グループウェアでビジネスはどう変わる?5つのシーンで徹底比較

「働き方改革」が進む現代のビジネスシーンでは、リモートワークを始めとした様々な変化が生まれています。その中でも、従来のビジネスが抱えていた課題を解決するために、多くの企業が導入しているのが「グループウェア」です。しかしグループウェアという言葉を聞いたことはあっても、具体的な活用イメージが湧かない方も多いですよね。

そこでこの記事では、グループウェアでビジネスがどう変わるのか、主要な5つのビジネスシーンごとに比較していきます。今のビジネスに課題を感じている方は、ぜひご一読ください。

そもそも「グループウェア」とは?

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するためのオンラインサービスです。グループウェアを使うことで様々なビジネスシーンにおける無駄を解消できるため、多くの企業で導入されています。

グループウェアは、データ管理に使うサーバーの違いによって「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類に分けられます。オンプレミス型は自社サーバーを使いますが、クラウド型はWeb上のクラウドサーバーを使うのが大きな違いです。

最近ではリモートワークという働き方が増えてきたこともあって、オフィス外でも使えるクラウド型のグループウェアが主流になりました。次の章では、クラウド型のグループウェアを導入した場合を想定して、従来のやり方と比較していきます。

グループウェアと従来のやり方を、ビジネスの主要5シーンで比較

では、グループウェアを使うとビジネスがどう変わるのでしょうか。主要な5つのビジネスシーンごとに、グループウェアを使う場合と従来のやり方を比較していきましょう。

スケジュール管理

スケジュール管理は、ビジネスパーソンにとっては必須作業ですよね。自分のスケジュールを正確に把握することはもちろん、チーム内で予定を共有し合うことも大切です。従来のスケジュール管理では、多くのケースでホワイトボードが使われていました。

ホワイトボードの場合、スケジュールの更新や確認の際に毎回定位置まで行く必要があります。しかも、自分のスケジュールを更新する際にはペンで手書きしたり、古いスケジュールを消したりしなければなりません。移動や更新の手間に悩まされている方も多いのではないでしょうか。

一方グループウェアの場合、自分も含めたチームメンバーのスケジュールをすべてWeb上で管理・共有できます。スケジュールの更新や確認が自分の席でそのまま行えるので、定位置まで移動したり手書きしたりする必要がありません。しかも、スマートフォンからでも利用できるため、外出中に急なスケジュール変更があった場合でもすぐに反映できます。

プロジェクト管理

チームが一丸となって1つのプロジェクトを成功させるためには、プロジェクト管理も欠かせません。各チームメンバーが担当するタスクの対応順序や対応状況を把握するとともに、プロジェクト管理者もメンバーの進捗管理を行う必要があります。従来のプロジェクト管理では、Excelファイルを使用するチームが多くありましたよね。

Excelファイルの場合、まずプロジェクト計画を立てるために細かいセル操作がたくさん発生します。タスクの情報を表現するためにセルの色を変えたり、図形オブジェクトを多用したりすることになるでしょう。しかも、1つのファイルを共有化して各自が進捗状況を記入していくので、ファイルサイズや処理負荷も大きくなりやすいのです。

一方グループウェアの場合、チームが抱えているタスクをすべてWeb上で管理・共有できます。進捗率や作業期間を設定するだけで見やすいガントチャート形式で表示してくれるため、細かいセル操作が必要ありません。また、各自のWebブラウザからチーム全体のタスク状況を簡単に把握できるので、共有ファイルに比べて格段に効率的です。

勤怠管理

勤怠管理も、企業で働く方であれば必ず発生する作業ですよね。給与計算はもちろん社員の評価にも影響する情報なので、正確に勤怠実績を記録しなければなりません。勤怠管理にタイムカードを使っている企業も、まだまだ多いのではないでしょうか。

タイムカードの場合、日々の出退勤時に定位置へ行って打刻する必要があります。毎月決まった日には手作業で勤務時間などを集計しなければならず、面倒な上にミスも発生しやすいでしょう。また、タイムカードの打刻機を操作したり同僚に代理をお願いしたりと、不正な打刻をされる恐れも多くあります。

一方グループウェアの場合、日々の打刻をボタン操作などでWeb上から簡単に行えます。勤務時間などの集計も自動的に行ってくれるため、タイムカードに比べて確実かつスピーディーです。また、打刻時にはIPアドレスをチェックした上でシステム上の正確な時間で打刻するので、不正な打刻の心配もありません。

申請手続き

企業で仕事をしていると、残業申請や備品購入などの申請手続きも良く発生しますよね。このような手続きをスムーズに進めるためには、申請や承認、差し戻しといったアクションを手軽に行えることが大切です。申請手続きには、紙の申請書を使っている企業も多いのではないでしょうか。

紙の申請書の場合、印刷や手書き、捺印といった多くの作業が発生するため手間がかかります。また、承認者の所に直接出向いて手渡ししなければならず、リモートワークや外出中では申請できません。さらに、紙の申請書はかさばりやすく使い勝手が悪い上に、紛失や破損のリスクもあります。

一方グループウェアの場合、申請書をすべて電子化してWeb上で取り扱えます。申請や承認、差し戻しをすべてオンラインで行えるため、直接の手渡しが不要でとても手軽です。しかも、ペーパーレス化によってコピー用紙のコストを削減できる上に、紛失や破損の心配もありません。

コミュニケーション

チームメンバー間のコミュニケーションも、仕事を円滑に進める上では大切です。必要な情報を迅速に伝えることはもちろん、認識のずれが発生しないよう正確性も求められます。日々のコミュニケーションでは、電話やメールを使用している方も多いですよね。

電話の場合、相手が取り込み中で出られないこともありますし、場所によっては会話がスムーズに進まないことも多いでしょう。メールの場合、相手にいつ確認してもらえるか分からない上に、最悪の場合他のメールに埋もれて見逃されるリスクもあります。

一方グループウェアの場合、離れた相手ともWeb上で会話できるビジネスチャット機能があります。メッセージ本文の入力だけで好きな相手とコミュニケーションが取れるため、電話やメールに比べてはるかに手軽です。また、メッセージを送信すると相手のパソコンやスマートフォン上に通知されるので、見逃されることなくスムーズにやり取りが行えます。

グループウェアで、ビジネスシーンに変革を!

このように、グループウェアを使うことで従来のビジネスが抱えていた課題を解決でき、業務効率化につながります。「働き方改革」の進む今がまさに、仕事のやり方を改める機会といえるでしょう。従来のビジネスを変革して企業を発展させたい方は、ぜひグループウェアを導入してみてくださいね。

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