設備の利用状況をひと目で把握するには

仕事で様々な設備を利用している企業も多いですよね。設備は多くの社員が利用するものなので、利用時間を決めて不公平のないよう使いたいものです。

時には、設備が壊れて修理が必要となることもあります。こうしたケースも含めて、設備の利用スケジュールは正確に管理しなければなりません。

設備を利用する際には、予約してから使うルールを定めている企業も多いでしょう。予約する際に空き設備がすぐに分かるよう、利用状況の管理方法には工夫が必要です。

しかし設備や利用する社員数が多いと、利用状況を管理するのも一苦労です。
今回は、さまざまな設備を業務で利用している企業にインタビューしました。その結果判明した、課題点と解決策をご紹介します。

設備の利用スケジュールが見づらく、空き設備が把握できない

今回インタビューした企業は港湾業・倉庫業の会社で、主に物品の運送や保管を行っています。

業務には専用の大型設備を使用することが多くあります。各設備は複数の社員が同時には使用できないため、予約してから使用するルールとなっています。また、これらの設備は壊れて修理が必要となることも多く、業者が修正している間は使用できません。

設備の使用・修理のスケジュールは共有のExcelファイルで管理しています。しかし、このExcelファイルは見づらく、設備の利用状況がすぐに把握できません。そのため、空いている設備を探すのに時間がかかってしまうことが多いそうです。

Excelファイルでの利用状況の管理は見づらく、編集ミスも発生しやすい

こちらの企業では共有のExcelファイルで各設備の利用スケジュールを管理・共有している、とのことでした。

このExcelファイルは縦軸が各設備、横軸が時間となっています。設備の使用予約をする際は、使用設備の使用時間帯に社員名を記入します。また、設備の修理予定は管理部が記入します。修理予定や他社員の使用予定が入っている時間帯は予約できません。

Excelファイルはスケジュール管理に特化したツールではないため、行数・列数が増えると見づらくなってしまいます。そのため、見間違いや編集ミスなどが発生しやすいのです。

それにExcelの共有ファイルは処理が重く、最悪の場合ファイルが破損することもあります。また、予約がバッティングした場合は特にややこしくなるでしょう。

グループウェアのカレンダー機能で、設備の利用状況をひと目で把握

設備の利用状況を管理するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがピッタリです。

グループウェアだと、設備の利用状況をクラウド上で管理できます。スケジュール管理に特化したインターフェースのため見やすく、空いている設備がひと目で分かります。

それにパソコンやスマートフォンから予約ができるので、処理の重い共有ファイルを使うよりもはるかに手軽です。しかも、重複した予約を行おうとすると警告してくれるので、予約がバッティングする心配もありません。

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