社内掲示板の活用方法から学ぶ社内コミュニケーションの最適化

2021/07/09

社内掲示板とは

社内掲示板はあらゆる企業や団体で、何らかの形で利用されています。

本記事では、一般的な社内掲示板の活用方法を紹介します。さらに、近年導入事例が増えているグループウェアの社内掲示板を取り上げます。グループウェアの社内掲示板による、既存の業務を発展させる活用方法。また、活用にあたっての注意点を解説します。

まず初めに、社内掲示板というと、どのようなものをイメージされるでしょうか。例えば、オフィスの壁にかけられた掲示板や、最近は、電子掲示板(デジタルサイネージ)も見かけます。

また、グループウェアには社内掲示板の機能を持つものが多くあります。グループウェアを導入している企業では、そちらの社内掲示板を利用することが多いです。

このように、社内掲示板と言っても形状は様々あります。しかし、その利用目的は形状にかかわらず同じで、利用者へ情報を周知することにあります。そのことを踏まえた上で、次項では社内掲示板の活用方法について詳細を紹介していきます。

社内掲示板の活用方法・メリットとデメリット


続いて、社内掲示板の具体的な活用方法を紹介します。また、社内掲示板の活用方法にまつわるメリット、デメリットにも触れます。

活用方法としては、前項で述べた通り、情報の周知・徹底です。利用者に情報を一斉に周知するため、オフィスの目立つところに掲示します。

例えばシステム開発を行う会社であれば、開発用ソフトウェアのアップデート通知。医療機関など24時間体制の職場であれば、社員のシフト表。職種によって内容は異なりますが、社内掲示板は情報の周知・徹底のために使います。

続いて、情報発信に社内掲示板を使うことのメリットを2点挙げます。
1.迅速な情報周知
2.重要度の向上
1点目は、社内掲示板に情報を掲示すれば発信が可能なので、周知に時間がかからないという点です。会議やメール、広報等の別の伝達手段よりタイムラグが少ないのです。

2点目は、社内掲示板に貼り出すという行為がその情報の重要度を高めるという点です。社内掲示板に貼られているという存在感が、情報の重要性を物語ることになります。

続いて、情報発信に社内掲示板を利用する際のデメリットを2点挙げます。
1.情報を見ない、見られない
2.情報の陳腐化
1点目は、社内掲示板は対個人に絞った発信ではないことにより発生する事象です。「社内掲示板に連絡事項を掲示した」という連絡は行われません。

そのため、日頃、社内掲示板を見る習慣のない利用者に、連絡事項が伝わりません。また、駐在勤務や外回りの利用者は社内掲示板を見られないので、同様に連絡事項が伝えられません。

2点目は、社内掲示板の連絡事項が定期的に整理整頓されない場合に発生する事象です。古い情報が残っていると、利用者の混乱や、情報の誤認を招きます。
以上の通り、社内掲示板には、活用方法による恩恵と運用形態によるリスクがあります。

グループウェアを利用した社内掲示板の活用例

本項では、グループウェアで提供される社内掲示板の活用例を、得られる効果という形で4点紹介します。
1.情報の伝達力を強化
2.情報管理を簡便化
3.情報セキュリティを強化
4.情報の到達率を向上
1点目は、オンラインで動くグループウェアだからこそ実現できる、最大の強みです。発信元が情報を入力し、搭載した瞬間に、グループウェアを利用しているメンバー全員が閲覧できます。

物理的な社内掲示板であれば、連絡事項を印刷して貼らなければなりません。また、メンバーは社内掲示板まで出向いて見に行く必要があります。さらに、外回りの営業職員は物理的な社内掲示板だと帰社するまで見ることができません。

そんな時、グループウェアを使える端末さえあれば、即時確認が可能です。また、連絡事項を掲示した旨をメールやチャット機能で一斉通知することで、閲覧を促せます。

2点目は、グループウェアに搭載している情報はデータベース管理であることによる恩恵です。つまり、並び替えや廃棄、更新がしやすいと言うことです。例えば、あらかじめ情報の掲示期限を設定し、自動的に非公開にしましょう。

そうすることで、古い情報が残らないように制御できます。

3点目は、社外に情報が漏れにくいということです。物理的な社内掲示板は、来客など社外の人でも見ることができてしまいます。

一方、グループウェアを利用しているのは自社の利用者のみです。そのため、掲示している情報を社外の人間が見ることはできません。つまり、情報セキュリティの担保ができると言えます。

4点目は、LINE等のメッセージアプリでいう既読チェック機能を活かした方法です。

グループウェアによっては、アクセスしたメンバーを管理者が閲覧する機能があります。この機能を利用して、全員が掲示した連絡事項を閲覧しているか確認できます。

以上4点のように、グループウェアの社内掲示板は、物理的な社内掲示板の弱点を補う要素があります。また、社内掲示板の役割・機能をぐっと強化することができるのです。

社内掲示板を運用する際の注意点

本項では、グループウェアの社内掲示板を活用するにあたり、注意すべき点を2点紹介します。

1.情報の重要度・緊急度が伝わりにくい。
2.情報の誤認、見落としが起こりやすい。

1点目は、パソコンの画面で連絡事項の一覧を見た時に、重要度の軽重がわからないことが原因です。利用者は、どの情報から確認すれば良いのか判断ができない事態におちいります。

また、ルールを設定して社内掲示板の運営をしない場合、情報が氾濫するリスクがあるのです。このリスクには、重要度別、部署別、期限が近い順などで、文書を並び替え視覚的に理解しやすくすることが有効です。

2点目は、電子文書を読む際の人の特性が原因です。

デジタルで提供される情報を読む際に以下の事象が避けられません。人は、パソコン等の画面だと、文章を細部まで目を通さず、ざっと読んでしまうのです。そのため、紙等別の媒体と比べ、情報への理解度が薄まることに。つまり、情報を誤って理解し、重要な情報を見落とすリスクがあるのです。

このリスクには、連絡事項を簡潔に整理すること、連絡文書のレイアウトを読みやすさ重視で整えることが有効です。さらに、連絡文書に曖昧な表記がないか留意することも有効です。

社内掲示板を活用しステップアップ

本記事では、社内掲示板の活用方法を紹介しました。また、近年多くの企業が導入しているグループウェアの1機能である社内掲示板の活用方法を紹介しました。

企業活動では、関係者同士の円滑なコミュニケーションが達成・維持されていることがとても重要です。

企業活動は、1つの目標を達成するための個人の集合体です。ですから、コミュニケーションが重要であるということとは、業態を問わない真理であると言えるでしょう。

社内掲示板とは、利用者全員に同じレベルの情報を周知するという点で、とても有用なツールです。

しかし、本記事で述べたように、社内掲示板の利用には、メリットとデメリットが存在します。特に物理的な社内掲示板のデメリットは、企業活動に大きく影響を及ぼしうるもので、できる限り避けるべきリスクです。もしご自身の職場で本記事に挙げた事例が起きている場合、早々に対処されることをお勧めします。

一方、グループウェアの社内掲示板では、物理的な掲示板で起こりうるリスクを低減することができます。また、グループウェアの社内掲示板においては、活用方法で述べた通り、情報伝達の効果を上げることも可能です。

社内掲示板の活用方法でお悩みの方にとって、グループウェアの社内掲示板を活用することは、1つの解決策になるものと考えます。

グループウェアの社内掲示板のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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