総務部の業務が変わる!コスト削減する方法をご紹介

2022/03/08

「総務部」は、企業全体を支える大切な存在です。しかし、全ての部署を支えていく上で様々な業務が発生し、コストが増大してしまうことも少なくありません。企業の利益を拡大させるためには、総務部のコストを削減することが求められます。 そこで本記事では、総務部の業務でコスト削減できない要因や、コスト削減する方法をご紹介します。コストを削減できずお悩みの総務部の方は、ぜひご覧ください。

総務部の業務でコスト削減できない3つの要因

まずは、総務部の業務でコスト削減できない3つの要因について、順番に解説します。

要因1:ルーティンワークが非効率的

総務部は主に企業全体の事務作業を扱いますが、業務の種類は多岐にわたります。また、他部署からの問い合わせといった突発的な業務も発生しやすいため、作業量が増大しがちです。効率的に業務をこなしていかないと、残業が増えて人的コストがかさんでしまいます。 しかし実際には、スケジュール管理などのルーティンワークに無駄が多く、貴重な時間が奪われるケースが多いのです。特に、ホワイトボードなどを用いるアナログ業務には、多くの時間がかかります。定時までに必要な業務を終わらせるためには、こうした業務の見直しが必要です。

要因2:紙の書類を扱う業務が多い

紙の書類を扱う業務が多いことも、総務部のコストを増大させる要因となります。紙の書類には、用紙やインクの物的コストはもちろん、印刷や文書管理のための人的コストもかかるのです。書類1枚だけなら少額でも、その量が増えれば無視できないコストになります。 紙の書類にかかるコストを削減するためには、ペーパーレス化の実現が必要不可欠です。顧客関係の書類などではペーパーレス化が難しい場合もありますが、少なくとも社内の書類はオンライン化できないか考えましょう。ペーパーレス化のメリットや実現方法について知りたい方は、次の記事をご一読ください。円滑にペーパーレス化を実現する方法!ペーパーレス化の導入効果とは

要因3:テレワークを導入できていない

テレワークを導入することで、通勤のための交通費や時間的コストを削減できます。しかし、総務部の業務では来客対応や問い合わせ対応が発生しやすく、テレワークの完全導入は難しいでしょう。とはいえ、交代制であればテレワークを導入できるケースも多いはずです。 それにもかかわらず、実際にはテレワークを導入できていない総務部も少なくありません。その大きな理由は、環境構築のハードルが高いと考えられていることでしょう。テレワークで使える社内独自のネットワーク環境を構築するためには、確かに多くの手間やコストがかかります。 あるいは、テレワークを導入しても上手く運用できずに、オフィスワークに戻ってしまうケースもあります。テレワークを導入してコスト削減するためには、導入から運用までスムーズに実施できる方法でなければなりません。

総務部がコスト削減するベストな方法は「ITツール」の活用

総務部がコスト削減するベストな方法は、「ITツール」の活用です。ITツールは業務効率化を目的とするオンラインツールで、総務部に限らず多くのチームが導入しています。ここでは、総務部のコスト削減につながるおすすめITツールを3つご紹介します。ITツールについて詳しくは、こちらの記事をお読みください。ITツールとは?社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、オンラインでスケジュールの管理・共有が行えるITツールです。ホワイトボードのように移動や手書きの必要がなく、日々欠かせないスケジュール管理を大幅に時間短縮できます。 専用のインターフェースで、素早く予定の追加や更新が可能です。カレンダー形式のため自分や他社員の予定が把握しやすく、チームワーク向上にもつながります。スケジュール管理は、ルーティンワークの中でも大きなウェイトを占める業務のため、特に導入したいITツールです。アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた社員とチャット形式でやり取りできるITツールです。本文の入力・送信ボタン押下という2ステップだけで、簡単にメッセージを送信できます。社内ネットワークに依存せず使えるため、テレワークの導入がぐっと近づくでしょう。メッセージベースのリモート会議も可能です。アイポの「ビジネスチャット」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」は、社内の申請業務をオンライン化できるITツールです。申請書の作成・共有から承認・差し戻しまで、申請手続きが全てオンラインで完結します。申請書をなくしてペーパーレス化を実現しやすくなり、大幅なコスト削減につながるでしょう。紙の申請書を印刷・提出する必要がないため、テレワークでも申請手続きが可能となります。アイポの「ワークフロー」

総務部の業務にITツールを導入して、コスト削減しましょう!

今回は、総務部の業務でコスト削減できない要因や、コスト削減する方法としておすすめのITツールをご紹介しました。総務部は企業を支える上で欠かせない部門ですが、コストが増大しやすい部門でもあります。総務部の業務は幅広く、突発的な業務も発生しやすいため、コスト削減が重要課題です。 コストを削減する上で、ルーティンワークの効率化やペーパーレス化、テレワークの導入が求められます。それらを実現するベストな方法は、ITツールの活用です。とはいえITツールの種類は非常に多く、業務シーンごとに別々のITツールを導入するのでは結局コストがかかります。 コストを抑えつつITツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアはITツールの1種で、情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く搭載しています。グループウェア「アイポ」なら、低コストな月額料金だけでスピード導入が可能です。 アイポのプレミアムプランなら、月額たったの550円で今回ご紹介したITツールの機能が全て利用できます。総務部の業務を効率化してコスト削減したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

社員の自発性を高めるには?自発性の重要性や高めるコツを紹介
マナー違反に注意!テレワークで気を付けるべきビジネスマナー3選
不動産業界で紙を削減するメリットとは?デメリットや準備すべきことも紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。