グループウェアとビジネスチャットツールの違いは?どっちを導入すべき?

ビジネスにおいて昨今よく利用されているのが、グループウェアとビジネスチャットです。
どちらを導入するべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では両者を比較していきますので、自社に適しているのはどちらかを検討する参考としてください。

グループウェアの特徴

グループウェアとは、複数のメンバーの間で情報共有やコミュニケーションを行うための機能を有するソフトウェアを指します。
仕事においては同じチーム内で、情報管理と共有、メールの受送信、スケジュール管理など多様など多様なやりとりを行わなければなりませんが、グループウェアにはこれらの機能が全て装備されていますので、仕事を効率化する上ではまさにぴったりなツールといえるでしょう。
しかも、かなり細かな設定もできるツールも多く、自分にとって使い勝手の良い設定をすることも可能です。
グループウェアは、様々なソフトメーカーが提供しており、それぞれのソフトには特性がありますので、使い勝手は異なると言ってよいでしょう。
このため、複数のソフトを比較したうえで、自社の業務を遂行する上で適したものを選択することが求められます。

ビジネスチャットツールの特徴

宛名や署名が不要で、メールよりも比較的手軽にコミュニケーションを図ることができるツールがビジネスチャットです。
一般的には、社内でのやり取りに限定されているような印象があるかも知れませんが、社外に対しても同じようにやりとりをすることができるのが特徴のひとつです。
ビジネスチャットが個人向けチャットと異なるところは、備わっている機能が多く社内外とやりとりをするのに便利だということ、セキュリティもしっかりしているので安心して利用できることです。
打ち合わせの内容も素早く共有できますので、チーム内の意思の疎通が図られますし、連絡を密にすることで成果にもつながりやすくなるといえるでしょう。

グループウェアとビジネスチャットツールのメリット・デメリット

ここまで見てきたように、グループウェアはメール機能、情報共有のためのオンラインストレージ機能、スケジュール管理機能など、様々な機能をひとつのツールで提供するものです。
一方、ビジネスチャットは、コミュニケーションのためのチャット機能のみを有するものです。

以上のことから、導入の目的として、情報共有やスケジュール管理も含めたコミュニケーション全体をカバーしたいのであればグループウェア。従来メールで行っていたやり取りのフットワークを改善するのであればビジネスチャットツールがおすすめです。

グループウェアとビジネスチャットの比較

グループウェアとビジネスチャットは、その目的によって使い分けることが大切ですが、もう少し両者の違いを確認しておきましょう。

ビジネスチャットは、メールに替えて素早く気軽にやり取りするツールを必要としている方に適しており、単純なシステム設計になっていて細かな設定はできません。一方、グループウェアは、オンラインストレージにより情報共有やスケジュール管理を行うほか、社内でのSNSや掲示板を使うことも可能です。さらに、Web会議を開催したり議事録を残すこともできますので、トータルな機能を求める場合に適しています。

グループウェアの選定基準は使いやすさ

グループウェアは、社内でのコミュニケーションを高め、情報を共有して業務の効率化を図るためのツールです。対して、社員の一人一人が使いこなせなければ、本来の価値を発揮することはできません。

少子高齢化が進む日本企業の社員には、当然高齢の方もたくさんいることに加えて、IT機器を全く使えない、使いたくないというITに慣れ親しんでいない人が多いです。
ですから、高度な機能を持った新しいシステムを導入すればいいというものではなく、ITが苦手な社員が使いこなせるような水準をベースとして、使い勝手の良さを考える必要があります。

いくらITが得意な若手社員でも、これまでの通常業務を消化しながら、新たに導入されたツールをマスターするのですから、使い方を理解するのになるべく時間を取らない、直感的にわかりものであることが望ましいといえます。

また、これまで使ってきたソフトウェアと連携することができると、なおよいでしょう。

多様な機能をもつグループウェアの優位性

ここまで、グループウェアとビジネスチャットを比較してきました。導入の目的にふさわしいものを選択すればよいのですが、会社の業務の効率化に資することを考えると、やはり多様な機能を有するグループウェアが望ましい。

その点、ビジネスチャットツールは、チャット機能に特化していて手軽です。とはいえ、グループウェアにもチャット機能は備わっています。グループウェアでは、社内SNSや掲示板機能が利用でき、タスク管理、スケジュール管理、さらにはタイムカードや経理精算などの機能が使えるグループウェアも珍しくありません。

グループウェアによって機能や使い勝手は異なりますが、比較検討したうえで自社に適したシステムを選んで、業務の効率化に向けて活用してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの導入失敗例

ランニングコストがかかりすぎているケース

ランニングコストがかかりすぎている要因としては、第一に、必要のない多くの機能が装備されたグループウェアを入れた場合が挙げられます。実際、グループウェアを利用する社員も機能が多すぎて混乱する場合があります。そんな時は、会社に必要な機能は何かを検討し、それに合ったものを導入するようにするとよいでしょう。

ランニングコストが増えるもうひとつの要因は、規模に見合わないものを採用してしまうことです。一般的に同時に接続できるユーザー数が多いシステムほど運用コストは高くなるため、会社の規模に見合った規模のものを採用するようにしましょう。

あまり使わない機能を搭載しているケース

実際にグループウェアを利用する現場の担当者の意見を聞かずに、不要な機能がたくさん搭載されたケースで、結局使われないグループウェアとなってしまいます。トップダウンタイプの企業に多いケースで、第一線の社員の声を聴くように意識を変えていく必要があります。

導入に当たっては、無料トライアルなどのサービスを活用して、実際に現場でグループウェアを利用してほしい社員に使ってもらい、どの機能が必要なのかを聞き取ることが大切です。

トラブルが多発するケース

導入当初から安定するまでの間のトラブルは、新たなシステム導入につきものです。特にグループウェアには多くの機能が装備されていますので、各社員がそれぞれを使いこなすまでには一定の時間を要します。さらに、設定の間違いなどからトラブルが起こるのは避けられません。

大手企業は、情報システムの管理部局を置き、外部の契約SEもいて、トラブルの際には現場での対応もしてくれます。しかし、中小企業は予算の都合等の理由によりトラブルに対応できる
仕組みが成り立っていません。本来の業務ができずにトラブルの対応だけで一日が終わってしまうといったケースも発生します。

そこで、導入時のマニュアル整備や使用方法の説明をしっかりと行うとともに、部署ごとに必要な機能と不要な機能を明示しておき、重要な機能についてはそれぞれの部署で解決できる体制を整えておくことも大切です。

一斉導入により混乱を招いてしまったケース

新たなシステムを採用するに際し、欲張って一気に会社全体に導入したものの、あちこちでさまざまなトラブルが発生し取集がつかなくなったケースです。グループウェアは大変便利なのですが、それは多くの社員が使いこなしている場合です。

システムの運用の仕方がよく理解されず、社員のスキルも身につかないままに、トラブルが頻発すると、不便さばかりが先に立ち、結局放棄されてしまうこともあります。新たなグループウェアを取り入れるに当たっては、使用する機能や導入部署を限定して、ある程度使いこなせるようになってから、徐々に範囲を広げていく方法がおすすめです。

まとめ

本記事では、グループウェアとビジネスチャットツールを比較してきました。

ビジネスチャット機能がグループウェアにもあることを考えると、迷った場合はグループウェアを選択するのがおすすめです。情報共有、スケジュール管理に加え、リモート会議や議事録作成など、仕事に必要な機能はほとんど備わっている優れものです。

社内の情報共有やバックオフィス業務の一元管理・業務効率化を目指している企業は、ぜひグループウェアを試してみてはいかがでしょうか。

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