FAXやメールよりも便利なビジネスチャット!メリットを解説

ビジネスで情報共有する際に、FAXやメールを用いている企業は多いですよね。一方で、これらの情報共有手段には不便な点が多く、悩んでいる方も多いでしょう。こうした不便さをなくすために、多くの企業が「ビジネスチャット」を活用しています。

ビジネスチャットとは、オンラインチャット形式で離れた社員と情報共有できるITツールです。業種を問わず普及しつつあるものの、まだまだビジネスチャットについてご存じない方もいると思います。

そこで本記事では、FAXやメールで情報共有する際の課題や、情報共有にビジネスチャットを用いるメリットをご紹介します。FAXやメールでの情報共有にお悩みの方は、ぜひお読みください。

FAXで情報共有する際の3課題

FAXでの情報共有には課題が多いこともあり、利用する企業が少なくなりつつあります。まずは、FAXで情報共有する際の3つの課題について解説します。

課題1:オフィスにいないと情報共有できない

FAXで情報共有するためには、送信者・受信者ともにオフィスにいなければならないのが最大の課題です。自分や相手が外回りの仕事やリモートワークだった場合、その時点で情報共有は行えません。場所の制約があるため、重要な情報を迅速に共有することには不向きなのです。

課題2:多くのコストがかかる

FAXで情報共有する際には、送信者・受信者の双方で用紙やインクを消費することになります。情報共有が頻繁に発生すると、コストがかさみやすいのも課題です。また、事前に書類を印刷してセットする手間が生じ、情報共有までにかかる人件費も軽視できません。

課題3:誤送信のリスクが大きい

FAXで情報を相手に送信する際には、FAX番号を入力することになります。10桁以上もの数字を正確に入力しなければならず、ミスがあると誤送信につながりやすいのも課題です。機密情報が意図しない企業に漏洩した場合、信用問題は避けられません。

メールで情報共有する際の3課題

クライアントや異なる部署の社員とは、メールでやり取りする企業が多いでしょう。しかし、メールでの情報共有にも、3つの課題があります。1つずつ、順番に解説します。

課題1:情報共有に時間がかかる

メールを作成する際には、本文だけでなく件名や宛先など、多くの入力項目を埋める必要があります。また、送信したメールを相手が確認するまでには、必ず待ち時間が発生します。このように、情報共有に時間がかかりやすいのがメールの大きな課題です。最悪の場合、別のメールに埋もれて確認してもらえないことも。

課題2:やり取りが煩雑になりやすい

複数人や繰り返しのやり取りをメールで行うと、煩雑になりやすいのも課題です。複数人とのやり取りでは誰が何を発言したか追いきれなくなり、認識違いが発生しやすいでしょう。1対1のやり取りでも、何往復もメールが続くと重要な情報を見落としやすくなります。

課題3:誤送信のリスクが大きい

FAXと同様に、メールにも大きな誤送信のリスクがあります。特に、送信先を設定する際に「TO」「CC」「BCC」を使い分けなければならず、煩雑でミスが発生しやすいのです。多くの宛先にメールを送信する場合、誤った宛先が含まれていても見落としやすいでしょう。

情報共有にはビジネスチャットがおすすめ

このようにFAXやメールでの情報共有には、様々な課題が存在します。こうした課題を解決するベストな情報共有手段は、ビジネスチャットです。ここでは、ビジネスチャットで情報共有する4つのメリットについて、順番に解説します。

ビジネスチャットについてより詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。

導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは?

メリット1:どこでも情報共有できる

ビジネスチャットなら、Webブラウザさえあれば情報共有が可能です。社内ネットワークに依存しないため、どこでも情報共有が行えるメリットがあります。リモートワークに対応できるだけでなく、外出時でもスマートフォンで情報共有が行えます。ビジネスチャットによってはスマホアプリ版もあるため、スマートフォン操作も快適です。

メリット2:情報共有に手間がかからない

ビジネスチャットなら、本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できます。そのため、メールのように手間をかけずに情報共有できるのもメリットです。また、メッセージを受信するとパソコンやスマートフォン上に通知されるため、見逃すことなく迅速にやり取りできます。

メリット3:複数人・繰り返しのやり取りも容易

ビジネスチャットなら、1対1はもちろん複数人とのグループチャットも手軽に行えます。オンラインチャット形式で誰が何を発言したのかが把握しやすく、煩雑になりません。リモートワークでのオンライン会議にも利用可能です。また1対1でやり取りが続く場合でも、メールのように別の情報と混在しないため、正確に意思疎通できます。

メリット4:誤送信のリスクを減らせる

ビジネスチャットでメッセージを送信する際には、まず相手を決定します。相手のアイコンや氏名が分かりやすく表示されるため、間違っていれば送信前にすぐ気づけます。また、目的に合わせたチャットルームを作成することで、複数人の決まった相手と手軽にやり取りが可能です。そのため、FAXやメールと比べて誤送信のリスクを大幅に減らせるでしょう。

ビジネスチャットを導入して、情報共有を快適にしましょう!

今回はFAXやメールで情報共有する際の課題や、情報共有にビジネスチャットを用いるメリットをご紹介しました。

最近ではリモートワークが広まっており、対面でのやり取りが行えない場面も増えています。FAXやメールでは、そもそも情報共有できなかったり、多くの時間を浪費したりしやすいでしょう。状況を問わず快適な情報共有を実現するためには、ビジネスチャットの活用が鍵となります。

これからビジネスチャットを導入するなら、多機能な「グループウェア」がおすすめです。情報共有に役立つ機能を多数持つITツールで、ビジネスチャットはもちろんスケジュール管理機能なども利用できます。

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