こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
工場の仕事でも、情報共有やコミュニケーションは欠かせません。一つの工場だけでも多くの社員がさまざまな場所で働いており、管理者の方は全体の状況を把握する必要がありますよね。複数の工場を持つ大きな企業では、工場間での連携も必要になります。
しかし、工場ではそれぞれの社員が離れた場所で作業しているため、コミュニケーションが簡単にできないことも多いでしょう。また、離れた工場とは直接のやり取りができないため、スムーズな情報共有は難しいのではないでしょうか。
そこで、工場を持つ多くの企業が注目しているのが「グループウェア」です。グループウェアを使うことで、工場で課題になりやすい情報共有やコミュニケーションを効率化できます。しかしグループウェアの存在は知っていても、工場の仕事にどう活かせるのかイメージが方も多いですよね。
そこで今回は、工場でグループウェアが役立つ5つのシーンをご紹介します。工場での情報共有やコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひご一読ください。
目次
そもそもグループウェアとは？
グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進してくれるオンラインサービスです。特定の職種に限らず情報共有やコミュニケーションに課題を抱えている企業は多く、幅広く導入が進んでいます。
グループウェアによるデータ管理の方式は、大きく分けると「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類です。オンプレミス型の場合は自社サーバーを使い、クラウド型の場合はWeb上のクラウドサーバーを使います。
リモートワークのようにさまざまな働き方が増えてきたこともあって、最近ではオフィス外でも使えるクラウド型のグループウェアが主流です。ここからは、クラウド型グループウェアに焦点を当てて解説していきます。
工場でグループウェアが役立つ5つのシーン
工場に勤務している方の多くが、情報共有やコミュニケーションに課題を抱えているのではないでしょうか。工場で発生するこのような課題にも、グループウェアを使うのがおすすめです。工場の仕事でグループウェアが役立つ具体的なシーンを5つ、ご紹介します。
工程管理
個別の注文を受けて生産する方式の工場では、特に工程管理が大切です。製造する部品ごとに使用する機器や担当者が変わってくるため、それぞれの作業工程を正確に管理しなければなりません。また作業工程ごとの依存関係も強く、たとえば部品Aの製造工程に遅れが発生すると、部品Aを使用する組み立て工程も遅れることになってしまいます。
このような細かい作業工程の状況を管理するためには、グループウェアを使うのが効果的です。グループウェアを使うと、Web上で細かい作業工程を一括管理できます。ガントチャート形式のため進捗状況や完了期限がひと目でわかり、遅れが発生している工程もすぐに把握可能です。
また、工程ごとに予定工数・実績工数も記録できるため、負荷が大きい工程や遅れやすい工程もしっかり把握できます。その結果、人員の補充や生産ラインの見直しといった対応を迅速に行え、工場全体の生産性向上につながるでしょう。
ドキュメントの管理・共有
工場でも、検査記録表や製造工程一覧図などさまざまなドキュメントを扱いますよね。こうしたドキュメントを紙のままにしておくと、破損や紛失など管理上のリスクがあります。
また、複数の社員が一度にチェックできないうえに、所定の保管場所から毎回取り出す必要があり、使い勝手が悪いでしょう。
その点、グループウェアを使うとこれらのドキュメントを電子データとして、Web上で管理・共有できます。ペーパーレス化により紙のコストを減らせるだけではなく、管理リスクも低減します。また、社員各自がWebブラウザからドキュメントを閲覧できるため、紙のドキュメントと比べて迅速に情報共有できます。
工場内でのコミュニケーション
工場の仕事では、コミュニケーションも欠かせません。しかし多くの社員がそれぞれの持ち場で作業しているため、全員の状況把握や指示出しを行うのはかなり大変ですよね。また、企画や設計といった部署間の連携も、口頭で直接行うと時間がかかります。
このような工場でのやり取りを効率化するには、やはりグループウェアがおすすめです。グループウェアには、任意の相手とスマートフォンで手軽にやり取りできるビジネスチャット機能があります。相手を決めてメッセージを入力するだけで簡単にコミュニケーションが取れるので、相手がいる場所まで移動する必要がありません。
拠点間の業務連携
規模が大きな企業では、各地に複数の工場を持っている場合もあるでしょう。管理者はこうした各工場の状況を正確に把握し、適切な指示を出す必要があります。しかし、離れた工場と直接のやり取りはできないので、電話やメールを使うことが多いのではないでしょうか。
電話では相手がすぐに出られないことも多く、メールではいつ読んでもらえるかわからないのが難点です。離れた工場で働く社員とのやり取りにも、グループウェアが役立ちます。前述のビジネスチャット機能でメッセージを送ると、相手のパソコンやスマートフォン上に通知が届きます。そのため、見逃されることなくスムーズなやり取りが可能です。
また、グループウェアにはスケジュール管理機能もあり、離れた工場で働く社員のスケジュールも簡単にチェックできます。わざわざ電話やメールで相手のスケジュールを問い合わせる必要がなくなり、拠点間の連携が強化できるでしょう。
勤怠管理
工場の仕事でも勤怠管理は欠かせませんが、タイムカードや出勤簿を利用しているケースが多いのではないでしょうか。これらの勤怠管理方法では、毎月の残業時間などを手作業で集計しなければならず、手間がかかるうえにミスも発生しやすいでしょう。また、タイムカードの打刻機を操作したり、代理で記入してもらったりという不正が起きるリスクもあります。
実は勤怠管理にも、グループウェアが使えます。ボタン操作で簡単に日々の打刻ができて、残業時間なども自動で集計してくれるため、効率的かつ正確な勤怠管理が可能です。しかも、打刻ではIPアドレスをチェックしたうえでシステム上の正確な時間が記録されるので、不正が起きることも防げます。
まとめ｜グループウェアで工場の情報共有を効率化しましょう！
今回は、工場でグループウェアを使える5つのシーンをご紹介しました。工場の仕事でも、グループウェアが役立つシーンが多いことをご紹介しました。
実際に、グループウェアを導入する工場も増えています。グループウェアを使うことで工場の情報共有やコミュニケーションを効率化でき、企業の発展につながります。工場での情報共有やコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひグループウェアを使ってみてください。
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