あなたの会社ではグループウェアを導入していますか？もし導入していないのであれば、自社に合ったグループウェアを導入するのがおすすめです。グループウェアには様々な種類があるので、コストや導入目的など、スムーズに導入できてすぐに活用できるかが重要になります。
それでは、グループウェアの選び方についてご説明しましょう。
目次
グループウェアの選び方とは？
最も大切なのは、自社に合ったグループウェアが選べるかどうかです。自社に合わないグループウェアを導入してもひたすら使いにくい、運用しにくいと感じるだけなので、グループウェアを導入する際は以下でご紹介するポイントを確認するのがおすすめです。
それでは、グループウェアの選び方についてご説明しましょう。
どんな目的でグループウェアを導入するのか
まず重要なのは、そのグループウェアは本当に導入する必要性があるのかどうかです。自社が悩んでいる事態をグループウェアの導入によって叶えることができるのかが重要で、もし漠然とした気持ちでグループウェアを導入してもうまく使いこなせるとは限りません。
グループウェアを導入しなくても既にいくつかのコミュニケーションツールを導入しているのであれば、グループウェアを導入する必要性はないでしょう。また、グループウェアを導入したからといってすぐに成果が出るとは限りません。
上層部がグループウェアのシステムを理解していても、社員一人一人がグループウェアの有用性に気づいて積極的に利用するようになれば成果に繋がると言えるでしょう。
自社のデバイスに対応しているか
対応するデバイスが多いほど自社内で取り回しやすくなるため、最低でもスマホやタブレット端末に対応しているグループウェアを導入するのがおすすめです。これらに対応するグループウェアは事業の拠点が拡大された時や他の部署にも展開する時も活用できるので、対応しているデバイスの数によって将来的な使いやすさも大きく変動するでしょう。
導入時のコストを考慮する
グループウェアを導入する際に念頭に置きたいのが、グループウェアの導入コストです。グループウェアには安価だけど必要最低限の機能しかないものと、豊富な機能と高性能を誇るけど高値のものがあります。つまり、豊富な機能と性能の高さだけを求めていると、導入コストが高くなってしまうので運用期間が限られる可能性があるでしょう。
グループウェアの一般的な料金相場はユーザー1人あたり600円～800円前後となっていますが、社員数が多い会社ほど人数分のコストがかかります。単に導入するだけでなく、機能を拡張するために追加料金がかかるため、さらにコストがかかるでしょう。
奨励的にかかるコストに見合ったグループウェアなのか、自社の身の丈に合ったツールなのかよく考えましょう。
自社に必要な機能が搭載されているか
グループウェアを導入する上で機能性は非常に重要です。自社に不必要な機能ばかり揃っていても意味がないので、自社が現在求めている機能が搭載されているグループウェアを導入することが大切です。特にコスト面と機能の充実差はお互いに釣り合っていなければなりません。
不必要な機能ばかりで運用コストが高いのは無駄ばかりなので、いかに自社に必要な機能だけを搭載しているか見極める必要性があるでしょう。
操作性に優れている使いやすさを重視する
グループウェアを導入しただけではすぐに成果が出せるとは限りません。自社内に浸透させるためには、全ての社員にとって操作性に優れているかどうかが重要です。上層部が使いやすいと感じても、社員が使いにくいと感じてしまえば浸透しにくくなるため、導入コストが無駄になります。
特に多くのビジネスシーンでスマホやタブレット端末などのデバイスが多様されているからこそ、マルチデバイスに対応したグループウェアも使いやすいと判定されやすいです。ただ、事前情報だけでは本当に使いやすいのか判断できないので、まずは無料トライアル版のグループウェアを試験導入してみると良いでしょう。
無料トライアル版で使いやすいかどうかを試して、ほとんどの社員が使いやすいと感じたら本格的に導入すると無駄がありません。
セキュリティ対策が充実しているか
グループウェアを導入する時は、グループウェア自体のセキュリティ対策が充実しているかどうかも重要です。グループウェアの中で取り扱われるのは様々な個人情報や会社の機密情報など、外部に漏らしてはならない情報ばかりです。
ひとたび外部に情報が漏洩してしまえば会社の存亡にかかわる重大な問題に繋がってしまうため、セキュリティ体制が万全に整えられていないグループウェアを導入するのはおすすめできません。グループウェアを導入する時は、セキュリティが強固なものを選びましょう。
サポート体制を重視する
グループウェアを導入する上で徹底したサポート体制が整っているかどうかも重要です。特に初めてグループウェアを導入する場合、分からないことが多くてサポートセンターに質問をする機会が多くなるでしょう。その際に問い合わせる手段が多いと様々な問題が発生した時に問い合わせやすくなるため、問い合わせ手段がどのくらいあるのか確認しましょう。
また、初心者でも分かりやすいように初期設定を初めとする導入サポート、保守・運用サポートなど各種サポートが揃っていると大変心強いです。
カスタマイズ性に富んでいるか
カスタマイズ性に富んでいるグループウェアの導入もおすすめです。カスタムアプリなど導入した後に自社内で使いやすいようにカスタマイズできるグループウェアは、企業の販売促進や他社企業との連携に大きく貢献できるなど様々なメリットがあります。
カスタマイズは汎用的なアプリを導入しても解決できない可能性があるため、カスタマイズ性に富んでいるだけでもかなりの真価を発揮するでしょう。
グループウェアを適当に選んでしまうとどうなる？
もしもグループウェアを適当に選んで導入した場合、生産性の低下やコストよる負担がかかります。
グループウェアを導入するのは一見すると利便性を高めるように感じられますが、それまでの自社内のシステムを根底から覆すことになります。すると急なシステムの変更に社員全員が対応しなければならなくなるため、操作に慣れるまで時間がかかったり混乱を招いたりと生産性を下げる要因を作り出してしまいます。
また、導入コストは何よりも重要です。社員一人あたりの費用が安くても、社員数が多いほど1年でかかる料金は数百万円を超えても不思議ではありません。年間コストのせいで赤字経営になっては意味がないので、社員数に応じたコストを第一に考えることが重要です。
グループウェアの選び方は慎重に！
グループウェアを選ぶ時は自社の状況に応じて慎重に選ぶべきでしょう。自社に合ったものを選ぶのはもちろん、年間コストやセキュリティ対策、サポート体制、対応デバイスなどチェックすることは多くあります。
これまでの会社の会社のシステムを大幅に還るからこそ、生産性の低下に対する策を講じる必要性があるでしょう。
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