自社施設の予定を分かりやすく共有するには

会議室などの自社施設は、多くの社員が利用するものです。そのため、使用予定を社員間で管理・共有することが大切です。これらが正確にできないと、使用予定がバッティングしてしまったり、使用できるタイミングを逃したりしてしまいます。

使用予定を管理・共有するために、紙の予定表を使用している企業は多くあります。しかし、それら企業の多くが紙の予定表での運用に悩みを抱えているようです。

今回は、紙の予定表で自社施設の予定を管理・共有している企業にインタビューしました。その結果見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

スタジオの使用予定が把握できず、他社員とバッティングすることも

今回インタビューした企業は映像制作会社で、映像の企画、制作、編集を行っています。

録音や編集といった作業内容ごとに異なるスタジオがあります。複数の業務を兼任している社員は、それぞれのスタジオを必要な時に使用します。また、1業務専任の社員でも、打ち合わせなどで別のスタジオに行くこともあります。

そのため、誰がいつどのスタジオを何時間使用するか、といったスケジュールを社員間で共有しておく必要があります。しかし現状は、これらの情報が正確に把握できていないそうです。

その結果、他の社員とバッティングしてしまい、使おうとしていた機材や会議室が利用できなかったといった問題も発生しているそうです。

紙の予定表は確認や更新が手間で、リアルタイムに共有できない

こちらの企業では、スタジオ使用スケジュールを紙の予定表で共有している、とのことでした。

スタジオを予約する場合、その社員は管理部へ顧客情報・社員名・使用スタジオ・使用時間をメールで連絡します。
連絡を受けた管理部社員は、それら情報をもとにExcelファイルでスタジオ使用予定表を作成し、印刷します。

その予定表は社内に貼り出され、各社員がスマートフォンで予定表を撮影しておきます。予定表は縦軸が各スタジオ、横軸が時間となっており、使用時間部分に社員名、顧客名が記載されます。

管理部が紙の予定表を更新するのは、1日の決まった時間、それも1度だけです。そのため、例えば月曜日にスタジオ使用メールを管理部へ送信しても、予定表に反映されるのは翌日の火曜日となってしまいます。これでは、最新の予定をリアルタイムに共有できません。

しかも紙の予定表のため、所定位置に行かないと予定が確認できないのです。そのため、確認に手間がかかる上に、業務都合で予定表を確認しに行けないなどの問題も発生します。

さらに、紙の予定表に入れられる情報は限られています。ですので、他社員の使用予定に関して詳細を知るためには、電話で確認する手間もかかります。

グループウェアのカレンダー機能で、自社施設の使用予定を管理・共有

ベストな選択は、グループウェアのカレンダー機能を使うことです。

カレンダー機能を使うと、クラウド上でスケジュールを管理・共有できます。そのため、予定追加・変更のメール連絡も、Excelファイルでの予定入力や印刷も、紙の予定表の貼り替えも、それを確認しに行くことも、すべて不要になります。

社員単位でのスケジュール共有だけでなく、会議室やスタジオといった場所単位でのスケジューリングもオンラインで可能です。ですので、場所の予約が手軽にできる上に、予約状況も正確かつリアルタイムに把握できます。しかも、誤って重複した予約を行おうとするとアラートを出してくれるため、予約がバッティングする心配もありません。

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