総務の負担を無くすメリットとは?負担を無くすための4つのアプローチを紹介

2022/04/13

この記事をご覧の方は、総務の負荷が高いことにお悩みではないでしょうか。

総務の負荷を減らすことは重要です。総務の負荷が高い状態が続くと、従業員満足度の低下や生産性の低下、離職率の増加につながるリスクもあるでしょう。

この記事では、総務の負担を無くすメリットや負担を減らすためのアプローチを紹介します。

この記事を参考にして総務の負荷を無くせば、企業の生産性の向上や、人手不足の軽減につながるでしょう。

総務の負担を無くすメリットとは?

ここでは総務の負担を無くすメリットを紹介します。メリットは複数あり「人手不足への対策」や「ワークライフバランスの改善」「離職率の低下」「生産性の向上」ですので、詳しく見ていきましょう。

人手不足への対策となる

現在日本は少子高齢化のために人口が減少し続けており、労働人口も減少しています。

日本の労働人口の減少は深刻な課題ですが、この傾向は今後も続き、今後さらに深刻さを増していくと想定されるでしょう。

人手不足の中では、総務においても簡単に人的リソースを増強することが難しくなります。総務の負担を事前に減らしておくことで、人手不足で人的リソースを増やせなくなった場合でも業務が問題なく遂行できるでしょう。

ワークライフバランスの改善につながる

総務の負担を減らすメリットは、会社のコスト削減だけが目的ではありません。負担を減らせば、社員の残業時間が減り、ワークライフバランスの実現にもつながります。

企業は働き方改革やワークライフバランスなどが常に求められており、総務の負担を減らすことでワークライフバランスが実現するのであれば、企業も積極的に取り組むでしょう。

ワークライフバランスが改善されることで、社員のパフォーマンス向上やモチベーション向上にも繋がるはずです。

離職率の低下につながる

総務の負担を無くすメリットとして、離職率の低下も挙げられるでしょう。

生産性向上に取り組む企業には、社員の業務量を増やすことで、高い成果を出そうとするケースがあります。そのような場合、社員あたりの労働量や負担が増えることになり、ストレスが大きくなってしまう場合もあるでしょう。

その結果、心身の健康を保てなくなるなどの理由で離職してしまうリスクもありますので、負担を減らしてそのような状態の社員を少しでも減らすべきです。

生産性の向上につながる

総務の負担を無くすことで、生産性の向上につながるというメリットもあるでしょう。

総務の負担が大きい場合は、社員の余裕がなくなってしまい集中力低下にもつながるリスクもあります。また目先の業務に対応することに精一杯になってしまい、業務の効率化や中長期的な戦略策定に時間を取れなくなるリスクもあるでしょう。

その結果、社員1人ひとりの生産性が低下してしまい、会社全体の生産性の低下にも繋がってしまいます。

生産性を上げるためには、業務量や負荷を減らしつつも、高いアウトプットを出せる環境を構築すべきです。そのためにも、効率的に業務を遂行できる仕組みの導入が求められるでしょう。

総務の負担を無くすためのアプローチ

ここでは総務の負担を無くすためのアプローチを4つ紹介します。

総務の負担が高いままの状態では、従業員満足度の低下や生産性の低下、離職率の向上に繋がってしまうリスクがあるため、ここで紹介するアプローチを進めて改善しましょう。

社内業務を洗い出し優先順位を付ける

総務の負担を無くすためのアプローチの1つとして、社内業務を洗い出し優先順位を付ける方法が挙げられます。

総務部で抱えているすべての業務を洗い出し、棚卸しした業務に対して重要かどうかの優先順位を付けていきましょう。

日々の業務を遂行することに精一杯になっていると、業務の重要度を再確認したり優先順位を付けたりせずに、目の前にある業務を手当たり次第に片付けてしまいがちです。

洗い出した業務に1つ1つ優先度をつけて整理することで、本当に重要な業務を見つけ出せるでしょう。

業務プロセスを改善して無駄を無くす

社内に残る様々な慣習によって生産性が下がっているケースもありますので、業務プロセスを改善して無駄をなくすことで、総務の負担を無くせる可能性があります。

例えばPCやインターネットが普及し、様々なシステムやITツールが存在するにもかかわらず、各種申請を紙媒体と印鑑で進めている企業も少なくありません。

有給休暇の申請を例に取ると、紙ベースで進める場合はまず申請書を印刷し、手書きで日付や名前などを記入した後、社内メールで総務へ送付する必要があります。

そして申請書を受領した総務は、申請書の内容を確認し、不備があれば社内メールで従業員へ差し戻すといった作業が必要になるでしょう。

勤怠管理システムが導入された会社の場合は、これらの作業をWeb上で簡単に進められます。

各部署の業務について詳しい総務ならではの目線で、このような社内に残存する無駄な業務や効率の悪い業務を洗い出し改善することで、生産性向上につなげられるでしょう。

ITツールの活用を推進する

ITツールの活用を推進することでも、総務の負担を減らせます。

最近ではビジネスチャットでのコミュニケーションや、クラウドストレージを使った文書管理などをしている会社も多くなりました。

例えば社員間の連絡はメールで行うよりも、チャットツールの方がスピード感があり、わざわざ「お疲れ様です」などの定型文を記載する手間やストレスを軽減できます。

その他にも電子契約ツールやタスク管理ツールなどのITツールを活用することで、業務の効率化を実現し、生産性を向上できるでしょう。

日々の細かな業務にもコスト意識を持ち、ITツールの活用を推進することが重要です。

定期的にアンケートを集める

総務の負担を無くすためには社員の要求を把握すべきですので、定期的にアンケートを取って希望や要望を集めるようにしましょう。

例えば「どのような業務を負担に感じているか」や「どのような制度やITツールを導入すれば業務が効率化しそうか」などを調査することで、社員の要求を把握できます。

例えば子育てや介護をしている社員が通勤時間がもったいないと感じていることが分かれば、リモートワーク制度の導入を提案できるでしょう。

総務部内での社員の声を拾い上げ、改善のための行動に移すことが、総務の負担を軽減することにつながります。

総務の負荷を無くすためにアウトソーシングする

総務部の業務は、簡単にこなせる単純作業から社内ルールを熟知した社員でないとできない業務まで多岐に渡ります。

その中でも誰でも簡単にこなせる業務であれば、アウトソーシングを検討するのも良いでしょう。例えば消耗品の手配や社用車の管理、様々な集計作業などが挙げられます。

生産性の向上を目指すのであれば、総務部の業務をアウトソーシングし、社員に時間的な余裕を作ることも重要です。

アウトソーシングのメリット

総務でアウトソーシングする最大のメリットは、社員の工数を自社の利益に結びつく生産性の高い業務に集中できる点です。

また総務のプロにアウトソーシングすることになるため、新人を採用して教育するコストや時間の削減も期待できます。

更に休職や退職によって急に人員が不足した際にも、すぐに人材確保ができる点もメリットです。

総務をアウトソーシングすることで、コスト削減と安定した業務遂行が実現できる点はメリットでしょう。

アウトソーシングできる業務とは

総務をアウトソーシングするには、まず業務の洗い出しと分類をしましょう。総務は大きく以下の4つに分類できます。

①専門的な知識や経験が必要で、社内事情もある程度把握しておく必要のある業務
②専門的な知識や経験が必要だが、社内事情を把握してなくてもできる業務
③誰でもできる業務だが、社内事情をある程度把握しておく必要のある業務
④誰でもできる業務で、社内事情を把握してなくてもできる業務

この中でアウトソーシングに適しているのは④です。また②もアウトソーシングが可能でしょう。

まとめ

この記事では、総務の負担を無くすメリットや負担を無くすためのアプローチを紹介しました。

総務の負荷を無くすことは重要です。総務の負荷が高い状態が続くと、従業員満足度の低下や生産性の低下、離職率の増加につながるリスクがあります。

この記事を参考にして総務の負荷を無くせば、企業の生産性の向上や、人手不足の軽減につながるでしょう。

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