最初はなにから始めるべき?中小企業のデジタル化のいろは

2022/09/09

中小企業のデジタル化に隠れる最初の問題

中小企業のデジタル化は、どの企業でも思ったよりも進みません。さまざまな政策も進められてきましたが、現実はそこまで到達していない企業が多くを占めます。なぜこのような事態に陥っているのか、理由から対策を取っていかなければいけません。

中小企業のデジタル化に隠れた問題

中小企業の多くは、デジタル化に関して実施も予定もしていないといわれてきました。中小企業の多くがデジタル化に対する反発を持っているかが注目しなければいけない問題です。さまざまな企業がデジタル化と叫ばれるなかで、そこまで簡単にできるかといえば大規模プロジェクトになりやすい問題を抱えます。

中小企業は、そこまで体力を持っていません。デジタル化にメリットがあるとしても、イニシャルコストの投資ができるかといえば、将来的なメリットが見えてこないなかで決断するのは難しいのが現状です。仮にメリットがある可能性があるとしても、現実的に目の前で利益につながったビジョンが見えないこともあげられます。はっきりとした形が見えてこないからこそ、デジタル化を受け入れがたいといえるでしょう。

デジタル化に関する人材不足もあります。中小企業だけにとどまらず、デジタル化に対する人材不足は深刻です。これまでデジタル化に対応してきた人材育成ができてこなかった中小企業にすれば、現状の変化に対応できない事態につながります。社員のリテラシー不足といった問題も人材育成の失敗につながっているのです。

中小企業が最初に目指すべきことは

中小企業がデジタル化していく上では、最初に目指すことは大きくしないことです。デジタル化というと、どうしても大きな形を目指してしまいがちですが、これではイニシャルコストの増大を招きます。大量のコストを投下しても、本当に影響が出るかどうかはわからないでしょう。これではうまくいきません。最初にすることは目的をはっきりとさせ、スモールパッケージの構築にあるからです。

スモールパッケージとは、新しい技術を投入するにあたって、小さなチャレンジでトライアンドエラーを繰り返すことにあります。中小企業ではデジタル化の下地を作るのが難しい状況でした。いきなり高機能な技術を投入しても、トライアンドエラーにすらならない可能性があるのです。そのため、最初は目的を決めた上で小さなパッケージで改善を目指していきます。

トライアンドエラーのなかには、どれぐらいの時間がかかるのかといった定量的測定も重要です。時間のかかり方や改善のポイントがわかれば、デジタル化を促進する意味が見えてきます。安定した形になったら、デジタル化を広げていけばいいでしょう。このやり方なら、イニシャルコストも最小限に抑えながら、人材育成もゆっくりと進んでいくからです。

中小企業のデジタル化の壁

デジタル化は手段でしかありません。DX化は企業に変革をもたらすためのものですが、中小企業で最初に求める必要はないのです。逆にDX化を目指しすぎた結果、混乱と支出という痛みが生じ、意味を見失う可能性が出てきます。

一般的に中小企業でも経営陣がデジタル化を進めていくことになるでしょう。このときの問題が現場との意識の違いです。どんなにすばらしい技術だと思っていても、現場では足かせと考える可能性が出てきます。この距離を縮めておくことが、デジタル化の壁を乗り越えるために必須の条件です。

では、どのように伝えるべきかといえば、組織全体を引っ張るために目的を明確にして共有することにあります。距離が離れていると、目的は伝わりません。自分たちの立ち位置などを明確にして、プロジェクトとしてどのように進めるか、連携を理解することが大切です。

種類からみる中小企業が最初にすべきこと

日本の企業構成をみると、99.9%は中小企業が占めています。それだけ多くの業種が存在するため、デジタル化といっても同じではありません。それどころか、業種によって最初にすべきことには違いが出てくるからです。

オフィス業務のデジタル化

オフィス業務の多くは、紙媒体を利用してきました。これは中小企業でも同じです。ところが元請け企業などがデジタル化を進めたことで、中小企業でも導入が求められるようになりました。最初に手掛けておきたいことは、メールやチャットなどの連絡手段です。中小企業でも導入が簡単で、効果を上げやすい方法といえます。連絡手段が紙媒体の代わりに記録を残してくれるからです。

その先にあるのは、契約書などのデジタル化です。デジタル化を進めれば、保管方法なども簡単になり、場所も取りにくくなります。データベースなどの構築につながれば統計などの作業も簡単に素早くなるため、最初はここからスタートしていくといいでしょう。

バックオフィスのデジタル化

すべてのことをデジタル化するのではなく、最初にバックオフィスでの業務をターゲットにすることもあげられます。給与計算などの業務はデジタル化が簡単にできる範囲です。人材育成もそこまで難しくないため、中小企業が最初に目指すにはちょうどいい難易度を持っています。

勤怠管理などもデジタル化できれば、給与計算などもさらに効率化します。人員削減にもつながり、コストダウンもはかれるのがポイントです。勤怠管理などは徐々に浸透しやすいため、中小企業の最初のデジタル化としても用いられてきました。意識改革的な部分として、DX化に着手する場合にも有効です。

スケジュール管理で状況を改善

中小企業のなかでも外出の多い企業では、スケジュール管理が重要になります。企業として、だれがどのような行動をしているか把握するのは重要です。しかし、オフィスに情報を集約しようとすれば、だれかがその任につかなければいけません。オフィスに戻ってきて、自分で記入するといった方法も取られてきましたが、情報の鮮度はどんどんと遅れます。

スケジュール管理をデジタル化すると、インターネットがつながれば情報の更新が可能でいつでもどこでも最新の情報で管理できます。管理できるということは、だれが見ても情報が理解でき、情報共有を進められるのです。情報共有が進められるなかで、メールだけではなくビジネスチャットなども利用することが増えていきます。同時に情報交換できるツールとなるからです。

こうした組み立てが、デジタル化でなにが必要なのか、当初の目的を補正する役割を持っています。現場との話し合いも進めていけば、必要なことを徐々に見つけてデジタル化できるでしょう。追従できないほどの急速な改革ではなく、無理なく進めていく大事なポイントです。

中小企業のデジタル化はゆっくりと

投入コストや人材育成の問題からも、中小企業ではデジタル化は簡単ではありません。それどころか、苦難の道が待っていることも珍しくありません。どれも一朝一夕ではいかない問題です。最初は緩やかにスタートし、負担を少なく抑えて行かなければいけません。焦ることによって、せっかくの効率化が進まないかもしれないからです。

最初はスケジュール管理などの身近で簡単なデジタル化からスタートするといいでしょう。業務の負担も少なく、操作も直感的にできるものが多いからです。のちに体制が整えば、次のステップに移れば負担は最小限に抑えられます。中小企業にとって、デジタル化は難しい問題です。だからこそ、焦らず確実な道を選ぶことが必要となってきます。

こちらの記事でも企業のIT化に関して詳しく解説しています。IT化を進めていきたいと思われている場合、ぜひご覧くださいませ。

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