経営者必見!社内外のスケジュール管理における問題点を一挙解決

企業の存続・発展に欠かせない、経営者。日々多くの業務を抱える経営者にとって、重要となるのがスケジュール管理です。適切なスケジュール管理が行えないと、自社社員のみならず取引先の企業に迷惑をかけてしまう恐れもあります。

しかし経営者のスケジュール管理では、問題点に直面することも多いでしょう。そこで本記事では、経営者のスケジュール管理における問題点や、その解決策をご紹介します。スケジュール管理を効率化して企業を発展させたい経営者の方は、ぜひご覧ください。

経営者のスケジュール管理に多い3つの問題点

企業規模や組織体制によっても状況は変わりますが、多くの経営者がスケジュール管理で問題点を抱えているでしょう。まずは、経営者のスケジュール管理に多い3つの問題点について、順番に解説します。

問題点1:社員のスケジュールがリアルタイムに把握できない

中小企業だと経営陣と現場の距離が近いことも多く、経営者が社員のスケジュールを把握する必要性は高まります。大企業であっても不測の事態に対応できるよう、拠点や部署の動きを迅速に把握できる体制を構築すべきです。

スケジュール管理には、ホワイトボードやExcelを使っている企業も多いですよね。しかし、こうした方法ではリアルタイムなスケジュール共有は難しいのです。社員の最新スケジュールが把握できないことで、多くの弊害が発生します。たとえば戦略会議を社内で開催する場合、関係者のスケジュールが分からないと、正確な予定を立てられません。

問題点2:社内外のスケジュールが混在し、複雑化しやすい

経営者は取引先との打ち合わせなど、社外での予定も多いでしょう。社内の予定と社外の予定がスケジュール表に混在することで、スケジュール管理が複雑化しやすいのも問題点です。社内外の予定の兼ね合いが発生するため、予定を立てる際の制約が多くなります。

特に、社外の予定は移動が発生するため、移動時間も考慮しなければなりません。スケジュール管理が不正確だと、次に控える社内の予定に影響する恐れがあります。社内外の関係者に迷惑をかけないためにも、正確なスケジュール管理が求められます。

問題点3:スケジュールの更新作業に時間がかかる

経営者は社内外の関係者と会議や打ち合わせを行うため、日程調整が頻繁に発生しますよね。日程調整では、電話やメールで相手のスケジュールを確認する経営者も多いでしょう。しかし、お互いのスケジュールを考慮しなければならず、やり取りが何往復も続きがちです。

会議や打ち合わせの日程が確定した後も、手作業でのスケジュール更新には時間がかかります。ホワイトボードだと移動や手書きが必要ですし、Excelだとファイルを開いて細かいセル操作を行わなければなりません。スケジュールの更新作業に時間がかかると、他の業務に使える時間を圧迫してしまいます。

経営者へのおすすめは、クラウド型の「スケジュール管理ツール」

このように、経営者のスケジュール管理には多くの問題点が存在します。これらを解決するベストな方法は、クラウド型の「スケジュール管理ツール」を導入することです。ここでは、クラウド型のスケジュール管理ツールを用いる4つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:社外でもスケジュール管理できる

クラウド型のスケジュール管理ツールを使うと、オンラインでスケジュール管理・共有が行えます。スケジュール情報はクラウド管理されるため、社内ネットワークに依存せず使えるのが大きなメリットです。外出時はもちろんリモートワークでも、スマートフォンからスケジュールの確認・更新が行えます。

アイポの「スケジュール管理ツール」

メリット2:社員の最新スケジュールを迅速に把握できる

クラウド型のスケジュール管理ツールは、経営者も含めた全社員がWebブラウザからアクセスできます。そのため、社員の最新スケジュールを迅速に把握できるのもメリットです。社員の動きが分かることで、経営者が予定を立てやすくなるでしょう。

メリット3:予定にカテゴリーを設定して区別できる

クラウド型に限らず、多くのスケジュール管理ツールでは予定にカテゴリーを設定できます。「訪問」「会議」「来客」「在宅勤務」などのように設定すると、予定が色分けして表示されます。社内外の予定を分かりやすく区別できるため、正確なスケジュール管理が可能です。

アイポの「予定カテゴリー機能」

メリット4:日程調整などの更新作業も効率化できる

日程調整機能を持つスケジュール管理ツールも、多く存在します。たとえば「アイポ」のスケジュール管理ツールだと、候補日程を相手に選んでもらうだけで日程調整が完了します。電話やメールのやり取りを往復する必要がないため、複数の相手とでも短時間で日程調整可能です。

また、候補日程をツールが自動で選定してくれる機能もあります。移動時間や所要時間から判断して最適な日程が選ばれるため、経営者自らが日程を考える必要はありません。社内外問わず利用できるので、社外の予定が多い経営者でも正確な日程調整が行えます。

アイポの「日程調整機能」

スケジュール管理ツールで、経営者も業務効率化しましょう!

今回は経営者のスケジュール管理における問題点や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。企業への影響力が大きい経営者にとって、スケジュール管理を効率的に行うことは大切です。

スケジュール管理が上手く行えず、取引先との予定に遅れるようなことがあれば、企業の信頼は失墜します。こうした事態を防ぐためにも、スケジュール管理ツールを活用して業務効率化すべきです。

しかし経営者には、スケジュール管理以外にも効率化したい業務があるのではないでしょうか。より幅広いビジネスシーンを効率化したい方には、「グループウェア」がおすすめです。スケジュール管理はもちろん、下記のような機能を兼ね備えています。

  • メッセージで社員とやり取りできる「ビジネスチャット」
  • 全社的な情報発信が容易にできる「社内SNS」
  • 理念やビジョンなどを蓄積・共有できる「社内Wiki」

グループウェアには、上で挙げた例以外にも多くの機能が存在します。必要な機能だけを選択して、最小限のコストで導入できるのも魅力です。スケジュール管理を始めとした多くのビジネスシーンを効率化したい経営者の方は、ぜひグループウェアを導入しましょう。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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