不動産業では物件管理が重要です。
しかし物件に関する情報を複数の部署で共有して業務を行うには、正確な情報の引継ぎが必要です。取り扱う物件が多ければ多いほど効率の良い仕事が求められます。
この記事では不動産業でグループウェアを活用するメリットを紹介します。どのように機能を使えるかもあわせてご紹介しますので是非参考にしてみて下さい。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは一言で言えば情報を簡単に共有できるツールです。
発信した情報を共有できるだけでなく記録として保存することができ、さらに場所や時間を選ばず簡単に複数人とコミュニケーションをとることができます。
このグループウェアには大きく分けて2つの種類があります。
・インターネットを経由して社外サーバーを利用するクラウド型
・自社サーバーを利用するオンプレミス型
現在は場所や時間を選ばないクラウド型が主流です。
種類もたくさんある上カスタマイズが可能な点は特に便利で、顧客訪問を行う外出が多い営業を抱える不動産業ではクラウド型がおすすめとなります。
<h2>グループウェアを不動産業に導入するメリット</h2>
グループウェアは不動産業にとって導入するメリットが大きいツールです。
なぜなら膨大な物件を取り扱う不動産業では情報のスピーディーなやりとりが重要だからです。
もし情報をベストなタイミングで提供できれば販売チャンスにつながりやすく、生産性が向上します。
ここでは不動産業にグループウェアを導入するメリットを具体的に解説していきます。
営業力が強化できる
営業が個別の物件の情報を抱えると周りでは何がどのように進んでいるのかわからずフォローをすることができません。
そこでグループウェアを利用して案件の進捗具合や見込み顧客の感触、アプローチ方法など、部署やグループ全体で共有することができればきめ細やかな顧客対応を行うことができるようになります。
物件や進捗情報を『見える化』することで、組織と営業が連携して顧客に対応することが出来るようになり、営業力が強化できるのです。
管理作業が効率化できる
物件の管理だけでなく、必要書類の申請やスケジュール管理、さらには資料管理まで、あらゆる情報が一元管理できるため、業務の効率化が期待できます。
一元管理の大きなメリットはいつでも・誰でも・どこでも情報にアクセスすることができ、加工や公開まで一連の作業が出来ることです。
また、管理側もインターネット上でチェックを行う事ができるので、複数人で情報を共有することができます。結果、業務の漏れや作業ミスを減らすことができるのです。
情報共有が強化できる
不動産業特有の紙媒体でのやりとりが少なくなり、物件や書類などの情報が加工・保存・検索まで迅速に処理できるようになります。
もちろん店舗での顧客への提案は紙媒体で行うことができますし、売れてしまった物件は即座に手間なく削除することもできます。
必要なところに必要に応じた情報を加工してスピーディーに提供することができるようになるのです。
また掲示板やチャット機能を使えば社内で必要な情報を均一にやりとりすることができ、出歩くことの多い営業でも外出先で正確な情報を即座に把握することができます。
不足しがちな情報伝達も、コミュニケーションツールとしてチャットなどの機能を使えばフォローすることも可能です。
不動産業で活用したいグループウェアの機能
さまざまな物件を取り扱う不動産業の営業は、外出先でもっと効率よく仕事を行うため、グループウェアを活用したいと日々考えているのではないでしょうか？
しかし内容によってはグループウェアの機能をわざわざ使う必要がなかったり、逆に使った方が便利な機能などがあります。
そこでここでは不動産業で活用したいグループウェアの機能を紹介していきます。
物件情報管理
まずグループウェアの機能として活用すべきは物件情報管理機能です。
今まで営業は顧客訪問する時にわざわざ紙にプリントアウトして情報を渡していました。
しかしグループウェアでは複数の物件を簡単に閲覧・共有することができ、個人から部署、他の拠点まで、全社的に同一の情報を取り扱うことができます。
これにより顧客訪問時には紙ではなく情報として顧客に提供することができ、営業の負担を減らすことができるようになりました。
契約書やその他書類の作成・管理
契約書や書類は作成だけでなく保存・管理が必要です。
グループウェアを使えば情報が一元管理できるので、社内で共有が出来ます。
また、情報が膨大になっても簡単な操作で調べたり、整理することが出来ます。
なお物件の担当者が個人で書類を作成する必要はなくグループでフォローしあうことも出来るため、販売用の物件チラシ作成などもグループ内で協力して進めることが可能です。
スケジュール管理
営業は会社と顧客を行ったり来たりしますが、社内業務や会議に参加することも重要です。
しかし顧客への物件紹介の時には急な予定変更なども多く、スケジュール調整のため、わざわざ会社に戻り変更の相談や手続きをしなければならない場面も多くありました。
しかしスマートフォンにも対応しているグループウェアを使えば会議の予約確認や変更は簡単にインターネットを介してすぐに処理することができます。
また上司への同行依頼や顧客へのアポ取りなどもスケジュールをみて申請をすれば外出先でも即決することができます。
このような時間のかかる確認作業の手間を省くことができ、より営業の仕事に集中することができるようになります。
コミュニケーション機能
不動産業では様々なコミュニケーションが必要です。
社内でのコミュニケーションはもちろん、顧客との細やかなやりとりに、コミュニケーション機能はかかせません。
しかし日々沢山のタスクを抱える営業はスケジュールに追われ、充分なコミュニケーションをとることができない場合も多くあるのではないでしょうか？
しかし物件情報は日々更新され、新規案件が出たり無くなったりとスピードが早いため、情報を見落としてしまうことも多くあると思います。
とはいえそのことを理由に情報をおさえられなければ、顧客への販売機会を逃してしまいかねません。
そこでグループウェアを導入すれば時間に追われがちな営業の手をわずらわせることが少なくなります。またスピーディーにコミュニケーションを取ることも可能になります。
例えば簡単な確認作業であればチャット機能でやりとりすれば充分ですし、少し込み入った相談をしたいなら外出先でも対応可能なオンラインミーティングで動画つきで会議を行うなどが可能です。
外出や顧客訪問などで時間に追われる営業にはとても便利な機能が利用できるツールなのです。
グループウェアは不動産業に便利なツール！メリットを活用して業務効率化を目指そう
グループウェアは不動産業にとってメリットが大きいツールであることを解説してきました。
しかしどんなに便利な機能があっても、使いこなせなければ意味がありません。
もし不動産業で業務効率化を目指すなら、できるだけ簡単で直感的な操作ができるツールから導入の検討をしてみることをおすすめします。
まずは操作になれ学習をしたうえで、欲しい機能を追加してカスタマイズしていくと良いでしょう。
不動産業は取り扱う物件が多いのに、販売できる顧客の数は減る時代に突入しています。
販売チャンスを逃さないようにするためにも、グループチャットを導入して業務効率化を実現してみてはいかがでしょうか？
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