総務の業務効率化!グループウェア導入前に知っておくべきポイント

2022/02/10

本記事をご覧の方は「総務部内に手作業が多く何とかしたい」「総務部の業務を効率化したい」「もっと生産性のある業務に工数を割り当てたい」などの悩みを持たれているのではないでしょうか。 総務部へグループウェアを導入する際は、事前にしっかり検討する必要があります。組織に合わないグループウェアを導入してしまうと、費用対効果が出ずに、導入コストが無駄になってしまいます。 この記事では、総務部へグループウェア導入を検討している方に向けて、導入による効果や、導入時の懸念点などをご紹介します。 この記事をグループウェアの導入前に読むことで、導入後に効果が出ずに失敗するリスクを減らせます。

総務でグループウェアを導入する前に検討すべきポイント

ここでは、総務部門へグループウェアを導入する前に検討すべきポイントをご紹介します。 導入の理由や目的を明確化した後、既存の業務を細分化し、費用対効果が出るかを試算することがポイントになります。

導入の理由・目的を明確化する

総務でグループウェアを導入する前に「なぜグループウェアを導入するのか」という理由や目的を明確にしておきましょう。 導入の理由や目的が明確化されていないと、なんとなくグループウェアを導入したけれでも効果が出ないという事態になってしまうリスクがあるためです。 例えば「総務のどの業務の効率化をねらうのか」「どの程度の効果を期待するのか」「どの業務を優先的に改善したいのか」などをあらかじめ明確化すべきです。 明確な目的があれば、導入すべきグループウェアの種類やオプションに迷うことなく、スムーズに導入を進められます。 グループウェアの導入理由や目的は、経営陣や管理職だけで情報を留めるのではなく、社員にも周知した上で導入を進めるとスムーズに導入が進むでしょう。

既存の業務を細分化する

総務の業務内容は多岐に渡るため、グループウェアの導入で効率化できる業務とできない業務に分ける必要があります。 総務は手作業の業務が多いため、すべての業務をグループウェアで効率化できないかと考えてしまいますが、実際は手作業で進めた方が効率的なケースもあります。 また、グループウェアの導入が有効とされる業務でも、作業量が少なく作業頻度が高くなければ、従来のやり方で進めた方が効率的な場合もあります。 業務を細分化し、グループウェアの導入による効率が高い業務から適用を進めていくと良いでしょう。

費用対効果が出るか試算する

幅広く多くの機能を持つグループウェアですが、費用対効果は事前にしっかり試算すべきです。 なぜなら、わざわざ業務効率化のためにグループウェアを導入しても、導入コスト以上の効果が出なければ、損失が増えてしまうためです。 例えば「現在の業務ではどれくらいのコストが発生しているか」「グループウェアを導入することでどれだけの削減効果があるのか」など、定量的に事前に試算すると良いでしょう。 試算して費用対効果が出ることを試算後に導入を進めることで、失敗のリスクを低減できます。

総務で得られるグループウェアの効果【業務負荷の軽減】

グループウェアは「社内掲示板」「ファイルの共有機能」「ワークフロー」など、たくさんの機能を備えています。 それらの機能によって、具体的に総務部内のどのような業務が効率化できるのかをご紹介します。

取引先との業務のやり取りもスムーズにできる

総務部では取引先とのコミュニケーションや来客対応といった業務があります。グループウェアの導入でそれらのやりとりを効率化できるケースは多いでしょう。 例えば「来客スケジュールの共有」や「議事録の共有」、「掲示板を活用した全社員への情報周知」などの業務が効率化できます。 具体的には、従来のやり方で発生していた、資料を印刷・配布・保管する手間や、ファイルをメールで送る手間を削減できます。

出退勤記録を一元管理できる

総務が担当する出退勤記録は、管理や集計に多くの工数がかかるという課題があります。 その課題に対して、グループウェアのタイムカード機能を導入することで、社員の出勤・退勤を一元管理できるようになります。 また、一元管理できるだけでなく、出勤日数や有給日数のカウントなど自動化できる部分も多く、データの改ざんなどの不正抑止にも繋がります。 外部ツールとの連携やCSV形式でのエクスポート機能なども活用すれば、更に業務負荷の軽減に繋がります。

備品の一元管理

総務では社内に存在する多くの備品管理を任されるケースがあります。 しかし、在庫・出庫状況をチェックし、Excel等に入力して管理する場合、多くの工数が必要となります。 グループウェアの「備品管理機能」を活用すれば、それらの作業の手間や時間が削減でき、総務社員の工数が削減できます。 また、備品の管理表が個人のPCに散在してしまうリスクも減らせ、備品の状況共有と一元管理が実現できます。

総務のグループウェア導入前に知っておくべき懸念点

総務部にグループウェアを導入する前に知っておくべき懸念点が3つあります。 これらの懸念点を導入前に把握し、対策を早めに検討しておくことで、グループウェア導入後に問題になるリスクが減らせるでしょう。

セキュリティに対する懸念が発生する

総務のグループウェア活用を阻む要因として、セキュリティへの懸念があります。 総務部門は社員の様々な個人情報や機密情報を扱うため、情報漏洩に対してセンシティブになります。 そのため、特にクラウドサービス形態のグループウェアの場合は、活用に消極的になってしまい、非効率な手作業が残存してしまうリスクがあります。 最近ではセキュリティ対策に力を入れるクラウドサービス提供企業も増えており、様々なセキュリティ対策が進んでいるため、情報漏洩やデータ消失といったリスクは以前よりも低減しています。 その点を社内にしっかり周知し、社員のセキュリティに対する不安を取り除くことで、グループウェアの活用を促進できます。

一部の社員が十分に活用できない

グループウェアの導入は業務効率化や生産性向上が期待できますが、実際に導入してみると、一部の社員が十分に活用できていないケースがあります。 社員のITリテラシーは様々なので、グループウェアをすぐ使いこなせる人と、使いこなすまでに時間がかかる人がいます。 そのような場合、すぐに使いこなせた社員が、使いこなせない社員に対してストレスを感じてしまったり、使いこなせない社員がプレッシャーを感じてしまうケースがあります。 十分に活用できていない社員へは、どの部分がわからないのかなどを丁寧にヒアリングし、フォローアップ研修や個別支援などの対策を講じる必要があります。

費用対効果が十分に出ない

グループウェア導入後の失敗例として、費用対効果が十分に出ない点が挙げられます。 グループウェアを導入するためには、初期費用や運用費用、オプション費用などが発生します。 グループウェアの持つ豊富な機能を十分に活用できず、効果が出ないままそれらの費用を払い続けてしまうと、無駄な出費になってしまいます。 導入前に、現場の社員が使いこなせるかや、どれだけ業務が効率化できるのかなど、現場の社員の声もヒアリングしながらしっかりシミュレーションすることが重要です。

総務部門はグループウェアによって業務効率化が期待できます

本記事では、総務で得られるグループウェアの効果や、導入前に知っておくべき懸念点をご紹介しました。 総務はグループウェアが適合する場面が多く、グループウェアのメリットを最大限に活かせれば、導入効果が出やすい業務となります。 既にグループウェアを導入済の企業では、総務を進めるうえでグループウェアがなくてはならないツールとなっています。 総務において業務効率化を検討されている方は、グループウェアの導入を提案してはいかがでしょうか。

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