Excelは時代遅れなのか?Excelでのスケジュール調整が難しい理由

2022/09/09

スケジュール調整にエクセルが難しい理由

Excelの存在は、業務を大きく変えてきたことは間違いありません。現在でもさまざまな企業が導入し活用してきていることからも明らかです。半面、Excelができる限界も見えてきました。現在の機能では難しい理由が見え隠れしてきたからです。

スケジュール調整にもExcelが使われてきましたが、すでに限界を迎えたともいわれています。なぜスケジュール調整にExcelは向いていないのか、現代のビジネスにはそぐわない難しい理由を理解する必要があるのです。

便利だったExcel

Excelを使ってスケジュール調整することは、これまで多くの企業がおこなってきました。組織としても見ても、Excelが便利だったことは間違いありません。Excelを使うことによって表として認識できるようになり、管理しやすくなったからです。

Excelのカード型データベースとしての機能を使い、データを格納するだけではありません。線を引くなどほかの機能も利用しつつ、チャートを作るなど機能が活用されてきました。こうした機能は便利であり、時代遅れとはいえない部分を持っています。実際に多くのソフトがExcelに似たような機能をプラスしてきたことも、これまで活用されてきた背景の証明といえるのです。

現在でもExcelが活用できること

Excelには現在でも活躍の場がいくらでもあります。代替えができないような場面さえあるのも確かです。それほど有効なツールであり、現代でも有効性が高いことは証明されてきました。Excelはカード型データベースとして、項目数が多いものの管理に向いています。同時に表計算もできるため、スケジュール管理でいえばたくさんのタスクを明確にしやすい利点があるでしょう。だれでも簡単に利用できるほど浸透しているのはメリットです。

基本的に更新情報は少ない方がExcelに向いています。あまり多くの情報を更新するためには、検索などの利便性が欠かせません。カード型データベースのExcelは、細かな検索などの機能はなく向いていないからです。もちろん、マクロやフォームを作り対策できますが、それでも根本的なところは変わりません。

スケジュール調整に向いていない理由

スケジュール調整にExcelが難しい理由は明白です。表を作成しなければ、Excelはなにもスタートしません。スケジュール調整する上では、この手間がとてもかかります。実際に作ろうとすれば、項目がある程度決まっていても時間がかかるでしょう。つまり、調整にはどうしても時間がかかり、これが仕事の足を引っ張ることさえ出てきます。もちろん、フォームで対応できることはありますが、そもそもスケジュール調整の専用ではないことが影響しているのです。

Excelでの管理自体もスケジュール管理に難しい理由です。スケジュール調整のように、時間とともに変化するものはExcelが得意としていません。どんどんと変更していくスケジュール調整は、Excelでおこなうと工程がどんどん増えます。工程が増えればそれだけ負担が増大し、可視化するのにも時間がかかることからExcelを使う理由が薄れていくのです。

メンバーが多くなったときの管理にも向いていません。Excelはスタンドアロンで使うことを前提とした機能をそろえています。例えば複数の人間でスケジュール調整しようと思うと、アクセスできる環境を作らなければいけません。複数の人間で同時にアクセスする機能を持ち合わせていないのが、Excelでは難しい理由です。

そもそもインターネット環境に適した作りではありません。メンバーが複数になると項目の管理などのルール作りもはっきりさせにくく、スケジュール管理として活用しにくくなるのです。

Excelに代わるスケジュール管理方法

Excelに代わるスケジュール管理には、いろいろなものが出てきました。専用のツールの活用ですが、Excelとは明らかに違ったメリットが出てくるのです。特にスケジュールという部分に特化しているため、使ってみれば違いは明白になるでしょう。

Excelでスケジュール調整をいつやめるか

機能的に難しい理由を抱えているExcelですが、いつでも変更すればいいというわけではありません。必要要件としてみると、Excelが向いている時期もあるからです。シートで管理することになりますが、自分だけのスケジュール調整ならExcelで十分です。スマホ版のExcelを入れながら、PCにもデータを入れて管理するなら環境に依存しにくくなるため十分に機能します。リアルタイムの更新も自分自身のことだから問題ないでしょう。

逆に人数が増えてきているなら、Excelをやめる時期が来ています。複数でスケジュール管理している中、履歴がわからなくなったり、データを破損したりしたときもExcelの辞め時です。データが増えすぎて、Excelを開くだけでも時間がかかる状況もやめた方がいい時期を表しています。Excelはもともと大量のデータを扱うのが得意ではありません。データベースとしてAccessがあるように、ある程度絞り込まれたデータの管理が向いているのです。

管理者としてマクロなどを使える人がいないなら、専用ソフトを使った方がいいでしょう。活用されにくくなるだけではなく、Excelの機能も発揮できないからです。データの重複などのチェックが難しくなってきているときも、Excelをやめた方がいい時期といえます。

スケジュール管理専用ツールのメリット

スケジュール管理専用ツールを使うと、リアルタイムに更新できます。もともと複数で使うことを前提に設計するため、必要な人がアクセスしてデータを入力と確認できるからです。オンライン上の作業ができるようになっており、頻度の高い更新にも対応できます。最新情報をつかむという意味でも、専用の方がスケジュール調整しやすくなるのです。

スケジュール調整のポイントは、どこにいても最新の情報にアクセスできることにあります。スマホなどでも対応できると、外出先でもアクセスできるようになるでしょう。スケジュール調整が必要な場面が社外で訪れても、インターネットがあればすぐに対応できるのです。PCに依存しないでも使えることは、機動性を高める重要ポイントになります。

スケジュール管理と連携

Excelはスケジュール管理するだけで終わってしまいがちです。これではデータの活用方法としては不十分になるでしょう。せっかくのデータを活かせなければ、業務効率化につながらないからです。グループウェアなどの活用により、スケジュール管理は大きく差が付きます。いろいろなツールと連携できるようになり、データが活用できるようになるのです。

スケジュール管理師ながらさまざまな情報が出てきます。情報を提出しなければいけないとき、スケジュール管理と合わせてほかのツールを活用します。これで操作も統一しながら、提出も簡単になるのです。こうした連携もExcelではできないため、脱却すると大きなメリットを生み出します。

Excelからの脱却で効率化

ExcelにはExcelのメリットがあり、効率化するためにはそれぞれ有効なところをうまく使うことが求められるのです。逆に難しい理由がわかれば、Excelから別のツールに切り替えるチャンスが待っています。新たなツールが生み出されているのは、利便性のポイントが時代とともに変化してきているからです。そこに気が付けば、なにも問題はありません。

Excelは時代を築いてきたツールであるのは確かです。単に古い知識の蓄積ということではなく、この基礎をうまく生かすことが次のステップで大きな財産になるでしょう。

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