こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスで組織を発展させるためには、部下への「フィードバック」が欠かせません。フィードバックは医療業界や生物学など、様々な分野で用いられている言葉です。しかし、この言葉を聞いたことはあっても、深い意味をご存じない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスにおけるフィードバックの基礎知識からメリット、効率的に行うポイントまでご紹介します。フィードバックの意味をご存じない方はもちろん、部下へのフィードバックを効率化したい方も、ぜひご覧ください。
目次
フィードバックとは
フィードバックを英語にすると「feedback」となり、「帰還」という意味を持ちます。元々は、制御回路のアウトプット（出力）をインプット（入力）に帰還させる操作を指す電子工学用語でした。そこから転じて、ビジネスでも幅広く用いられるようになったのです。
ビジネスにおけるフィードバックとは、部下のアウトプット（成果物）に対して上司が評価することを指します。上司の評価を部下がインプット（吸収）すれば、次回以降のアウトプットに活かすことが可能です。結果として、部下のスキルアップや業務品質向上につながります。
ただし、フィードバックの対象となるものは、必ずしも最終成果物だけとは限りません。アウトプットを生み出すまでの業務プロセスも一種のアウトプットであり、フィードバックの対象となり得ます。
最近では上司・部下の関係だけではなく、企業・顧客の関係でフィードバックが行われることも多くなりました。例えば動画共有サービス「YouTube」では、ユーザーが直面した問題をフィードバックとして運営側に送信できます。フィードバックは今や、あらゆる業種において欠かせません。
ビジネスでフィードバックを行う3つのメリット
ビジネスでフィードバックを行うことは、チームに多くのメリットをもたらします。主な3つのメリットについて、簡単に解説します。
部下を効率的に育成できる
フィードバックを実施すれば、部下が自らの業務に隠れた問題を認識できます。次回の業務で同じ問題を繰り返さないように、どうすべきかを自分で考えるきっかけにもなります。結果として、部下のスキルアップにつながるでしょう。また、既存の業務に対して改善点を伝えれば良いため、上司が手取り足取り教えるよりも負担がかかりません。部下を効率的に育成でき、上司・管理職の負担軽減が期待できます。
チームの成果がアップする
フィードバックを実施すれば、部下が過去の失敗から学んで同じ失敗を繰り返さなくなります。その結果アウトプットの問題が減少し、部下の業務品質が向上するでしょう。チームの一員である部下の業務品質が向上すれば、当然ながらチーム全体の成果もアップします。また、部下を育成する負担が減ることで、上司が自分の業務に専念できるのも大きなポイントです。
モチベーションが向上する
上司からのフィードバックがあると、部下は「よい評価を受けたい」と考えます。結果として、部下のモチベーション向上にもつながるでしょう。自らの業務を積極的に省みて問題を改善するため、業務品質がさらに向上します。社員のモチベーションが高いとチームの雰囲気も良くなり、全体の生産性も向上しやすくなります。
フィードバックを効率的に行う3つのポイント
何も考えずにフィードバックを実施しても、期待ほどの効果は得られません。フィードバックを効率的に行うためのポイントを押さえておきましょう。
評価に具体性を持たせる
「ここはイマイチだね」のように抽象的な評価では、部下もどうしたら良いか判断できません。そのため、部下への評価には具体性を持たせることが大切です。どこにどんな問題があるのか、どのような方向性で改善すべきなのか、といった内容を部下に伝えましょう。
ある程度は自分で考えてもらう
具体性が重要とはいえ、あまりにも事細かに正解を教えるのは良くありません。「上司が教えてくれるからいいや」と、部下が自分で考えなくなってしまいます。ある程度は部下自身に考えてもらいましょう。改善の方向性は示すにしても、正解は部下自身で見つけてもらうことが大切です。
追い詰めないよう注意する
アウトプットに問題があれば部下に伝える必要がありますが、単なる説教のようになってはNGです。フィードバックで追い詰めてしまうと、部下のモチベーション低下を引き起こします。悪い点だけではなく良い点も伝える、ポジティブな表現で伝えるなどして、部下を追い詰めないよう注意しましょう。
効率的にフィードバックするなら「グループウェア」もおすすめ
効率的なフィードバックを実現するためには、部下との情報共有やコミュニケーションも欠かせません。しかし、最近ではリモートワークなども増えており、アナログな手段では情報共有できないケースも多いでしょう。こうした課題を解決するには「グループウェア」がおすすめです。
グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに便利な多くの機能を持つITツールで、多くの企業が利用しています。ここでは、フィードバックに役立つグループウェアの機能を3つご紹介します。
部下の状況を把握できる「カレンダー機能」
業務のプロセスも含めてフィードバックするなら、日頃から部下の状況をしっかり把握することが大切です。「カレンダー機能」を使えば、Web上で効率的にスケジュールの管理・共有が行えます。カレンダー形式で社員ごとの色分けなど見やすい工夫もあり、部下の状況がひと目でわかります。
また、カレンダー機能は「日程調整機能」と併用したり、設備予約に使用したりすることも可能です。部下とフィードバック面談を行う際に、すばやい日程調整や同時に会議室の予約ができます。日々のスケジュール管理に役立つため、フィードバックに直接的な関係がなくても導入したいITツールです。
離れた部下と意思疎通できる「ビジネスチャット」
部下と離れた場所にいて、すぐにコミュニケーションが取れないケースも多いでしょう。ビジネスチャットを使えば、オンラインチャット形式で部下と意思疎通が図れます。本文入力・送信ボタン押下だけでメッセージを送れるので、メールよりも手軽です。スマートフォンでも使えるため、リモートワークや外出先でも対応できます。
業務の記録を残せる「報告書機能」
細かくフィードバックするためには、日々の業務記録も欠かせません。報告書機能を使えば、Web上で業務報告書の作成・共有が効率的に行えます。デスクトップ通知によりすばやく報告書を展開できるほか、既読状況も把握できます。コメント機能もあるため、日報の作成に利用すれば上司が手軽にフィードバックすることが可能です。
まとめ｜グループウェアを導入して、フィードバックを効率的に！
今回は、ビジネスにおけるフィードバックの基礎知識からメリット、効率的に行うポイントまでご紹介しました。
フィードバックには、部下の育成やチームの成果アップなど多くのメリットがあります。しかし、ポイントを押さえずにフィードバックを実施しても期待ほどの効果は得られません。今回ご紹介した内容を参考にして、効率的なフィードバックを実現しましょう。
グループウェアを導入すれば、フィードバックだけではなく普段の業務効率化にもつながります。フィードバックを効率的に実施したい方やチームを発展させたい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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