総務から浸透させる社内情報の共有方法!円滑な情報共有を実現する方法

2022/06/07

組織を運営するにあたって、「情報共有」は業務の無駄をなくすために欠かせないもの。この情報共有を円滑に進めるためには、社内環境の一新が必要です。会社運営をスムーズにすることや社員の働きやすい環境づくりは一般的に「総務」が取りまとめます。

とはいえ、社内の情報共有に課題を抱えている企業は少なくありません。本記事では、社内情報の共有を円滑に進めるためのマインドや情報共有方法を解説。社内情報の共有に課題を抱えている企業やこれから社内環境の整備を行う企業はぜひ参考にしてみください。

企業の社内情報の共有が必要である理由

そもそも社内での情報共有がなぜ必要であるかについて考える必要があります。社内情報の共有が重要であるかを曖昧にしたまま、情報共有の環境づくりをしてしまうと、業務の効率化どころか、社内の混乱を招いてしまう発端になりかねません。社内情報の共有目的を、各部署が理解し協力しなければ、社内全体の生産性を上げることや働きやすい環境づくりを実現できません。

本章では、情報共有の目的について、特に重要な2点についてご紹介しています。

・目的は企業における業務の最適化と改善
・円滑なコミュニケーション

それぞれ具体的に見ていきましょう。

目的は企業における業務の最適化と改善

社内で情報共有をする本来の目的は、自社サービスの計画や評価、改善を円滑かつスピーディーに行うためです。そもそも企業(会社)というのは利益を追求する営利団体であり、利益を最大化するためには、生産性の向上と業務の効率化が必須といえます。言い換えれば、社内の情報共有は企業の運営に欠かせない重要なポイントであり、情報共有ができていない企業は成長が鈍化しているといえるのです。

例えば、製造部門で情報共有する場合、新商品の立案・製造工程の見直し・ノウハウの共有が「目的」となるでしょう。日々変化する顧客ニーズに対応していくために、新商品の立案→試供品の作成→試作品の改善⇨試作品の改善を何度も繰り返さなければなりません。特に、新商品の立案には、さまざまな方面の意見を聞きながら計画を練らないといけないため、情報共有が必要不可欠なのです。情報共有がうまく社内に浸透すれば業務の効率化につながり、企業全体の成長スピードを加速させます。

円滑なコミュニケーション

無駄のない円滑なコミュニケーションづくりも生産性を上げるためには重要です。いわゆる「報・連・相」を円滑に行う環境づくりをするというイメージです。具体的には、メールでのやりとりをチャットアプリに切り替えたり、紙シフトをクラウド管理のスケジュールアプリに切り替えるなどの施策を行います。

コロナウイルスのような緊急事態であっても、各種ITツールを利用することで、いつでもスケジュール調整ができるようになり、より社員間のやりとりがスムーズに行えます。このように人的リソースをうまく活用できれば、社員一人あたりの生産性向上に加えて、社員の超過労働を防ぐ予防にもなり得ます。

円滑な情報共有の場を提供できれば、社員間の無駄なやりとりを減らし、さらなる業績アップも期待できます。

情報共有がされていない企業の3つの特徴

ここまでは、社内情報の共有がなぜ必要であるか、円滑な情報共有を行うメリットはどこにあるのかについてご紹介してきました。では、社内の情報共有が円滑にできていない企業はどのような課題を抱えているのでしょうか。本章では、情報共有が上手くできていない会社の3つの課題について解説しています。

脆弱な組織体制

情報共有ができていない企業は、社員が成長できる環境を整えられていません。なぜなら、社員は個々に重要な知識やノウハウを持っているにもかかわらず、共有できる環境がなければ、属人化が進み、社員全体のレベルが上がらないからです。

強固な組織を作るためには、一人のエース社員を育て上げるのではなく、誰が抜けても変えが効くマニュアル化された組織が望ましいとされています。情報共有ができていない企業ほど、社員ひとりが抜けると仕事が回らなくなるというケースが発生するのです。

社員全体の生産性低下

ミスやトラブルを予防するためには確認作業が必要です。しかし、確認作業を繰り返せばいいと言うものでもありません。実際、無駄な確認をされて、面倒な思いをしたことのある方も多いのではないでしょうか。

情報共有ができていない会社は、シフト確認や日報作業確認に多くの時間を費やしているため、人的リソースを圧迫していることに加えて、社員が働きにくい環境に作ってしまっているかもしれません。社内できちんとした情報共有ルールを作成し、ルールを遵守させる組織づくりが企業には求められます。

社員間のトラブルが多発

情報共有が円滑でない企業は、社員間のトラブルに頭を悩ませている傾向にあります。例えば、社内のスケジュール調整や引き継ぎなどの情報が各当事者に上手く伝わっていないと、余計な不信感を持って働かなくてはいけません。当然、ミスを防ぐために、社員間の確認作業が増えますが、同じような確認作業を何度も繰り返すのはストレスがかかります。

つまり、総務は情報共有の重要性を理解したうえで、情報共有の方法についても考えなくてはいけません。

円滑な情報共有ができている企業の3つの特徴

円滑な情報共有ができている企業の3つの特徴は以下のとおりです。

・ノウハウが蓄積されるシステム
・迅速なフォローバック
・サービス品質・売上・社員満足度・顧客満足度が高い

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ノウハウが蓄積されるシステム

情報の共有は、社員のノウハウを引き出し、ストックする手段としても有効です。企業に蓄積されたノウハウは、新入社員研修や社員研修に活かされ、社員ひとりひとりのレベルが非常に高いという特徴を持ちます。先に紹介したように、ひとりのエース社員を育成するのではなく、社員全員をエース社員に育成するという体制が脆弱な組織体制を作らない方法でもあるのです。

迅速なフォローバック

情報共有が上手くできている企業は、社員ひとりひとりの業務進捗状況をしっかり把握しています。社員の進捗状況の把握は、業務漏れや進捗遅れなど、業務上起こりうるミスやトラブルを未然に防ぐ効果としても有効です。社員が「いつ」「どこで」「何を」しているかを把握していれば、トラブルが発生した場合でも、迅速かつ的確な指示を送ることができるのです。

このような迅速なフォローバックがクライアントの信用を高めるだけでなく、部署・チーム・上司・部下との良好な関係づくりにも効果的です。

サービス品質・売上・社員満足度・顧客満足度の向上

先にあげたように円滑な情報共有は、社員の稼働率を向上させる効果が期待できることから、企業全体の業務効率化と生産性の向上に期待できます。企業全体の生産性が向上すれば、サービス品質の向上に加え、顧客満足度、従業員満足度を向上させる施策にも注力することができます。

つまり、現時点で業績が良い企業は、社内の情報共有を徹底している企業であると言えるのと同時に、業績不振が続く会社の原因は情報共有ができていないことにあるかもしれません。

社内情報を円滑に浸透させるポイント

社内情報の共有が重要であることがわかっていても、社内情報を上手く浸透しないことに悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。情報共有ツールを導入しても社内に浸透しなければ何も意味がありません。

そこで、社内の情報共有を円滑に進めるための具体的な方法を本章では解説しています。

情報共有のメリットを社員に知ってもらう

社内の情報共有を円滑に進めるポイントは、情報共有するメリットを社員全体に知ってもらえることです。例えば、社内SNSを導入することで、必要な情報をリアルタイムかつチームやグループごとに重要な報告が自動的に共有される仕組みを作ることができます。こういった社内SNSのような報告連動型SNSを利用することにより、無駄のない社内メールのやりとりが実現し、残業が削減できるといったメリットがあることも研修などで広く認知させることが重要です。

情報の受け手に配慮した共有ツールの導入

円滑な社内情報の共有は、情報の受け手に配慮した共有ツールの導入が必要です。なぜなら、さまざまな情報を発信しても、その情報が見られていなければ、何も意味がないからです。情報の受け手に配慮した環境の整備とは、見やすいプラットフォームの作成や共有システムの簡素化、プッシュ通知を赤字で表示されるような取り組みなどがあげられます。

社内Wikiツールを導入して、社内情報が蓄積されるようなシステム作りも、情報共有を円滑に進める方法のひとつです。過去の情報をいつでも自由に見れることによって、引き継ぎや新人教育に要する時間の効率化にもつながります。こういった必要な情報を必要な人にわかりやすく届ける工夫が社内に情報共有を浸透させる近道にもなり得ます。

情報共有のポイントを抑えて社内インフラへ

情報共有の重要性と共有方法について理解は深められたでしょうか。

社内の円滑な情報共有を行うためには、まず社内全体になぜ情報共有が重要であるかを伝えて、理解してもらうことから始めましょう。こういった重要な施策は、組織全体を取りまとめる「総務」の施策やマニュアル作りが鍵を握ります。企業規模が大きければ大きいほど、困難を極める作業ですが、ITツールなどを駆使して、社内インフラとなるような体系作りを行いましょう。

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