飲食業界もグループウェアを導入して業務を効率化!

2021/05/06

飲食業界において社内業務の効率化が要求されています。それは個人運営でもフランチャイズ運営でも同じことです。効率化が要求されている業務としては社員への業務連絡や新商品にかんする会議、外出の予定などです。これらを実践するために多くの飲食店はグループウェアを導入しています。

グループウェアでは本社だけでなく店舗でも活かすことが可能です。とくにグループウェアの社内SNS機能は店舗のセキュリティを強化するとともに社員の負担を減らすことに繋がります。この記事ではグループウェアについて説明するとともに、飲食業界における導入の課題についても見ていきましょう。また実際に社内SNSの導入事例についても見ていきましょう。

グループウェアとは

グループウェアは仕事上の業務改善を目的としたインターネット上のツールです。スケジュール管理や掲示板機能など業務上必要な機能を安全なセキュリティ上で利用することができます。自社ネットワークを使用するオンプレミス型と他社上のネットワークを利用するクラウド型がありますが、近年はその利便さからクラウド型が人気を博しています。

次に飲食業界におけるグループウェア導入のメリットについて見ていきましょう。

グループウェア導入の目的・メリット

管理が簡単に

グループウェア導入の目的としてまずあげられるのが管理業務の効率化があります。従来書類管理やスケジュール管理を紙媒体でおこなっており紛失や情報伝達のミスが目立っていました。それをインターネット上で電子化(ペーパーレス化)することでミスを防ぐとともに業務時間の短縮など効率化が可能となるのです。

本社と店舗のコミュニケーション向上

業務上の連絡手段としてチャット機能をはじめ全体に通知可能な掲示板機能などコミュニケーションにおける機能が充実しています。セキュリティ上安心な上LINEのように気軽にメッセージのやり取りができることもポイントです。

とはいえ飲食業界ではグループウェアの導入が難しいとの指摘があります。次に飲食業界におけるグループウェア導入の課題について見ていきましょう。

オフィスワークの少ない飲食業でそもそも導入・定着が難しい

グループウェアは便利な機能を兼ね備えていますが基本的にはオフィスワーク向けなものが多いです。そのため接客やキッチンがメインの飲食業界においては導入の敷居が高いのです。アルバイトや実務をこなす社員はもちろんのこと店舗責任者も常にオフィスワークをしているわけではありません。

常に他のことに従事しているためグループウェアを導入しても確認のしようがなく対応が遅れることもあります。売り上げや在庫管理のために導入するのはいくらか現実的かと思えますが、それであればすでに多くの飲食店が導入しています。

注文の受付も他社媒体のものであったり電話での対応が多いためわざわざグループウェアを導入しないくてよいという結果になってしまうのですが、運用に負担にならない使い方はあります。

クラウド型のグループウェアであれば機能を選んで購入することが可能です。飲食業界においてはまずは「社内SNS」機能の導入から始めてみてはいかがでしょうか。

社内SNSとは

社内SNSとは言葉の通り社内で使うためのSNSのことです。LINEなど通常のSNSを仕事用として使うことに抵抗のある社員やセキュリティ面で不安を感じる経営陣にとって仕事用のSNSがあることは大きな意味を持ちます。

なぜ社内SNSなのか

社内用のSNSが必要とされている背景にはやはりセキュリティ上の問題があります。セキュリティ面を重視する企業では海外にシステム管理されているLINEやFacebookなどを仕事用として使うことに懸念を示すこともあります。日本の会社がセキュリティ管理をしていることで国内の企業にとっては安心です。

またプライベート用のSNSを仕事と両用して使うことに違和感を感じる従業員もいるようです。プライベートと仕事ではSNSを分けたほうがよいでしょう。

社内SNSについて一通り踏まえたら次に社内SNSのメリットについて見ていきましょう。

社内SNS導入のメリット

人材の定着

プライベートのSNSを使用していると仮名であったり写真が本人でないことがよくあり、誰とコミュニケーションをとっているか分からなくなってしまうことがあります。その点仕事用と割り切っていれば本名や本人写真に抵抗もないでしょう。

また社内SNSが定着しコミュニケーションが活発になれば優秀な人材の流出防止にも繋がります。優秀な人材であればあるほどコミュニケーションを重視するといいますからその点でも有効といえるでしょう。

また近年問題となっている「ブラック企業」化を防ぐことにも繋がります。公私が明確に線引きされることで会社として必要以上に介入したり干渉したりすることが減るからです。

スケジュール管理も社内SNSで

多くの従業員を抱える飲食店ではスケジュール管理やシフト管理が重要になってきます。社内SNSにはスケジュール機能も同時に搭載されている例もありとても便利です。同時に搭載されていなくても別途で機能を購入できるため2つの機能を同時に利用することをおすすめします。

迅速な情報共有

LINEのやり取りに近いメッセージ送信機能を持ち合わせていることで情報共有も活発化するでしょう。2人でもそれ以上でも問題なく情報共有が可能です。また新しく入ったスタッフもフレンドリーな環境があることで職場に早く溶け込むことが期待できます。

このようにたくさんのメリットがある社内SNSですが注意すべきことはどんなことでしょうか。次に見ていきましょう。

注意するべきこと

使用の時間帯を決める

SNSとはいえあくまで仕事用なので四六時中メッセージが止まない状況だと従業員のモチベーション低下に繋がりかねません。使用は出来るだけ仕事中のみを心がけ、従業員にも推奨するようにしましょう。従業員同士でプライベートの繋がりもあるでしょうが、そこは私用のものを使ってもらうなどして対策を練りましょう。

従業員全員を巻き込む

職場には正社員のほかにもアルバイトやパート・派遣社員といったスタッフが働いており年齢も様々です。しかし良い職場をつくるには全員が統一感を持っていることが大事です。社内SNSにおいても全員がコミュニケーションを取れているかこまめに確認するようにしましょう。

注意点についておさえたら次に飲食業界におけるグループウェア導入のポイントについて見ていきましょう。

多機能だが使用難易度も高くなる一般的なグループウェアではなく、比較的簡易な社内SNSを推奨する理由がここにある。いきなり全員に社内SNSの機能をすべて活用させるのは難しいので、まずは一部機能からでも徐々に浸透させていくことをおすすめする。

グループウェア導入の際のポイント

シンプルで使いやすさを重視

飲食業界においてはあまりに多機能すぎるグループウェアを選ぶ必要はありません。機能の数よりもシンプルかつ使いやすさを重視しましょう。

飲食業でグループウェアの導入を

グループウェア導入に課題も多い飲食業界ですが、社員SNSなど比較的利用価値の高い機能から始めてみてはいかがでしょうか。

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