導入しても社内に浸透しないことも考えられます。社員のITリテラシーに関係なく操作できるツールを選ぶことは、作業に慣れるまでの時間短縮の面でも大切です。
機能性
とりあえずグループウェアを導入してしまい、企業に合っていない機能のツールだと、結局社員が使わなくなってしまいます。検討する時はどの機能が業務効率化につながるか、優先順位をつけてから選定することをオススメします。
導入前に、無料プランやフリープランのグループウェアを使用するのもオススメです。導入してからツールを変更するのは時間とコストの無駄になるので、まずはツールに実際に触れてみるのが一番の比較になります。
ランニングコスト
グループウェアは、長期間で運用することによって効果を発揮します。有料の高額なプランに加入すれば高機能のツールを使えますが、必要ない機能まで付いているツールを導入すると毎月の支払いが負担になります。
グループウェアの継続が難しくならないように、適切な月額プランの導入をしましょう。またあらかじめランニングコストが掛かっても問題ないか、シミュレーションしておくことも大切です。
既存導入ツールとの相性
グループウェアは既存の導入しているツールと連携できるとより便利に活用することが出来ます。ツールを導入する前に既存のツールとの親和性が高い物を選ぶとスムーズに導入が出来ます。
まとめ
DXとグループウェアの説明や導入のメリット・デメリット、グループウェアの選び方をご紹介しました。コミュニケーションの円滑化や業務の効率化が出来ることから、グループウェア導入をオススメします。
ここ数年間でリモートワークが進んだことからも、グループウェア導入を進めてデジタル化を図っていきましょう。今までデジタル化が進んでいない作業もグループウェアの導入で作業効率の改善に繋がります。積極的な導入を検討していきましょう。
前述のように、大半のグループウェアには無料お試し期間が設けられています。まずは無料プランや無料お試しプランから本格的な運用を始めてみましょう。じっくり比較してから、使いやすさや導入済みのツールとの親和性を確かめてから運用を開始すればスムーズにグループウェアを有効活用することが出来ます。
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