こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
グループウェアとは、企業内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアです。
企業では、複数のメンバーで同一プロジェクトを遂行するといったケースが頻繁に起こります。 業務に就くメンバー全員が同じフロアで顔を突き合わせながら業務を行うことができれば問題なくコミュニケーションが取れますが、部署の垣根を超えたプロジェクトや昨今取り入れられることの多くなったテレワークなどでは、なかなかコミュニケーションを円滑にとることができません。
そのような状況で役立つのがグループウェアです。代表的なグループウェアとしては、Microsoftが提供する「Microsoft Office 365」、Googleが提供する「Google Workspace」、サイボウズが提供する「サイボウズ Office」などが挙げられます。
目次
Googleカレンダーとは
Googleカレンダーとは、Googleが提供しているスケジュール・日程管理アプリです。
スケジュールの登録・削除・追加・変更が簡単にできるだけでなく、登録された予定に当日の天気を表示する機能や、通知機能を活用して事前に予定をリマインドするなどの豊富な機能が備わっています。
Googleマップと連携することによる開催場所の共有や、ToDoリストのスケジュール組み込みなど、使い方が自由なところも特徴です。職場間はもちろん家族間・友人間で同じカレンダーを使えば、グループウェアとして予定を共有することも可能です。
iPhone・Androidに対応しているため、パソコン・スマートフォン・タブレットなどデバイスを選ばずアクセスできるのも、魅力の一つだと言えるでしょう。
グループウェアとGoogleカレンダーを同期するメリット
グーグルウェアによっては、Googleカレンダーと同期して使用できるものがあります。Googleカレンダーとグループウェアを同期すると、あらゆるメリットがあります。
主なメリットとしては、
- ユーザー数が多い
- 様々なデバイスに対応している
- ヒューマンエラーを防止できる
点が挙げられます。一つずつ解説していきます。
ユーザー数が多い
全世界でGoogle Workspaceの利用企業が500万社を超えているといわれるほどユーザー数が多く、Google カレンダーを利用している日本の企業も多く存在します。ユーザー数が多いため、社内はもちろん社外のメンバーと予定を共有する場合にもスムーズな対応が可能です。
様々なデバイスに対応している
Google カレンダーは、スマートフォン・タブレット・パソコンとさまざまなデバイスに対応しています。対応しているデバイスが多ければ、カレンダーの変更も容易。グループウェアでの予定共有もよりスムーズになります。
ヒューマンエラーを防止できる
予定の変更があったとき、複数のサービスを使っていると入力間違いが起こりえます。カレンダーの同期機能を使えば同じ情報が入力され間違いが起きにくくなります。
グループウェアの選び方
ここからは、実際に社内に導入を検討されている方向けに、導入をする際にどのような部分を基準にして選べばいいのかを解説していきます。
グループウェアを選ぶ際は、まず第一に導入することの目的を明確にする必要があります。例えば、「部門を超えたプロジェクトが多く、部門を超えたコミュニケーションを活性化させたい」や「テレワークが導入されたことでメンバーの進捗管理が難しくなったため、一目で進捗状況を把握できるようにしたい」など、まずは「なぜグループウェアが必要なのか？」といった点を検討してみましょう。
それを踏まえた上で、
- よく使うサービスに対応しているか
- 機能
- コスト
- セキュリティ体制
の観点からどのようなサービスを導入するべきかを検討していくといいでしょう。
よく使うサービスに対応しているか
先述したとおり、グループウェアによってはGoogleカレンダーと同期できるものとできないものがあります。
Googleカレンダーを利用するのであればGoogleカレンダーと同期できるもの、Googleカレンダー以外でもよく利用するサービスに対応しているかを確認しましょう。
WordやExcel、Outlookなど日ごろから使っているソフトのほか、TeamsやTimeTreeなどのクラウドサービスもピックアップして確認することが大切です。
機能
グループウェアには、チャット機能からタスク管理機能に至るまであらゆる機能を備えております。導入する目的をもとに、そのサービスには「どのような機能が備わっているか」「どの機能が内容的に優れているのか」という点をみくらべてみるといいでしょう。
コスト
グループウェアの主なコストとしては、導入費用と運用費用がかかります。
一般的に、サーバーなどを自社で用意するオンプレミス型ですと、導入費用が高く、運用費用が安くなります。反対に作られているサービスをインターネット上で使用するクラウド型ですと運用費用が安く（ゼロの場合もあり）、運用費用が少々かかるといわれております。
各サービスの費用をしっかりと試算し、予算に合わせた選定をしましょう。
セキュリティ体制
グループウェア上では、機密情報を用いるため、セキュリティ体制の充実度は非常に重要になってきます。一般的には、オンプレミス型の方がクラウド型の方がセキュリティ対策はしっかりしていると言われております。
しかし、クラウド型においても、アクセス制限機能やデータセンターのセキュリティ対策、多要素認証等、セキュリティ対策がしっかりと施されているものもあります。導入する際はあらゆる観点からセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。
Googleカレンダーと同期できるグループウェア
先述した通り、グループウェアにはGoogleカレンダーと同期できるものとできないものがありますが、具体的にどのようなグループウェアがGoogleカレンダーと同期できるのでしょうか。
Googleカレンダーと同期できるグループウェアとしては、
- クロジカスケジュール管理
- Google Workspace
- rakumo
- Microsoft 365
- サイボウズ Office
- kintone
- Garoon
- Aipo
- J-MOTTOグループウェア
が挙げられます。一つずつ解説していきます。
クロジカスケジュール管理
Google カレンダーやOutlook、iCloudのカレンダーなど各種スケジュール管理ソフトと連携できるグループウェアです。
タイムカードやチャット、ワークフロー機能など必要な機能を運用に合わせ利用できます。
カレンダー情報をもとに都合のよい日時を選択してもらうだけで日程調整を完了できたり、メンバーや設備予約などの予定表を確認したりできるという点も魅力です。
Google Workspace
Googleが提供するアプリを一元管理できるグループウェアです。Googleが提供しているため、Googleカレンダーはもちろん、Gmail、Googleドライブなどとも連携して効率的にスケジュールを管理できます。
多くの端末で利用でき、オフラインアクセス機能でネット環境のない場所でもアプリの基本機能を使用可能という点も魅力です。
rakumo（ラクモ）
Google Workspaceのユーザー情報をそのまま利用して導入できるグループウェアです。Google Workspaceの標準機能だけでは補えない機能や業務領域をカバーしているため、連携して使うのがいいでしょう。Google カレンダーに関しても同期できるのはもちろん、個人向けのものを組織やチームで使いやすくリデザインできます。また、プロジェクト単位の予定調整や種類ラベル、色分け機能などプラスの機能も充実しており、より便利に利用できるでしょう。
Microsoft 365
Microsoft365では、GoogleカレンダーとOutlookのカレンダーのイベントを同期することができるという点が大きな特徴です。それにより、GoogleカレンダーでTeamsの会議の予定表も作成ができます。また、1TBのオンラインストレージを搭載されてたり、１つのファイルを複数人で共同編集ができるなどの機能も備えております。
サイボウズ Office
主に中小企業で多く導入されているグループウェアです。外部ツールと組み合わせることでGoogle カレンダーとの同期を可能にします。同期頻度を最小1分から設定したりできるなど、柔軟な設定が可能です。
また、人に見られたくないスケージュールを非公開にできる機能があるなど、ビジネスとプライベートを切り離すこともできます。
kintone
拡張性が高くあらゆる業務に対応できるグループウェアです。部署別・業種別に100種類以上のアプリを追加できるため、kintoneだけで幅広い業務を効率化できます。
Googleカレンダーの同期もプラグインによって実施可能です。さらに機能を変える場合もドラッグ&ドロップできるので、あまり知識がない方でも簡単に自分好みにアレンジすることができるといった点も魅力です。
Garoon
10人から数万人まで幅広い規模に対応したグループウェアです。あまりPCが得意ではない人でも活用できるわかりやすさが大きな魅力となります。
管理画面も見やすいため、情報統制が難しい大規模な組織におすすめです。Google カレンダーの同期に関しても、無償カスタマイズで行えます。
J-MOTTO
低価格で利用できる日本最大級の導入実績があるグループウェアです。ワークフローやファイル共有など機能が豊富で、それぞれを単独で利用できることから、必要な分の機能だけを組み合わせて使えるという点が魅力です。
とくに、コストを最小限に抑えたい方におすすめです。Googleカレンダーに関しては、グループウェアの「スケジュール」機能でデータを同期できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。最後に、今回の内容を簡単にまとめました。
- グループウェアとは、社内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいう
- Googleカレンダーとは、Googleが提供しているスケジュール・日程管理アプリで、世界中の多くの企業や個人に使われている
- グループウェアとGoogleカレンダーを同期するメリットとしては、ユーザー数が多い点、様々なデバイスに対応している点、ヒューマンエラーを防止できる点が挙げられる
- グループウェアを選ぶ際は、グループウェアを導入する目的を明確にしたうえで、機能やコスト、よく使う機能との連携等をもとに検討していくことが重要である
- Googleカレンダーと同期できるグループウェアとしては、Google Workspace、rakumo、Microsoft 365、サイボウズ Office等がある
この機会に、Googleカレンダーとグループウェアの同期を検討し、より業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか？
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