フィードバックという言葉を聞いたことはあるかと思いますが、実際に取り組んでいる企業は意外と多くは無いのかもしれません。他のことで時間が無かったり忙しいと、社員1人1人にじっくり対面している暇はありません。
しかし、フィードバックをしっかりと行うことで、社員のモチベーションアップやクオリティの上昇に繋がり、結果的に会社に好影響をもたらす可能性があります。本記事では、フィードバックの概要についてと、フィードバックの取り入れ方、取り組み方についてご紹介していきます。
目次
フィードバックとは
フィードバックという言葉を目にすることは多いですが、実際にはどのような意味なのでしょうか？フィードバックとはもともとは出力を調整、修正したりするための電子回路のことをいいました。しかし現在のビジネスシーンでは、「行動に対する結果」を伝えることを指します。そのうえで、何が良くて何が悪かったのか、改善点はあるのかなどを具体的に伝えていくことで、会社における様々な役割を果たします。
フィードバックの目的
フィードバックをおこなう目的には、どんなものがあるのでしょうか？
人材の育成
フィードバックをおこなう目的の一つとして、人材の育成があります。仕事の結果とともに、良かった点や改善点を伝えることで、社員にアドバイスを送ることができるのです。社員はそのアドバイスを、スキルアップのために活用することでしょう。
エンゲージメントの上昇
フィードバックの機会をこまめに設けることで、「上司は自分のことを気遣ってくれている」といったように、社員からの信頼を得ることにもつながるのです。フィードバックを上手く行うことで、人材の育成とともに、信頼関係の構築にもつながります。結果として、「このような会社で働きたい」と社員が思ってくれれば、会社全体としてのエンゲージメント率の上昇につながるのです。
人事考課の結果を伝える
フィードバックは、人事考課の結果を伝えることにも活用できます。人事考課の結果をフィードバックとして利用する際は、フィードバックをおこなう目的を明確にし、面談の際には社員にもしっかり伝えるようにしましょう。
フィードバックの際は、良かった点と悪かった点をできるだけ平等に伝えるようにしましょう。もちろん、無理に悪い点を探す必要はありません。
フィードバックの種類
フィードバックには、大きく分けて2種類あります。
ポジティブフィードバック
ポジティブフィードバックは、部下の仕事の結果に対し、良かった部分を伝える際に使用します。ポジティブフィードバックを作成する際は、部下のモチベーションとなるように意識して書くと良いでしょう。どの部分が良かったのか、より具体的に書くことで、部下も自分の長所を自覚するきっかけにもなり、今後の業績に好影響をもたらすかもしれません。
ネガティブフィードバック
ネガティブフィードバックは、部下の仕事の結果に対し、悪かった点や改善すべき点を伝える際に使用します。ネガティブフィードバックの目的は、部下の成長を促すためのものである必要があります。あまり強い表現だったり、部下を責め立てるような言い方だと、かえって部下のモチベーション低下に繋がってしまう恐れがあるため、気を付けましょう。
フィードバックをおこなう頻度は？
フィードバックをおこなう頻度に関しては、なるべく高頻度でおこなうことが推奨されているようです。その方が、結果的に部下のモチベーションアップにつながり、クオリティも上昇したという事例が多いからです。
もちろん、毎日というわけにはいかないでしょうが、1か月に1回程度が妥当では無いでしょうか？時間が無いようでしたら3か月に1回、半年や1年に1回でも構いませんが、可能な限り適度におこなうのが望ましいでしょう。
フィードバックに取り組む際のポイント
フィードバックの概要についておさえたら、実際に取り組む際のコツやポイントについて見ていきましょう。
まずは信頼関係を築く
フィードバックに取り組むにあたって、フィードバック対象者との信頼関係が築けているかどうかは重要になってきます。日常的に関係が悪化している場合、それがどれだけ的確なフィードバックだったとしても、受け入れてもらえない可能性があります。そのような事態にならないためにも、部下や社員との関係性は、常日頃から良好に保つよう意識すると良いでしょう。
具体的に伝える
「あのセミナー、わかりやすくて良かったよ！」と言っても、部下には響かない可能性があります。例えばセミナーであれば、セミナー全体のどの部分が特に良かったのかを知りたいのです。「項目2の説明が、みんな頷いていたよ」「〇〇の持論に関するとこ、個人的にすごく同意するよ」といったように、具体的なフィードバックとなるように意識しましょう。
客観的になる
フィードバックを作る際は、主観的な主張はなるべく入れず、客観的になって書くことです。世間一般的であったり、ビジネスシーンの常識の観点から見てどうだったのかを書くようにしましょう。
また、フィードバック対象者の能力も考慮したフィードバックをおこなうようにしましょう。例えば入社1年目の新入社員に、あまり要求の高すぎるフィードバックを書くことは、かえって心理的な負担を与えてしまうことになりかねません。
また、悪い部分を指摘する場合は、感情的になるのではなく、データや事実に基づいた指摘をするように心がけましょう。
幅広い範囲で取り組む
フィードバックをおこなう際は特定の人間だけに留まらず、幅広い人材や社員を対象におこなっていくようにしましょう。フィードバックが特定の社員に偏っていると、「あれ、何で私には無いのかな？」と他の社員が不満になってしまうかもしれません。逆に「何で俺だけ何だ？」といったように、フィードバックを受ける側もおかしく感じてしまう可能性があるのです。
抱えている部下に対しては全てを対象におこなうなど、公平性を意識して幅広い範囲で取り組みましょう。
フィードバックの際に気を付けること
フィードバックをおこなう際に、気を付けるべきことがあります。
プライバシーに気を配る
フィードバックを伝える際は、基本的には1対1の面談が望ましいです。特に、特定の人物を対象としたフィードバックはプライバシーにも関わる問題であるため、注意が必要です。実際には通常のフィードバックであっても、人によっては怒られていると感じてしまったり、恥ずかしいと思ってしまう人もいます。このことが原因で落ち込んでしまうと、かえって逆効果となってしまいますので、フィードバックに取り組む際は、年代や役職、国籍関係無しにプライバシーを常に意識しておこなうとよいでしょう。
フィードバックは、ＩＴツールで導入可能
フィードバックをおこなう重要性についてご紹介いたしました。しかし、テンプレートなども無く1から作成するのは意外と難しいものです。aipoなどのＩＴツールを使えば、フィードバックを簡単に作成することが可能です。
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