グループウェアが必要な企業の特徴5つ!おすすめ機能の使い方も紹介

2022/02/21

業務効率化するために、幅広いビジネス分野でグループウェアが導入されています。未導入の企業にも、これから導入すべきか迷っている担当者は多いでしょう。グループウェアを導入すれば一定の費用対効果は期待できるものの、企業によってその大きさは変わります。 導入を検討する上で、どのような企業にグループウェアが必要なのかを知ることが大切です。そこで本記事では、グループウェアが必要な企業の特徴や、おすすめ機能の使い方をご紹介します。グループウェアを導入すべきか迷っている方は、ぜひご覧ください。

グループウェアが必要な企業の特徴5つ

早速ですが、グループウェアが必要な企業の特徴5つをご紹介します。お勤めの企業に多く当てはまる場合は、グループウェアの導入を積極的に検討しましょう。

特徴1:アナログ業務が多い

下記のようにアナログ業務が多い企業は、グループウェアを導入すべきです。
  • ホワイトボードで情報共有している
  • 紙の書類を扱うことが多い
  • 報告・連絡・相談は基本的に口頭
アナログ業務には多くの無駄があり、生産性低下・コスト増大の要因となります。たとえば紙の書類を頻繁に扱う企業だと、印刷や書類管理に手間がかかるばかりか、インクや用紙にもかなりのコストを費やすことになるでしょう。 その点グループウェアには、オンラインで情報共有・業務効率化するための豊富な機能が備わっています。グループウェアを導入することでアナログ業務の無駄がなくなり、生産性向上やコスト削減が期待できます。

特徴2:「属人化」の傾向が強い

「属人化」の傾向が強い場合も、グループウェアを導入すべきです。属人化とは、ある業務が特定の社員にしか務まらなくなってしまう状態を指します。属人化が起きると、社員が急遽不在となった時に代理が利かず、生産性低下どころか業務が完全停止してしまいます。 属人化を解消するためには、情報のアクセシビリティを高めることが大切です。それを実現する上で、グループウェアの導入が鍵となります。グループウェアなら、オンラインで必要な情報にアクセスできます。社内のナレッジ共有が活性化し、属人化の解消につながります。 「〇〇さんがいないと、チームが回らない…」という場合は、グループウェアを導入しましょう。属人化について詳しくは、次の記事をお読みください。ビジネスにおける属人化とは?3つの問題点や防ぎ方をご紹介

特徴3:拠点やチームが離れている

拠点やチームが離れていると、どうしても同じチームの社員としか関わりを持たなくなりがちです。やり取りするにしても電話やメールでは、十分なコミュニケーションは難しいでしょう。企業の組織力を強化するために、グループウェアを導入すべきです。 グループウェアには、オンラインで離れた相手とやり取りする機能が数多くあります。そのため、拠点やチームの枠を越えたコミュニケーションが容易となるのです。社員の信頼関係を全社規模に拡大することで、離職率の低下も期待できます。

特徴4:社員がオフィスにいない時間が長い

営業のように外回りの仕事が多いチームや、テレワークを導入しているチームも、グループウェアを導入しましょう。社員がオフィスにいない時間が長いと、情報共有がおろそかになりがちです。チーム内の情報共有が不十分だと、手戻りや待ち時間が増えて生産性が低下します。 その点クラウド型のグループウェアなら、社内ネットワークを介さず利用できます。社外でもスマートフォンから情報共有できるのは大きなメリットです。もちろん自宅でも利用できるため、テレワークの導入もしやすくなります。

特徴5:人材確保・人材育成に不安がある

人材確保・人材育成に不安がある企業も、グループウェアを導入すべきです。企業を長く繁栄させていく上で、先輩から後輩へのスキル継承が求められます。しかし、対面での直接的な指導には多くの育成コストがかかりますし、紙のマニュアルは使い勝手が良くありません。 その点グループウェアには、社内のナレッジを蓄積・共有できる機能もあります。社内のナレッジを全てオンライン化すれば、若手社員が必要なナレッジを簡単に参照することが可能です。結果として社員のスキルアップが加速する上に、人材育成の負担軽減にもつながります。新入社員・中途社員を積極的に採用している企業は、グループウェアを導入しましょう。

グループウェアのおすすめ機能の使い方

上記の特徴が多く当てはまる場合は、グループウェアの導入をおすすめします。しかし、グループウェアを初めて導入する企業だと、どの機能を使えば良いか分かりませんよね。ここでは、グループウェアのおすすめ機能3つの概要や、1,700社以上が利用している「アイポ」での使い方をご紹介します。

その1:カレンダー機能

「カレンダー機能」は、カレンダー形式でスケジュールの管理・共有が行える機能です。予定が社員ごとに色分けして表示されるため、自分やチームメイトの予定がひと目で分かります。多くの時間を奪われやすいスケジュール管理の効率化につながり、高い費用対効果が期待できます。 新しい予定の追加時には、カレンダーをドラッグアンドドロップして、必要事項を入力すればOKです。予定の日時を変更したい場合も、ドラッグアンドドロップで移動できます。また、メールでチームメイトをユーザーとして招待することで、予定を共有することも可能です。詳しい使用方法

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、チャット形式で離れた社員とやり取りができる機能です。どこでも手軽にやり取りできるため、外回りの仕事やテレワークにも対応できます。 1対1のやり取りでメッセージを送る場合は、相手を決めて本文を入力し、送信ボタンを押せばOKです。グループでの会話がしたい場合は、参加者を選んでチャットルームを作成しましょう。詳しい使用方法

その3:社内Wiki

「社内Wiki」は、社内のナレッジをオンラインで蓄積・共有できる機能です。Webブラウザさえあれば全社員が手軽にアクセスできるため、紙のマニュアルよりも使い勝手が良くなります。 ナレッジを追加する場合は、追加ボタンを押して名称や内容を設定します。別のナレッジに紐づけたい場合は、親Wikiを設定しましょう。画像の追加やフォント調整なども行えます。最後にプレビュー表示で問題がないか確認し、追加ボタンを押せばナレッジの登録完了です。詳しい使用方法

グループウェアを導入して、業務効率化しましょう!

今回はグループウェアが必要な企業の特徴や、おすすめ機能の使い方をご紹介しました。 現代のビジネスでは、業務効率化が重要なテーマとなっています。テレワークが普及していることもあって、オンラインで使えるグループウェアの導入も拡大しています。業務効率化して企業の利益を拡大したい方は、積極的にグループウェアの導入を検討しましょう。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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