グループウェアとは?小規模企業におすすめのグループウェア3選!

2022/02/02

テレワークなどで注目が増しているグループウェアですが、中小企業などの小規模企業にとってもメリットは盛りだくさんです。本記事では、グループウェアの概要についてと、小規模企業におすすめのグループウェア3選をご紹介していきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、仕事における業務をパソコンやスマホ上でおこなえるようにするためのインターネット上のツールです。近年の日本政府の働き方改革や人材不足により、業務を効率化させる必要性が指摘されています。グループウェアでは、業務をパソコンなどの電子媒体上で自動化することで、業務効率化が期待できます。 グループウェアは、基本的な業務に必要な機能を兼ね備えています。社員の予定を確認するビジネスカレンダー、タスクやスケジュールの共有・管理、顧客との商談など日程調整、オンライン会議、勤怠打刻、ファイル管理、ビジネスチャットなど、その機能は多岐にわたります。 最近はテレワークの普及も伴い、遠隔からでも業務を完結できるツールとして注目されています。

小規模な企業にもおすすめ!グループウェア導入のメリット

グループウェアの普及率は大企業の方が多いですが、中小企業などの小規模企業にも、大きなメリットをもたらします。

業務効率化

グループウェアを導入することで業務効率化が期待できます。スケジュール表の作成や管理などが自動化されるため、これまでかかっていた作業が必要無くなるのです。また、オンライン会議機能を使えば、会議で使用した議事録や資料は保存ができることが多いです。

情報共有

グループウェアの導入により、社内外での情報共有活性化が期待できます。スケジュールや書類、ファイル、プロジェクトの進行状況などを1つのグループウェアの中で共有できます。チャット機能も備えているため、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

業務の可視化

グループウェアを導入することで、業務の可視化にも繋がります。個々のスケジュールやタスクが明確に共有されるため、今後の予定を組みやすくなります。進行が遅れている業務も一目でわかるので、早い段階でテコ入れなどの対策が可能になります。

コロナ禍や災害時にも対応

新型コロナウイルスの事例では、テレワークという新たな働き方が生まれました。しかし、在宅勤務となった以上、以前のように職場でやり取りをすることが出来ず、自宅にいても職場と変わらず業務が出来る環境が必要になりました。 このように災害によるビジネス環境の変化は、今後いつまた起こるかわかりません。グループウェアを導入していれば、このような災害時でもパソコンやスマホがあれば、業務に支障をきたすことは少ないと言えます。

小規模企業に適したグループウェア選定

このように、今後のビジネスにおいて非常に有効なグループウェアですが、小規模企業に向いているものはあるのでしょうか?

クラウド型を選ぶ

グループウェアには自社でサーバーを置いて運営するオンプレミス型と、ベンダーがシステムを提供してくれるクラウド型があります。 オンプレミス型は初期投資からシステム構築、運用からメンテナンスまで全て自社でおこなう必要があり、小規模企業にとっては負担が大きいです。一方のクラウド型はベンダー、つまりITツールを提供してくれる会社のものを利用します。アカウントを作って月額料金さえ払えばすぐに利用できる手軽さや、運用やメンテナンスも責任を持っておこなってくれるので、小規模会社にとってはクラウド型の方がフィットするのではないでしょうか。

自社のニーズに合った機能はあるか

自社の問題点を解決してくれる機能はあるか、しっかりと見定めることが重要です。その点は、トライアルを設定しているITツールも多いので、事前に確認してみても良いでしょう。

コスト面は問題無いか

クラウド型のグループウェアは、社員1人あたりに対して使う機能やプランに対して月額料金がかかります。最低5人以上など、使用する人員の下限を設けている場合もあります。スタンダードプランでは1人当たり350円程度と、それほど負担になる金額ではありませんが、継続して使う場合には維持費となりますので、その辺が問題無いかしっかりと事前に確認しておきましょう。

サポート体制は万全か

グループウェアの導入初期は、使い方が分からなかったり、トラブルが発生するかもしれません。そんなときにサポート体制が手厚いと助かりますよね。ITツールを選ぶ際は、質問に対するレスポンス速度やメール・電話での問い合わせ、補償などがあるかを基準に選ぶとよいでしょう。

使いやすさ

グループウェアの導入は、基本的には社員全員が使用することが望ましいです。しかし中には、そのようなツールが苦手という人もいるでしょう。ITツールの使いやすさは、社員全てが問題なく使えるという点で非常に重要です。 これを確認するためにも、トライアル版を一度導入して、社員全員の意見を聞くことが大事です。

グループウェア導入の目的を明確にしておこう

グループウェアを導入する際は、導入目的を明確にする必要があります。例えば、社員のスケジュール管理を効率化したいのであれば、ビジネスカレンダーなどの機能で十分です。しかしこのように明確な目的が無いと、どの機能を使えば良いかわからず、必要以上のお金を払うことになってしまいかねません。また、グループウェア自体も社内で上手く機能しないなど、失敗に繋がってしまう恐れもあります。 そのため、グループウェアを導入する際は、あらかじめ自社の問題を洗い出し、どのような機能が必要なのか目星をつけておきましょう。

小規模企業におすすめのグループウェア3選

では、実際に小規模企業にとって有益なグループウェアをいくつか紹介していきます。

Aipo

Aipoは小規模企業にも適したクラウド型グループウェアです。機能ごとに導入できる柔軟さや、セットアップの仕方など細かい部分までチャットサポートを受けられる体制があります。料金は、ミニマムプランは1ユーザー200円、ベーシックプランは1ユーザー350円となっています。各機能ごとには1ユーザー100円から利用でき、最低3ユーザーから利用可能です。

WaWa Office

WaWa Officeは、シンプルな操作性が特徴的なクラウド型グループウェアです。シンプルゆえの使いやすさが魅力と言えるでしょう。1ユーザー400円、1契約2500円の月額料金から利用できます。タイムカードなどのオプション型機能は、必要に応じて付け足すことが可能で す。

サイボウズOffice

サイボウズOffideは、累計7万社以上の導入実績を誇るグループウェアです。クラウド型の料金は初期費用無料、1ユーザーあたり500円、プレミアムコースは800円の月額料金で利用でき、最低5ユーザーからの契約が可能です。

小規模企業にもグループウェアはおすすめ!

グループウェアの導入によって、これまで時間がかかっていた作業を短縮することができます。また、ヒューマンエラー防止など、他にも様々なメリットが期待できるでしょう。

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