目次
グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションのためのアプリケーションソフトウェアです。データベース機能の他にも、コミュニケーションのためのチャット機能やスケジュール、業務管理機能も含まれています。
最近では、業務効率化のため、導入する企業も増えておりグループウェアの情報共有機能による生産性向上を目指しています。リアルタイムでの情報共有が出来るので、複数の人でファイルを同時に見て修正案を出しながら同時編集が可能になることでの効率アップに取り組んでいます。
このような機能によって、業務効率化や仕事量の負担偏重の防止、資料や記録の改ざん防止なども期待できます。
グループウェアは1990年代に開発されました。しかし、当時はコストが高く大企業しか導入することが出来ませんでした。現在ではコストの低いグループウェアがリリースされたことで、中小企業を中心に導入する企業が増えています。
グループウェアの機能紹介
グループウェアにはさまざまな機能が付いています。コミュニケーションツールや作業効率があがるツールなどグループウェアの代表的な機能について紹介します。
スケジュール管理機能
グループウェアにはカレンダー機能が付いています。社内でスケジュールの共有や確認、調整が可能になることで、連絡や業務調整をスムーズに行うことが可能です。お互いのスケジュールを確認できることで、ムダなやり取りの削減に繋がります。
スケジュールの可視化によって業務の割り振りや負担の平均化がしやすくなるので、管理者の時間に余裕ができます。また、出先でのスケジュールや進捗確認も行えることでオフィスに戻る必要もなくなり、業務効率化やリモートワークの推進が可能です。
ファイル共有機能
社内でファイルを共有し確認・編集が出来る機能です。ファイルを共有しないで業務を進めると完成した後から確認・調整しなければなりません。作業終了してからの修正は時間の無駄に繋がりますので作業中に修正点を伝えられることは非常に便利です。
テレビ会議やリモートワークの際にもお互いに画面やファイルを共有し、確認をしながら会議や打ち合わせを進めることでより有意義な話し合いを行うことも出来ます。同時編集も可能になるので急ぎの案件などでもファイル共有機能が役立ちます。
コミュニケーション機能
掲示板やチャットの連絡機能です。従来のメール機能とは違いチャットでは定型文を入力する手間が省けます。あらかじめグループチャットを設定しておくことによって、送信先を追加する手間が省けるので作業の効率化に繋がります。
連絡を気軽に取ることが可能になり、スピーディーに報告や相談等が行えます。プッシュ通知を設定しておくことによって、連絡の見落としも減らすことが出来ます。
また、従来のメール機能も搭載されているツールが大半で、連絡相手や場面に応じたコミュニケーションが可能です。
勤怠管理や申請ワークフロー機能
勤怠管理や申請等ワークフロー（承認）をグループウェア上で確認することが出来ます。承認印を押す作業は、データの確認と電子印で済ませられます。押印もグループウェア上で可能になるので回覧時間の短縮が可能です。
設備、備品等の予約機能
設備や備品の予約がツール上で可能になるのでダブルブッキングを防ぐことが出来ます。クラウド型のグループウェアであれば出先や自宅からの予約も可能になります。複数の設備の予約を同時に確認できたり、スケジュールと合わせて確認できることも便利です。
データベースをグループウェアで代用するメリット、デメリット
データベースの代用としてグループウェアを導入する場合、メリットとデメリットが考えられます。導入する前にはどちらの面もさまざまな立場から把握することが必要です。
データベースをグループウェアで代用するメリット
グループウェアは、先ほど紹介したように多機能なツールなので、各機能を使いこなせば業務効率化や作業時間の短縮がはかれます。
グループウェアには、各資料をブラウザ上で共有できるファイル共有機能や顧客情報などをデータベース化し共有できる機能などを搭載しています。
企業の拡大にともなって、共有する情報が多くなります。その時に素早い情報伝達やコミュニケーションなどのさまざまな機能を活用することによって、共有にかかる時間を短縮することが可能です。
複数拠点を構える企業やリモートワークを取り入れている企業にとっても大きいメリットがあります。グループウェアによって情報の伝達の遅れやコミュニケーション不足による統率の乱れを防げるからです。
データベースをグループウェアで代用するデメリット
グループウェアは社内の積極的なコミュニケーションを可能にし、業務の効率アップや生産性の向上をはかるものです。 もし、ワークフローの効率化を図りたい場合は、グループウェアのワークフローの機能だけでは不十分です。その場合、グループウェアよりもワークフローシステムの導入の検討が必要になります。
グループウェアに搭載されている機能を十分に活かすことができない場合、運用コストによって不要な経費が掛かることになります。コストを少しでも下げるため、必要な機能やプランをしっかりと検討してから導入しましょう。
チームのスケジュール共有を素早くかんたんにするグループウェア「aipo」
1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。
グループウェアを導入するポイント
グループウェアを導入する前に確認しておきたいポイントがあります。それぞれのポイントをしっかり確認してから選定を行いましょう。部署によっても重視したいポイントは異なりますので、関係者にそれぞれ意見を聞き多角的な視点を持って確認していきましょう。
導入目的の確認
新しいITシステムやツールを導入するときは、目的をはっきりさせてから運用することが大切です。目的をあらかじめ明確にしておくことで、グループウェアの導入で作業効率が上がったかの判断基準になります。
また、具体的な内容を目的として設定しておきましょう。「進捗管理を見える化したい」や「押印の回覧待ちを減らしたい」、「テレワークに対応できる企業にしたい」などグループウェアの継続判断やツール変更を考えたとき検討しやすくなります。
グループウェアの多機能に振り回されて十分な成果が発揮できないことも考えられます。目的をしっかり社員に周知徹底させてから運用や判断することがグループウェアの有効活用につながります。
操作性
操作性が悪いと導入してから運用するまでの時間や実際に作業効率が向上するまでに時間が掛かったり、社内でグループウェアの勉強会などの開催が必要になることがあります。
グループウェアを導入しても使いづらくて社内に浸透しないことも考えられます。社員のITリテラシーに高低に関係なく操作できるツールを選ぶことは、作業に慣れるまでの時間短縮の面でも大切です。
既存ツールとの相性
グループウェアは既存の導入しているツールと連携できるとより便利に活用できます。ツールを導入する前に既存のツールとの親和性が高い物を選ぶとスムーズに導入ができます。
既存ツールとの連携が可能かどうかと合わせて、グループウェアに拡張性があるかも確認しておきましょう。今後企業が拡大していった時に、新しいツールやシステムが導入しやすくなります。
無料プランでの運用
グループウェアには無料の使用期間や無料プランが用意されている製品が多くあります。まずは人数や部署を絞って運用してみましょう。現場目線で機能や操作性を確認することができるので導入後の運用がよりイメージできます。
会社に合っていないツールを導入してしまうと余分なコストや手間が掛かってしまうリスクもあります。少しでもリスクを抑えるため、まずは無料で運用をスタートしてみましょう。
他のツールとの併用
一つのグループウェアの導入に囚われないことも考えておきましょう。既存のツールと組み合わせた時の使いやすさやスペックで判断したり、ワークフローに特化して運用していきたいならお手頃なグループウェアとワークフローツールの同時導入を候補に入れるなど、柔軟な検討が大切です。
さまざまな視点から総合的に判断することで、企業にとって本当に使いやすいグループウェアを選定できます。
まとめ
ここまでデータベースをグループウェアで代用できるかをご紹介してきました。代用は可能ですが、運用する前にしっかりとグループウェアの選定や検証、意見聴取を行いましょう。
グループウェアを導入することで、作業の効率化やコミュニケーションの円滑化などのメリットがあります。いままで気づいていなかった業務の無駄の削減や。諦めていた作業時間の短縮もできるかもしれません。
業務効率化に並行してペーパーレス化も進めることができます。書類で管理していたものがデータで保管されるため、用紙や印刷費用、管理や発送コストも削減することが可能です。グループウェア上に保管することで紛失のリスクも減らせます。
新しいツールを導入するのは、業務変更や社員の教育で時間もコストもかかります。しかし、導入と運用に成功すれば多くのメリットが期待できます。また、リモートワークの推進にもつながるので、業務効率化や柔軟なワークバランスを目指している企業は積極的な導入の検討がオススメです。
チームのスケジュール共有を素早くかんたんにするグループウェア「aipo」
1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。
グループウェアのことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
