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社内掲示板とは
社内掲示板とは、アナログであればオフィスや廊下、食堂など全ての社員が閲覧できる場所にお知らせや社内報を貼り出し情報伝達するシステムです。
デジタルであれば、オフィスや食堂などに大型モニターを設置してペーパーレス化の状態で情報伝達します。
社内掲示板における最大の目的は2つ。
- 全ての社員への情報伝達
- 情報共有による業務効率化
近年は社内SNSやアプリ、ツールを使って全ての社員へ情報を一斉送信する企業も増えていますが、すべての社員が社内スマホ・PCを所有しているわけではない会社なら、社内掲示板が情報伝達とコミュニケーションの有効手段といえるでしょう。
社内掲示板で開示した情報からノウハウ共有・業務効率化などの効果が期待できるため、アナログをはじめ昔から活用されてきました。
しかし、アナログタイプの社内掲示板ではデメリットも多いのが難点でした。
＜アナログタイプ社内掲示板のデメリット＞
- 社外にいる社員が確認できない
- 社内掲示板がある場所へ行く用事がない社員への伝達漏れ
- 紙上の情報が多すぎると隅々まで読むのに時間がかかる(確認漏れの可能性)
その点、デジタル化された社内掲示板は伝達漏れや社外にいる社員へも情報共有できるなどのメリットがあり、アナログタイプより有効だとして導入する企業が増えているのです。
【メリット】社内掲示板もアップデート
社内掲示板をアナログからデジタルへアップデートする企業が増えています。
その理由は「メリットの多さ」です。
PCやスマホでも表示できる
デジタル版の社内掲示板システムでは、社員が持つPCやスマホへ表示できるものがあります。
派遣先で仕事をしている社員、打ち合わせや営業で社外にいる社員も情報を確認できるため、情報伝達がよりスムーズになり精度も上がっているのです。
通知漏れを大幅に抑え、ノウハウ共有や作業効率化情報が行き届きやすくなるのは企業にとってメリットでしかありません。
ペーパーレス化、掲示板作成の手間を省く
紙面に情報を載せ、壁や掲示板に直接貼るアナログタイプだと、印刷し貼る、貼り替えるなどの作業が必要でした。
見やすい・読みやすい工夫のためにカラーペンを使い分けたりイラストを描いたりと、限られた人しか用意できないというデメリットがあったのです。
一方、デジタル掲示板はPCで情報を整えて表示させるだけ。カラーやイラストもシステム上で編集したり、テンプレートを使って情報を入力するだけというケースもあります。
印刷する手間もなく、張り替え作業もシステム上で完結。ペーパーレス化と工数削減が実現するのです。
過去の情報を検索できる
デジタルの社内掲示板では、過去の情報を探せる検索機能がつているものもあります。
「あのお知らせに書いてあったけど、どんな内容だった？」
「掲示板で共有してたよね、どれだっけ？」
こんな場面で検索機能が大活躍！
情報整理や保管、確認業務もよりスムーズとなります。
社内掲示板の活用で増えるアイデアの提案
社内掲示板はアナログからデジタルへアップデートされているだけでなく、様々な工夫が取り入れられています。
社員食堂がある企業では、社員が食堂へ集まる時間に大型モニターでお知らせを表示させたり、時間帯によってコンテンツを変えるなどの工夫を取り入れていたり。
朝の時間帯ならミーティングの内容、お昼は気軽に見られる内容など、テレビ感覚で情報を共有しているのです。
また、高性能な掲示板ツールを導入して営業所や支店にも共有している会社があります。
ペーパーレス化だけでなく情報伝達のスピード、情報共有の手軽さといた面で便利です。
社報に掲載していた情報をデジタル掲示板へ移行し、社員が気軽に楽しみながら読めるよう工夫した企業もありました。
社内掲示板を有効活用して、売上成績や社会貢献をお知らせするなどブランディングの一環にもなります。
社内掲示板ツールのデメリット
社内掲示板をデジタルへ移行する際には、デメリットも対策と併せて把握しておきましょう。
情報の整理が大切
社内掲示板に掲載する内容は、慎重に吟味しなければなりません。
機密情報や社外秘情報など安易に載せた場合、情報流出してしまうリスクがあるためです。
モニター掲示板を導入するならば、取引先の社員や業者が出入りする可能性も考慮して情報を整理すべきです。
また、不要な情報ばかり続いてしまうと掲示板の必要性を感じなくなる社員が出てくる可能性もあります。
必要でベストな情報のみ掲載できるよう、チェック体制を整えてある程度のルールやテンプレートも用意しておくことをおすすめします。
必ず全員が見るとは限らない
スマホやPCへ表示させるタイプの社内掲示板だと、利用する機会が少ない部署や社員へ情報伝達が遅れる可能性があります。
全ての社員がスマホやPCを持っていない会社なら、むしろアナログ版の方が情報伝達しやすかもしれません。
自社にとってどのタイプの社内掲示板が便利で有効なのか、部署や部門ごとの使用ケースをイメージしながら選ぶことも大切なのです。
社内掲示板ツールはアイデア提案の聖地へ
アナログタイプからデジタルタイプへアップデートされ、さまざまな機能も追加されている社内掲示板。
会社それぞれの利用シーンをイメージしながらベストなツールを導入すれば、コミュニケーションの変化や作業効率化、生産性UPが望めます。
どんな機能があれば便利なのか？より情報伝達しやすいシステムはどれなのか？会社の特徴や社員の動きを第一にツールを選びましょう。
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