グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは?

グループウェア導入を検討する際、オンプレミス型もしくはクラウド型のどちらかを選択する必要があります。近年はコストや導入期間の点でクラウド型の躍進が見られますが、だからといってすべての企業に適しているわけではありません。

この記事ではオンプレミス型とクラウド型の違いについて説明するとともに、それぞれのメリット・デメリットも踏まえていきましょう。またオンプレミス型に適した環境、クラウド型に適した環境についてもそれぞれ見ていきましょう。

グループウェアとは?

グループウェアとは業務効率化のためのインターネット上のツールです。主に紙媒体や手作業で行っていた書類管理などを全てオンラインのシステム上で行なうことによりヒューマンエラーの防止や全体的な業務の効率化が可能となります。

計算業務などもエクセルで使いにくいという方のために、グループウェアはよりシンプルで使いやすいツールなども幅広く搭載しています。グループウェアを導入する際は環境によってオンプレミス型かクラウド型に分かれます。

オンプレミス型とクラウド型の違い

オンプレミス型とは

オンプレミス型とはサーバーやネットワーク、ソフトウェアに至るまで全て自社調達でおこなう仕組みのことです。クラウド型が出現するまではこちらが一般的でした。オンプレミス型は自社でグループウェアを運営する形態からも分かるように、ある程度専門的な知識を持ったエンジニアなどを雇用する必要があります。

オンプレミス型のメリット

セキュリティ

社内でインフラ整備をするため、インターネット上で他社が提供するクラウド型よりは必然的にセキュリティ面が高くなります。そのため社内の情報を重視する企業にとってはオンプレミス型がおすすめです。モバイルアクセスもできないためあらゆる情報漏洩のリスクを無くすことができます。

カスタマイズ性

オンプレミス型のグループウェアは自社運営のためカスタマイズ性に優れているのも特徴です。現場の要望を直に反映できるためより社内にぴったりはまるシステムを構築可能です。既存システムを持っている場合は連携も可能で、その点新たなシステムを構築する必要はありません。

オフラインで利用可能

社内ネットワークで構築されるオンプレミス型はオフライン上で利用できることも強みの一つです。インターネットが必須といえるクラウド型ではネットワーク上で問題が起きた場合使えなくなるというデメリットがありますが、オンプレミス型にはそのような心配は必要ありません。

このように様々なメリットがあるオンプレミス型のグループウェアですが、次にデメリットを見ていきましょう。

オンプレミス型のデメリット

導入や運用などのコスト

自社でサーバーやネットワークを構築するので導入費用や運用費用がかさみやすいというデメリットがあります。システム上のカスタマイズ、メンテナンスも自社でおこなう必要性があり、トラブル時も同じように自社で対処しなければならないためその点でもコストがかさみます。

オンプレミス導入を検討する際はコスト面をよく考慮する必要があるでしょう。費用がかさむので長期的な視野で検討してみるとよいかもしれません。

導入期間

オンプレミス型となるパッケージを購入してから社内環境やテスト運用、本番と導入までに多くの期間を要します。また社内に完全に順応させるためには数ヶ月ほどを視野に入れておいたほうがよいでしょう。

デメリットとしてはほかにも外出先での利用が出来ないことやモバイルアクセスが出来ない点があげられます。このようにメリットとデメリットがあるオンプレミス型のグループウェアですが、どのような環境に適しているのでしょうか。次に見ていきましょう。

オンプレミス型に適した環境

オンプレミス型は会計管理や顧客管理などのバックオフィス形態に適しているといえるでしょう。流動的でなく安定した環境であるとともに、セキュリティ面も重視される部門です。

それでは次にクラウド型のグループウェアについて見ていきましょう。

クラウド型とは

クラウド型とはグループウェアを提供している企業からインターネット上でシステムを利用する仕組みのことです。他社のシステムを利用するためオンプレミス型のように自社で構築する必要は一切ありません。

そのような利便性や低コストなことからもクラウド型を選択する企業が増えてきていますが、次にクラウド型によるメリットを見ていきましょう。

クラウド型のメリット

低コスト

クラウド型のメリットとしては導入や運用のコストがかからない点があげられます。クラウド型は他社が構築したグループウェアをインターネット上で利用するため初期費用が無料なところもあります。

利用料金が従量課金制なことも特徴で、使う機能によっては社員1人あたりの月額料金が100円で抑えられることもあります。グループウェア導入の際コストを重視する会社にとってはクラウド型がぴったりです。

導入期間

短期間で導入可能なこともクラウド型のメリットといえるでしょう。自社内でシステム構築からする必要のあるオンプレミス型とは対照的に他社のシステムを利用するクラウド型の場合、アカウント登録と作成だけですぐに利用が可能です。早急にグループウェアの導入を検討している企業にとっては最適です。

場所や時間が自由

インターネットさえ繋がっていれば時間や場所にとらわれずに利用が可能です。パソコン・スマホ両方に対応しているため社外での利用もできます。また他社運用のためシステムやスペックの変更がインターネット上で簡単にできることも特徴です。このような柔軟性から出先や出張の多い企業だけでなく働き方改革やコロナ渦のなかクラウド型のグループウェアを活用する企業が増えているのです。

このほかにもモバイルアクセスにはじめから対応しているなどメリットがたくさんあるクラウド型ですが、次にデメリットについても見ていきましょう。

クラウド型のデメリット

セキュリティ

セキュリティ対策はもちろんしていますが、クラウド型のグループウェアはあくまで他社運用ですので自社運用のオンプレミス型と比べるとどうしても懸念材料にはなってしまいます。

カスタマイズ性

他社運用ですので社内でのカスタマイズも基本は不可能です。クラウド型のグループウェアを導入する際はサービス提供会社にどのようなカスタマイズが可能か、事前に相談しておくとよいでしょう。

オフラインでの使用

ネットワークに接続していることを前提としたクラウド型ではオフラインの使用が基本的に難しいこともデメリットです。クラウド型の導入を検討する際はネットワーク対策もしっかり事前にしておくとよいでしょう。

ここまでクラウド型のメリット・デメリットについて見ていきました。それではクラウド型が適している環境とはどのようなものがあるでしょうか。次に見ていきましょう。

クラウド型が適した環境

クラウド型はインターネットがあればどこでも使える利便性のため、社外での活動が多い営業職やマーケティングなどの部門に適しているといえるでしょう。顧客とのやりとりの成果をいち早く報告できる環境は重要になってきます。

グループウェアのオンプレミス型、クラウド型の違いを抑えよう

オンプレミス型、クラウド型の違いについてとそれぞれのメリット・デメリットをまとめました。セキュリティ重視の場合はオンプレミス型、利便性重視の場合クラウド型といった感じで導入を検討してみるとよいでしょう。

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