経営者なら決断のときがくる!残業を減らすにはなにをすべきか

2021/10/18

残業時間を減らすために必要な情報と生まれてくるメリット

働き方改革が提唱されるようになり、残業が注目を集めるようになりました。経営者の立場から残業を減らすにはいかなる手段をとるべきか、検討する時代になってきています。

実際に残業を減らすにはどうしたらいいか考えていても、現実はスムーズに進まないところも多いでしょう。なぜうまくいかないのか、経営者として検討していかなければいけません。

一人当たりの業務量と適正値

働き方改革といわれても、いったい何をするべきかわからない事業所もたくさんあります。残業を減らすためにはどのような問題が隠れているのかとしたとき、最も重要なのは業務量とのバランスです。

時間当たりどの程度の業務量を求めているか、一人当たりの負担をはっきりさせなければいけません。この量が適正でないと、残業を減らすにはと考えてもうまくいかないからです。いくつかの問題が考えられますが、作業に対する時間の見積もりが甘いことがあげられます。適正時間の割り出しがうまくいっておらず、常に残業が生まれてしまう問題です。

しかし、現実的に単価の問題などから残業の削減が進まないケースもあります。業務量とのバランスは非常に難しい原因も絡んできますが、適正値の見直しは経営者として徐々に進めなければいけません。

勤怠管理の状況を確認

残業を減らすためには、社員の勤怠管理が重要です。勤怠管理がうまくいっていないと、どれぐらいの勤務時間になっているか把握できません。把握できていないとズルズルと残業が増え、どこを改善するべきか見えないからです。

勤怠管理は適正に行わなければいけません。労働時間を把握しながら、問題点の改善を進めていきます。見えてくるのが、作業内容と個人の能力です。誰がどの程度残業していくのか、能力との兼ね合いを見て行きます。誰かに仕事の比重が偏るといったことも起きていますし、人材の配置がうまくいっていないケースも見つかるでしょう。

これが全体の生産性を落とします。直接的に残業の削減ではなく労働環境の適正化が目的ですが、最終的には労働バランスがとれ能力評価も適正になります。

残業時間削減のメリット

残業時間を減らしたことにより、社員の意欲が向上します。誰も長い時間働きたいとは思っていないからです。ライフワークバランスが改善され、仕事の効率アップにもつながります。社内の雰囲気も改善され、だらだらと長い時間仕事をすることもなくなるでしょう。無駄な人件費を削減できるポイントです。本来必要のない残業をなくし、残業代が減っていくからです。

社員の離職率も下がります。現在ブラック企業と呼ばれているようなところは、ほとんどが残業に起因していることは周知の事実です。長時間労働は直接的な影響を与えるだけではなく、SNSなどで発信される危険性もはらんでいます。そうなると社員の定着率が下がるだけではなく、採用しようと思っても応募者が激減することが問題です。

社会的な信用の問題にも繋がります。逆に残業時間が減ったことで、社会的信用が向上しているところも多くなりました。過労死などのリスクを軽減出来るところも経営者にとってはメリットになるでしょう。残業時間の削減は単純なものではありません。非常に多くの障壁も残されますが、それ以上に大きなメリットを生み出してくれます。

残業を減らすためには何をするべきか

残業削減を効率的に進めていくためには、様々な方法が取られてきました。経営者としてどのような取り組みをするべきか、自社に合わせた選択を迫られます。社会的な情勢からも残業時間を減らすためにはどのような手法をとるか、早めに理解を深めておく必要があります。

労働時間の把握

残業時間を減らすとなると、まずはタイムカードをとにらめっこするようなこともあるでしょう。これでは実際に効果をあげられません。社員一人に対する作業効率を見直していきます。部署や部門ごとに現在の体制が適正か判断を下さなければいけません。その上で抜本的な見直しを図ります。ヒアリングするといった方法もありますし、客観的に業務改善ポイントを引き出す必要もあるでしょう。かなり大幅な改革を進めなければいけません。

労働時間を適正かどうか把握する必要も出てきます。スケジュール管理ツールを導入し、ここの作業時間を把握することも大切です。これにより労働時間の把握ができる仕組みが完成します。スケジュール管理ツールの導入により、働く側の意識も変わるところが重要です。全体的な残業削減への意識改革であり、正確な状況把握に役立ってくれます。

事前申請からノー残業デーなどの仕組み

残業に対する事前申請の導入も重要です。経営者として必要のない残業は削減対象にしなければいけません。本当に残業する必要があるのか、本人から事前に申請させます。スケジュール管理ツールなどの導入とともに申請の仕組みを作り上げれば、スムーズに進められるでしょう。

業務内容と残業目的の付け合わせも重要です。実際に経営としてみた場合、必ず残業の必要な場面が出てきます。これはゼロになりません。必要性が高いかの判断も重要で、事前申請を見ながら業務判断に役立てます。

労働者側としても事前申請を導入すると、時間内に仕事を終わらせる意識が働きます。残業をするだけで申請をしなければいけなくなれば、それだけ手間をかけなければいけません。その手間をかけるなら残業をしないよう仕事のコントロールをする意識が働くからです。これが仕事の効率化にもつながります。

全体的な部門としての時間の管理として、スケジュール管理ツールを導入し情報の共有を勧めるのも重要です。お互いで全体時間の把握ができると、それだけで効率的な仕事が展開できます。特にプロジェクト単位などで共有できると、無駄を省ける仕組みが出来上がるでしょう。

その中でノー残業デーなどの仕組みも経営者として導入しなければいけません。この日は残業しないと決めてしまえば、働く側としても仕組みを作ります。早くかえりやすい雰囲気を作り出し、それまでに仕事を終わらせる流れが出来上がるからです。残業を減らすためにはとても有効な取り組みで、最終的な効率化へつなげるポイントにもなるでしょう。

適材適所の仕組みを作る

適材適所を進めるためにも、労働時間の把握が重要です。残業が発生する理由は何かと言えば、その多くはマンパワー不足に起因します。経営者としてマンパワー不足は非常に重要な問題ですが、単純に解決できる問題ではありません。人数を増やせばそれだけ経営破綻が高まります。仕事の量も増やす必要があり、悪循環が繰り返されるからです。

適切な場所柄の配置が重要で、そのためには労働時間の把握から導き出された結果で改革を進めることが求められます。どうしても改善できないポイントが生まれた時には、マンパワーを補充するといった決断もできるでしょう。

スケジュール管理ツールなどがあれば、どのような問題が起きているか把握しやすくなります。どの部門で人が足りないか、逆に余っている部門も見つかるからです。これまで全く残業がなかった部門は、人材が余っているケースはよくあります。必要以上の人材を投入している状況であれば、不足部門に配置換えを検討できるはずです。このようなバランスを取るためにも残業時間を減らすためにはどうしたらいいか考えなければいけません。

早いスタートが経営を守る

残業時間の削減は、経営者にとってデメリットが生じるものではありません。経営者として利益を高めやすい構造を作るからです。無駄な人件費を削減し、社員のモチベーションをアップできる。作業効率に対しても向上させる大きな要因になります。

問題はどのような手法を取るかです。基本となるのは時間の管理となるため、スケジュール管理ツールなどで状況を把握して仕組みを作りましょう。残業時間は徐々に経営にダメージを与えていきます。ボディーブローのように効いてくるものなので、できるだけ早いスタートが重要です。

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