「社内掲示板」導入のメリットや必要性をポイント解説!効率化する方法とは

2021/08/17

社内のスケジュールや各種の業務連絡など様々な情報を、全社員に伝達することで効率的に業務を進めるためのお知らせコーナー、それが社内掲示板です。文字通りオフィスの壁などに掲示するボードであったり、こうした情報をPC上で一元管理するソフトウェアであったりしますが、どちらにしても様々な情報を社員全員に通知したいときの連絡手段と考えてください。

内容は多岐にわたっていますが、業務連絡だけでなく、個人が持っている仕事の情報やノウハウなども、社内で共有することで業務の効率化を図ることも目的としています。

かつてよく見られたのは壁のボードに紙のプリントを掲示するアナログ掲示板ですが、今では多くの企業がPC上でデジタル化された情報を共有するデジタル掲示板を導入しています。本記事では、そのメリット・デメリット、デジタルの社内掲示板ツールを導入する際の留意点について、見ていきたいと思います。

まず、アナログ掲示板と、デジタル掲示板を比較してみましょう。

アナログの社内掲示板のメリットとデメリット

アナログ掲示板は先に述べたように、社員の目につきやすい社内の壁面などに掲示することで、社員への通知が行き渡ることを意図しています。そのメリットとしては、例えば工場の製造作業に従事している社員など、PCを使わない社員に対しても周知しやすいということです。

デメリットとしては、ひとりひとりに通知するわけではないので見落とされがちなことや、営業など外勤が多い社員や他の会社に派遣されている社員に通知が遅れる可能性があることが挙げられます。また、掲示板の前で立ち止まってプリントに書かれた情報を読む必要があるため、情報量が多いと把握に時間がかかったり、読み飛ばしてしまうという課題もあります。

デジタルの社内掲示板のメリット・デメリット

デジタル掲示板のメリットとして、PCやスマホから参照することができるため、営業など外勤の多い社員や他の会社に派遣されている社員にも漏らさず伝えることができることが挙げられます。
さらに通知漏れを防ぐためには、PCを起動した際に、全社員向けのメッセージを表示させることで見落としを防ぐという機能を活用する方法もあります。

デジタルで情報を共有するため、情報管理や検索が容易になるという点も大きなメリットです。一方、デメリットとしては、普段PCを使わない社員への通知漏れが生じる点で、これらの社員に対して補足的に紙媒体での通知を行うなどの作業が必要となる場合があります。また、デジタル掲示板を見た他の社員から伝達するというケースもありますが、もともとの意図とは異なる伝わり方をする恐れもあり、注意が必要です。

その他、デジタル化に伴う初期費用やサーバーのメンテナンスなどのランニングコストがそれなりにかかることになります。このようにアナログとデジタルの社内掲示板にはそれぞれメリット・デメリットがありますので、自社の業務内容や社員の属性、環境に合わせて、社員が利用しやすい方を採用するようにしてください。

社内掲示板ツールの導入メリット

それでは、社内掲示板ツールを活用した際のメリットをご紹介していきましょう。先に少し触れましたが、デジタルの社内掲示板ツールを活用した際のメリットについて、少し詳しく見ていきたいと思います。

情報検索が可能になる

社内掲示板ツールを用いて情報共有を行うことの、最大のメリットは、「情報検索が可能になる」ということです。
アナログ掲示板では、クリップされたプリントを一枚一枚めくって探すことになりますが、デジタルでは、すぐに知りたい情報を検索することができます。これは、情報が蓄積されればされるほど大きなメリットとなるでしょう。

全体業務の効率化が期待できる

社内掲示板ツールによる情報共有が習慣化されることで、様々な業務効率化が図られます。一つの例として、経験のある方もいらっしゃると思いますが、情報が共有化されていないと、何度も同じ質問が寄せられ、その都度同じ回答をしなければならなくなる、ということがあります。

ただ同じように回答するなら楽なのですが、相手が全くの新人で基礎知識から説明しなければならないのか、ある程度わかっている人なのかによって対応を変えなければならなくなったりします。場合によっては、かなりの時間を費やすことになり、非効率この上ありません。

社会掲示板ツールを活用することで、これまでの質問と回答を検索することができるようになれば、大幅に業務の効率化が図られます。

社内ノウハウの蓄積

社内には、常に新しい知識やノウハウが生まれています。しかし、それは社員一人一人の知識やノウハウであったり、よくても部署ごとの知識やノウハウであることが多く、自動的に社内に共有されていくものではありません。
一人一人が意識をもって社内掲示板ツールで共有することで、社内の財産として蓄積され活かされるのです。社内の人間だけが知りうる情報ですので、ネット検索では得られない貴重な情報となります。人事異動や新人採用によって人が入れ替わっても、社内に蓄積されている情報ですから、皆が利用することができるでしょう。

社内掲示板ツールの導入、活用時のポイント・注意点

最後に、社内掲示板ツールを導入、活用する際のポイントや注意点について見ていきましょう。
社員がどのように利用するか、具体的にイメージしながら内容や運用ルールを検討していくことが肝要です。

社員の利用状況に合わせたコンテンツ、運用方法の検討

社内掲示板ツールの導入に当たっては、対象者である社員をイメージしながら、配信する内容や運用方法を検討することが必要です。既に導入済みの場合は、これまでの利用率やよくアクセスされているコンテンツといった運用実績をチェックしながら、コンテンツの見直し・充実、適切な運用方法の検討を進めていくようにしましょう。

運用に当たって、特に考慮すべき点を以下に紹介していきますので、参考としてください。

社員のITリテラシの把握

そもそもPCやスマホを利用している社員が少ない場合、デジタル社内掲示板の効果はあまり期待できません。まずは日常的にPCやスマホを利用している社員を把握するようにしてください。

その上で、例えば工場や建設現場など、朝礼などでの伝達が主な手段となっているような職場の場合は、職長や現場監督にデジタル社内掲示板を見ることができるスマホやモバイルPCを持たせるようにし、現場に周知徹底するようにしましょう。

社内マニュアルの作成

全ての情報が全員に行きわたりさえすれば効率的というものではありません。それぞれの情報には、全社員向けに必要な情報もあれば、一部の社員だけが必要とする情報があります。自分にとって不要な情報があまりに多くなってくると、社内掲示板の必要性を感じなくなって、急ぎの情報があってもすぐに閲覧しないようになりますので、大きな失敗につながりかねません。
それぞれの情報について、全社通知、部内通知等に分けるルールを決めるなど、情報発信のルールを策定して必要な社員に確実に届くよう運用していきましょう。

情報管理・セキュリティ対策

社内掲示板では、非常に多くの情報が発信されるため、一定のルールに従って情報を整理しておくことが必要です。

例えば、社内掲示板を利用しているある大手企業では「社員のみ、社員及び派遣、部門のみ」というように参照可能な者を指定するという整理が行われています。顧客情報であれば、さらに特定の部署、特定の者のみが参照できるといった厳しい情報管理も必要となるでしょう。セキュリティレベルの設定、さらにはアクセス権の付与も考慮した情報漏洩対策を行うことも大切です。

参考URL
https://tunag.jp/ja/contents/hr-column/2786/

社内の情報発信や伝達に役立つ社内掲示板の導入

社内掲示板のメリットや利用に当たっての留意点について見てきましたが、最も大切なことは実際に多くの社員に使われることと言ってよいでしょう。

情報の整理や管理、運用ルールづくりはもちろん大切です。しかし、まず現実的に運用できるところから始め、試行錯誤もしながら社員、ひいては会社にとって、役に立つ掲示板づくりをしていくようにしましょう。

社内掲示板のツールを選ぶときは、社内の情報共有の課題や、社内掲示板を通じて実現したいことを、サービス提供会社に相談して、目的に適したツールを導入してみてはいかがでしょうか。

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