グループウェアで文書管理!メリットやおすすめをご紹介

2022/03/23

マニュアルや報告書など、社内には様々な文書がありますよね。こうした文書は、企業にとって一種の資産といえます。その一方で、文書管理が正しく行われないと、業務効率を低下させる要因となることもあります。文書管理を効率化するために効果的なのが「グループウェア」です。

グループウェアとは情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を多く持つITツールで、多くの企業で導入されています。とはいえ、まだまだ文書管理にグループウェアを活用していない職場も少なくありませんよね。

そこで本記事では、グループウェアで文書管理するメリットや、文書管理におすすめのグループウェアをご紹介します。現状の文書管理に課題を感じている方は、ぜひご一読ください。

グループウェアで文書管理する4つのメリット

グループウェアで文書管理するメリットは、主に4つです。1つずつ、順番に解説します。

メリット1:場所を問わずアクセスできる

文書管理で重要なポイントは、アクセスのしやすさです。厳重に管理されていても、いざ必要な時にすぐにアクセスできないのでは意味がありません。しかし、共有フォルダに格納された文書は、基本的にオフィスからしかアクセスできず不便です。

その点グループウェアであれば、場所を問わず文書にアクセスできるメリットがあります。現在主流となっているグループウェアは、クラウド上でデータ管理が行える「クラウド型」です。クラウド型の場合は社内ネットワークを経由する必要がないため、外出時やテレワークでも問題ありません。

なお、グループウェアにはクラウド型のほかに「オンプレミス型」も存在します。それぞれの違いについては、次の記事をお読みください。

グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは?

メリット2:必要な情報に素早くアクセスできる

共有フォルダで文書管理する場合、文書が増えると管理が煩雑となり、フォルダを開いてファイルを探す手間が生じます。探している文書ファイルが見つからない、という経験がある方も多いでしょう。急を要する状況の場合、求めている文書へのアクセスに時間がかかるのは致命的です。

その点グループウェアの文書管理機能は、アクセスを高速化するための仕組みが充実しています。キーワード検索やソートはもちろん、プルダウンメニューから任意のフォルダやグループを表示することも可能です。また、Webブラウザさえあれば容易にアクセスできます。

メリット3:文書をリアルタイムに共有できる

関係者と文書を共有する際、メールで添付する方も多いでしょう。その場限りの文書ならそれで問題ありませんが、継続的にメンテナンスしていく文書では管理ができません。かといって共有フォルダで文書を管理していると、ファイルの格納や更新のたびにメール連絡が必要となり不便です。

その点グループウェアだと、ファイルの登録時に関係者へメール通知する設定が行えます。通知を受けたメンバーはスマートフォンからでも文書にアクセスでき、どこにいてもリアルタイムに情報共有できます。たとえば営業会議の議事録が格納された時に、自動的に営業チームのメンバーに通知する、といった使い方が可能です。

メリット4:文書の漏えいや改ざんを防げる

グループウェアの文書管理機能には、文書の漏えいや改ざんを防ぐための仕組みもあります。たとえば、IPアドレスによるアクセス制限や、ファイルの送受信を禁止する設定も可能です。こうした仕組みがあるため、悪意のある第三者に文書が漏えいする心配はありません。

共有フォルダで文書管理する場合、悪意はなくても誤ってファイルを変更したり削除したりしてしまうケースは考えられます。その点グループウェアなら、フォルダごとのアクセス権限設定が容易に行え、こうしたリスクを最小限に抑えることが可能です。また、ユーザーの操作はイベントログに記録されるため、たとえ不正な改ざんがあってもすぐに検出できます。

文書管理にはグループウェア「アイポ」がおすすめ

グループウェアで文書管理することには、このように多くのメリットがあります。とはいえグループウェアには多くの種類があり、選ぶのは大変ですよね。文書管理のためにグループウェアを導入するなら、1,700社以上の導入実績を持つ「アイポ」がおすすめです。

アイポの「フォルダ機能」を使えば、場所を問わずパソコンやスマートフォンから文書の管理・共有が行えます。通常の共有フォルダと同様に、階層構造でファイルやフォルダの管理が可能です。ここでは、アイポが持つ4つの特長をご紹介します。

特長1:シンプルで使いやすいインターフェース

アイポの最大の特長は、ユーザーを選ばないシンプルなインターフェースです。マニュアルを読まなくても直感的に利用できるため、デジタルに疎い社員でも問題ありません。ストレスなく日々の文書管理が行えるため、すぐに社内へ浸透するでしょう。

特長2:高度な文書管理が可能

アイポは、文書管理ソフト「Alfresco」と連携することで、より高度な文書管理を実現できます。たとえばファイルのバージョン管理や、申請業務をオンライン化する「ワークフロー」との連携が可能です。こうした機能を活用することで、業務効率化だけでなく内部統制の強化にもつながります。

特長3:文書管理以外の機能も豊富

アイポには、文書管理に役立つフォルダ機能のほかにも数多くの機能があります。たとえば、スケジュールを管理・共有できる「カレンダー機能」、メールよりも手軽にやり取りできる「ビジネスチャット」が代表例です。様々なビジネスシーンに取り入れることで、より業務効率化が期待できます。

特長4:コストを抑えて素早く導入できる

コストパフォーマンスの高さや、導入の手軽さもアイポの魅力です。たとえばフォルダ機能なら、1ユーザーあたり月額たったの100円で利用できます。クラウド型のため、自社サーバーなどの初期費用もかかりません。サブスクリプションの契約だけで素早く導入が可能です。

グループウェアを導入して、文書管理を効率化しましょう!

今回はグループウェアで文書管理するメリットや、文書管理におすすめのグループウェアとしてアイポをご紹介しました。

文書管理は、企業の資産である文書を守るだけでなく、有効活用していくために欠かせないものです。多岐にわたる文書を効率的に管理・共有するためには、グループウェアの活用が鍵となります。職場の文書管理を効率化したい方は、アイポなどのグループウェアをぜひご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

OJTで失敗しない方法をご紹介!よくある失敗ケース4つ
建設業界におけるQCDSEとは?基礎知識やおすすめITツールを紹介
Excelは時代遅れなのか?Excelでのスケジュール調整が難しい理由

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。