会社や企業の作業効率化で注目されているグループウェア。
社内の業務がよりスムーズになれば利益にも直結することから導入する企業が増えています。
- 実際にグループウェアを導入した企業の成功例として
- コロナ禍に対応するリモートワークへのスムーズな移行
- スケジュール管理の成功で無駄な待ち時間の削減
- 持ち帰り業務など負担の大幅削減
といった事例が上がっています。
ただ、導入しただけでOKという訳でもありません。
どのような目的で導入するのか、グループウェア導入のメリットを把握して作業効率化、業務改善を図る必要があります。
グループウェアで得られるメリットと起きるであろう変化
大手企業も続々と導入し始めているグループウェア。
もちろん多くのメリットがあるからこその導入です。
グループウェアのメリットを知れば、社内で改善したいポイントと合致した時にグループウェア導入の意味が見えてきます。
グループウェア導入メリットその1：ファイル共有機能ですスピーディーな情報伝達とペーパーレス化のW効果
グループウェアには「ファイル共有機能」があります。
社報や社内通達事項、共有すべき情報をデータ化して社内全員に即渡せるのです。
- 社報を印刷する手間と費用
- 社内通達の印刷や配布の手間とペーパーレス化による費用削減
- 社員のペーパー管理の手間を省く、省スペース化
など、雑務や手間を大幅に削減でき、ペーパーレス化の費用削減も年単位で見ればバカにできません。
「あの社内通達書類、どこにやったっけ？」なんて会話や書類を探す手間、書類をファイリングする手間など社内にありふれた雑務を軽減できれば作業効率化に繋がるとイメージできます。
グループウェア導入メリットその2：web会議機能でリモートもOK！拘束時間の無駄を省く
グループウェア搭載のweb会議機能は、時代の変化に出遅れないために注目したいポイントです。
コロナ禍でリモートワークを導入しなければならない状況化での課題が浮き彫りになった記憶は新しいですね。
リモートワークに移行した場合でも、web会議機能があれば会議も打ち合わせ、ちょっとしたミーティングもスムーズに行えます。
定期報告会や決まった時間に行われていた会議も、web会議機能を使えば【決まった時間に決まった場所にいなければならず、スケジュールの融通が必要】など時間拘束の楔を外せます。
- 取引先との打ち合わせへ移動する道すがら、web会議機能で定期報告会へ参加可能
- 出張先のホテルからweb会議に参加、重要事項が又聞きにならない
- リスケが難しいミーティングの後、移動しながら社内ミーティングに参加することで精神的負担が大幅削減、交通安全など勤務中の事故リスク回避にも繋がる
営業や打ち合わせが必要な業務が多い職種だと、社員の負担軽減やモチベーション低下のリスク回避も期待できるので働きやすい環境整備が実現可能なのです。
グループウェア導入メリットその3:カレンダー機能で社員の予定を可視化
スケジュール管理がスムーズになる「カレンダー機能」も社内の雑務を大幅に削減できるので注目です。
カレンダー機能は、部署やチームメンバーのスケジュールを一括管理できます。
出張先から「Aの今日のスケジュールはどうなってる？」といった電話1本を省けるのです。
「あの日は何時に取引先に行った？」
「○時からのミーティングは誰が参加するの？」
「Bの資料提出は何時までだった？」
など、手を止めることなくスムーズに把握し次の業務へと移行できるのは、チリも積もって大きな負担削減効果が期待できます。
例えばグループウェア「aipo」の場合だと、予定の繰り返し設定、過去の予定検索、予定のエクスポートや会議室の予約と確認、プッシュ通知機能があります。
また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、iCloudカレンダーやSlackとの連携も可能なので既存アプリを使いながらより便利なスケジュール管理になるのです。
グループウェア導入メリットその4：チャット機能でコミュニケーションコスパの改善
企業で働いていて見えないストレスになりがちなのが、社内メールです。
メールにお決まりなあいさつの常套句、文末の「よろしくお願いします」の入力、メール作成画面を開いたり転送ボタンを押して他メンバーに知らせたり。
普段は意識していないかもしれませんが、メール処理には無駄な時間が多いのです。
LINEのようなチャット機能は部署内・チームメンバーでの情報共有や進行が簡単に行えます。
重要な用件だけをシンプルに伝えても違和感をもつ人は少なく、チャット機能独特の手軽さとシンプルさが、コミュニケーションコスパの改善効果が期待でき、手軽なコミュニケーションツールだからこそのチームワーク向上も期待できます。
決定事項を「〇〇に決まったから。」と入力して、メンバーが「了解です」と返信するのと、メールで一斉通知を設定して「お疲れ様です。〇〇に決定しました。ご確認のほどよろしくお願いいたします」と入力するのと、どちらも伝える情報は同じなのに手間暇に大きな差がることは明白ですね。
ごく一部のメリットをピックアップしただけですが、グループウェア導入から作業効率化、生産性向上へ繋がり利益増幅へ着地し企業や社員へ還元されるまでの道筋がイメージしやすくなったのではないでしょうか。
グループウェアの目的を明確化
グループウェアのメリットに期待できるからと、グループウェアを「ただ導入すればいい」という話でもありません。
グループウェア導入の目的がはっきりしていなければ、新しいツールを導入した手間暇と時間とお金を消費するだけで、効率化は実現しないのです。
まずは「社内で何を改善したいのか？」をハッキリさせる
今、社内で社員が「これは手間がかかる作業だな」とか「もっと効率化できないのかな」と感じていることは何でしょう？
真っ先に「書類整理と管理が大変です」との声が上がれば、ペーパーレス化を狙ったファイル共有機能の導入で改善が期待できます。
営業部署で「部署内のスケジュール把握、管理に手間がかかる」との声が上がれば、カレンダー機能の導入で無駄な手間や時間の拘束が削減など期待できますね。
例えば、aipoを導入するとスケジュールにファイル添付も可能なので、関連書類やデータを紐付けできます。
「Aの打ち合わせスケジュールはどうなってる！？関連書類はどれだ！？」といった二重の無駄は省けるでしょう。
改善ポイントをどの順に着手していくのか
グループウェアの搭載機能はどれも便利で作業効率化に特化しています。
作業効率化は生産性増幅にも繋がるので早急に取り入れたいと考えるかもしれませんが、目的がハッキリしたなら次に「どの順に導入して改善していくのか」も考慮すべきでしょう。
特に、グループウェアを導入する作業も発生しますし、社内での徹底周知や利用の習慣化は重要です。
社員の人数が多くなるほど徹底周知や利用の習慣化にはズレが生じるもの。
部署内でもすぐに使いこなす人もいれば、機能に慣れるまで時間がかかる人もいます。
ズレを置き去りにしてしまうと伝達事項が周知されなかったり、スケジュール管理のすれ違いがおきるなどのトラブルも考えられます。
改善ポイントにマッチした機能を、どの順で導入し習慣化させていくのか？
作業効率化を目指すにあたり欠かせない要素といえるでしょう。
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