価格重視でグループウェアを導入する際の注意点と価格相場

グループウェアとは

グループウェアとは、複数人のメンバーで共同作業を行う際に使用する情報共有システムのことです。メッセージやメールのやり取りをはじめとし、スケジュールやプロジェクトの進捗管理・設備(会議室や貸し出し備品)予約・ファイル共有など、コミュニケーションを円滑に行うための各種ツールを一括で運営することができます。

企業内ではオフィス・部署・プロジェクトなど、様々なチームを構成して仕事を進めることが一般的です。同一のチーム内ではもちろん、場合によっては他チームとも定期的に情報のやり取りをすることが求められます。数人単位の小規模なチームであれば単純な共有のみで済みますが、多くの場合はチームの構成人数が増えるほどにコミュニケーションは煩雑化します。

このような大規模かつ複雑なチーム間での情報共有を円滑化し、業務効率を上げることができるのがグループウェアの特徴です。今回の記事では、新しくグループウェアの導入を検討する方に向けて、主に価格や機能面での留意点を解説していきます。

グループウェアを選ぶ際のポイント

必要な機能は何か?

一口に「グループウェア」と言っても、提供元やバージョンによって様々な違いがあります。グループウェアを新しく導入しようとする際には、現在のチームに必要な機能を見極めて選ぶことが必要です。ここではいくつかの定番機能を例に挙げ、どのような用途で導入できるかを解説していきます。

【▼グループウェアの主な機能】

  • 個人/グループチャット
  • スケジュール管理/共有
  • プロジェクト進捗管理
  • ファイル共有
  • 設備予約

このうち、個人またはグループチャットの機能は、従来のメール・掲示板などにあたる機能です。親グループの中に複数の子グループを作成してコミュニケーションを取ったり、大人数のグループでも特定の相手をメンションすることができたりと、メール・掲示板より大規模なグループの管理がやりやすくなります。グループウェアの種類によって多少の機能差はありますが、概ねどのシステムでも同じような機能を利用できます。

スケジュール管理・共有機能は、従来のカレンダーアプリなどにあたる機能です。もしくは、企業によっては紙出力のカレンダーなどで公示している場合もあるかもしれません。ミーティングや企画コンペ、来客予定などチーム全体にかかわる情報をひとまとめにすることで、ダブルブッキング等の不都合を防止することができます。またグループウェアはインターネット上のクラウドサービスを利用するため、個人用(社用)携帯などからどこでも確認できるのが特徴です。出先から社内の状況を確認したい時などにも、スケジュールの共同管理は大きなメリットになります。

スケジュール管理よりも業務内容に深くかかわるのが、プロジェクトの進捗管理機能です。これはプロジェクトごとのスケジュールやタスクを共有する機能で、特に社外の契約者とのやり取りが発生する際に役立ちます。営業・納品スケジュールやメンバーごとのタスク進捗を共同管理することで、プロジェクトチーム全体の動きが円滑になります。ただし、社外とのやり取りがあまり多くないチーム・プロジェクトの場合は、スケジュール管理やチャット機能との差別化が難しいため、必須機能とは言えないかもしれません。

対してファイル共有機能は、社内・社外のいずれのやり取りにも役立ちます。営業や打ち合わせ・合同コンペなどでは事前に資料を配布しておくなど、スムーズな進行を助けてくれるのもポイントです。これまで紙媒体で用意していたマニュアル・書類などをデータ化し、ペーパーレス化を進める企業も増えてきました。最近では書類への押印をネット上で行える「クラウドサイン」なども一般化してきており、手軽に素早くファイルを共有できる機能はどんな、業務であっても必須機能と言えるのではないでしょうか。

設備予約の機能は、企業やチームの活動形態によっては全く使用しないことも考えられます。従来のよくあるオフィス形態を採用しており、会議室や社内管理の貸し出し備品等が頻繁に使用される場合は、リアルタイムで予約・使用状況のわかるシステムは大いに役立つはずです。ただしリモートワークやサテライトオフィスを採用しており、チームメンバーが決まったオフィスに出社するシーンが少ない場合は、共有設備が少ないためあまり使用しない機能かもしれません。

組織体制に合っているか?

グループウェアを導入する際には、上記のような機能以外にも組織体制との適合をしっかりチェックしておく必要があります。いくら便利な機能が充実していても、それが組織の現状に合っていなければかえってチームの輪を乱してしまう可能性があるためです。

例えばグループウェアによっては、チーム同士でのコミュニケーションには不向きなものや、チーム全員が同じオフィスに出社することを前提とした機能構成になっているものなどがあります。前者はチーム内で多くの情報をやり取りする場合には役立ちますが、縦割りのコミュニケーションやコンペなどの企画には不向きでしょう。後者はサテライトオフィスやテレワークの場合に全く役に立たないことも考えられます。

その他にも、人数が多すぎる場合や、逆に少なすぎる場合にはうまく運用できないシステムもあります。つまりグループウェアを適切に運用して業務効率化を図るには、まず自分たちの組織体制を鑑みる必要があるということです。

価格は適当か?

様々な機能を持つグループウェアは、当然ながら導入の際に初期費用が掛かります。無料で使用できる縮小版がリリースされている場合もありますが、業務管理ツールとして導入する際にはきちんと有料機能を取り入れるのがおすすめです。

例えば数百人の社員を有するような大企業では、少々価格が上がっても大手のグループウェアを取り入れる方が、汎用性の面でも安心できます。対して数十人規模の場合は、本当に必要な機能と予算を照らし合わせて選ぶ必要があるでしょう。グループウェアの価格は製品により大きく差があり、簡単に相場を算出できないのも特徴です。

グループウェアを取り入れる際には、無理なく自分たちの組織体制に合ったものを取り入れられるよう、予算感のチェックは念入りに行っておくようにしましょう。

価格重視でグループウェアを導入する際の注意点

買い切り・サブスクリプションの違い

グループウェアには買い切りのパッケージ版と、月額・年額制のサブスクリプションのものが存在します。一旦導入してしまえば、追加料金なしで使い続けられるのが買い切り版のメリットです。対して定期的な支払いが生じる代わりに、システムアップデートが柔軟に行えるのがサブスクリプション版の特徴です。

両者は特に、使用人数による価格差が大きくなります。考え方を間違えると大きく予算を外れてしまう場合もあるため、注意が必要です。価格面を重視してグループウェアを選ぶ場合は、まずは買い切り価格なのか月額なのかをよくチェックしておきましょう。

基本機能に不足は無いか?

価格重視でなるべく安いグループウェアを探そうとすると、どうしても機能面は二の次になってしまうかもしれません。先述したような基本機能はほとんどのグループウェアに入っていますが、あまりに安価なものなどでは大きく制限がかかる場合などもあり、注意が必要です。

例えば1チームに入ることのできる人数や、1人が同時に参加できるチーム数に上限があると、組織運営の傾向によってはかなり不便が生じます。ファイル共有のデータ容量が小さすぎたり、各種データの保存期間が短すぎたりしても同様です。

コスパのいい、もしくは無料のグループウェアを導入しようとする際は、基本機能の「有り・無し」だけでなく、「容量や期間の制限はあるか?」にも注目するようにしましょう。

組織体制が変わっても大丈夫か?

価格の安いグループウェアでは、導入後に組織の人数が増えたり、構成が大きく変わったりした際に対応しきれない場合があります。特に買い切り版のものでは使用できる人数やデバイス数が決まっていることも多く、組織体制が変わると新しく買い直す必要が出てしまいます。

また近年広まりつつあるテレワークやサテライトオフィスを導入すると、組織人数はからわずとも使用デバイス数・サーバー容量が大幅に増えることが予想されます。そういった場合にも、上限の決まっているグループウェアでは対応しきれないため注意が必要です。

もし将来的に組織体制・運営体制が大きく変わる可能性があるのであれば、価格が低いものの中でもサブスクリプション版のものを選ぶのが無難です。特に価格面を重視して選ぶ場合は、使用できる期間も考えてコスパを算出するようにしましょう。

グループウェアの価格相場

前述のように、グループウェアは製品によって大きく価格が異なります。また細かな機能面にも差が出てくるため、今回ご紹介する相場はあくまで参考程度に考えるのがおすすめです。

【▼買い切り版の価格相場】

  • およそ1人当たり1万円前後のものが多い。
  • 2年目以降のサポートや容量の拡張など、追加料金も要チェック。
  • 「○人以上」「○人まで」といった規定を踏まえて計算が必要。

【▼サブスクリプション版(月額)の価格相場】

  • 1人当たり100円台から3,000円程度まで、プランによって差が大きい。
  • 1人当たり500〜800円ほどが定番価格帯。
  • 1人当たりが低価格の場合、最低人数や年額制の規定を要チェック。
  • 無料お試し期間が用意されている場合もある。

まとめ:グループウェアは価格と機能のバランスが大事

今回の記事では、グループウェアの基礎知識から導入の際の留意点まで、主に価格面での知識を中心にまとめてきました。グループウェアの価格はその機能や柔軟性に大きく左右されるため、組織体制としっかり照らし合わせることが大切です。

また買い切り版・サブスクリプション版の違いや、月額制・年額制といった支払方法の違いも踏まえて予算感を見るようにしましょう。グループウェアの導入コストを考える際には、初期費用や製品価格のみでなく、サポートや機能拡張も含めたランニングコストを想定する必要があります。

自分たちの組織に最適な機能・価格のグループウェアを導入することで、より一層スムーズなコミュニケーションを実現してみてはいかがでしょうか。

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