エクセルでのスケジュール管理のメリットやデメリットとは?解決策も解説!

スケジュール管理は、いつまでになにをするのかが重要です。さらに、やらなければいけないことを明確にし、管理していきます。優先順位の整理ができることから、無駄を省き効率化を進めるのも、スケジュール管理がしっかりしていれば実現できます。

いろいろな方法が使われてきましたが、仕事ができる人は、スケジュール管理が上手です。エクセルを利用した方法も数多く生まれてきました。どんなに優れたものも、メリットもあればデメリットもあるのは世の常です。どんな使い道が出てくるのか、順を追って考えてみましょう。

エクセルでスケジュール管理

週休二日制が浸透し、三日制まで検討されるようになりました。しかし、全体の仕事量が減ったわけではないため、1人の仕事量に対する時間だけ削減された格好です。いかに効率的に仕事をするのかが求められる時代となり、タスクの複数同時進行も珍しくなくなりました。

そこで、タスク管理が重要となり、効率が求められるようになったのです。
ここで出てきたのが、誰でも触れていたエクセルを使ったスケジュール管方法になります。

スケジュール管理ができる人は仕事ができる

ビジネスにおいて、仕事ができると呼ばれる人たちがいます。共通しているのは、プライオリティがはっきりしており、仕事がテキパキこなせるところです。

なにから始めたらいいか、どのような流れをとればスムーズに進行できるかを理解しているため、仕事ができると映ります。スケジュール調整とは、それだけ重要な要素を持っており、仕事の効率化には欠かせません。

管理しなかったらどうなるか

スケジュール管理をしていなかったら、果たしてどんな問題が起きるのかも重要な意味があります。管理されていないため、次になにをしなければいけないか、経験頼りになります。

納期や期限も不明確になりやすく、混乱をきたすシーンも増えるでしょう。お互いの連携も取れず、仕事はサスペンドする可能性が高くなります。人間関係もギスギスしはじめ、集団としての対応もしにくくなるのです。

これだけでも、仕事がうまくいかなくなるのは、容易に想像がつくでしょう。効率も低下し、売上げも下がるのは必然です。グループウエアを利用し、総合的に管理を進めていくのも、こうしたサポートが欠かせなくなりました。

エクセルでスケジュール管理するメリット

スケジュール管理は、仕事を遂行するうえで必須条件なのは間違いありません。
そこで効率化にエクセルを使う方法が出てきます。

エクセルを使う最大のメリットは、なにか特別な技能が必要とされない点です。
もちろん、エクセル自体を知らなければいけませんが、非常にメジャーな表作成ツールであることがメリットになります。日常的に見かけるツールとして、知識が必要であれば書籍なども簡単に手に入ります。この辺りの対応性の高さもエクセルの魅力です。

基本的なソフトですが、VBAなども含め、かなり豊富な拡張性を持っています。
どこまで使いこなすかという問題はあるものの、カスタマイズしやすく、ほかのツールと連携しやすいのは、スケジュール管理としてもメリットなのです。

エクセルでスケジュール管理はモバイルに弱い

万能に見えるエクセルですが、なんもできるツールではありません。表計算に特化したツールであり、単独で利用することが大前提です。同じマイクロソフトのOffice Suiteであるワードとともに知られた部分はありますが、実はこの2つを連携させるのは手間がかかります。それほど単独で完結させるのが前提だといえるでしょう。

本来PCの前で操作するもので、モバイルで利用されることを想定していませんでした。現在では、スマホやタブレット用もリリースされていますが、使い勝手がいいとは言えません。キーボードが使えないと、うまく機能を発揮できない面もあるからです。スマホでは、操作領域が小さすぎて、ほとんど機能を発揮できずにおわります。ちょっとした確認はできても、入力に向いていないのです。

チームでの管理も弱点

エクセルは、スタンドアロンで使う目的で作られてきました。共有するのなら、プリントアウトして出力するのが基本です。チームで共有して使う機能もないわけではありませんが、もともとの機能が異なるため、どうしても使い勝手に問題が出てきます。

このような問題からも、エクセルだけでは、メンバー間のコミュニケーションが取れません。仮に取ろうとしても、かなりの制限がかかります。ほかのツールも利用し、工夫しなければいけないのです。グループウエアを利用に転換するのも、このようなエクセルの限界があるのも関係しています。

エクセルがリアルタイム更新に向いていないのも問題でしょう。進捗管理でリアルタイム更新が難しくなると、チームで利用すると混乱をきたす可能性が出てきます。いつ更新しているのか、今更新しているのかも判断しにくいからです。

エクセルでスケジュール管理するポイント

エクセルでスケジュール管理をするなら、押さるポイントがいくつも出てきます。カスタマイズしやすいのがエクセルの特徴ですが、なにをしてもいいわけではありません。目的に合わせた拡張を施し、適切な方向性を目指さなければいけないからです。この要件定義が、大きなポイントにつながります。

そもそもガントチャートとは

効率よく業務をこなすためには、スケジュール管理が欠かせません。その中でよく使われるのがガントチャートです。ガントチャートとは、階段状になった工程表と思えば間違いありません。作業工程ごとに項目を作り、それがどれぐらいの期間かかるのか、時間軸に乗せていくのが特徴です。

プロジェクトなど数多くのタスクが存在するときには、時間的な上流工程の流れをつかみやすくなります。工程同士の絡みなども理解したうえで作成すると、スケジュール管理がスムーズになるため、工事現場などでもよく使われている方法です。

わかりやすさの追求

スケジュール管理する場合、チームでの情報共有が欠かせません。自分ひとりのスケジュールを管理するのなら、ほかの人が理解できなくても何ら問題は起きないでしょう。しかし、全体からはわかりにくいものとなりやすく、効率を落とすポイントになります。

スケジュール管理は、いかにわかりやすく作るか、項目にも配慮しなければいけません。変更したり、書き加えたりする場合にも、わかりやすくするためのルールも必要です。管理者が代表してスケジュール管理をする場合でも、誰でもわかるものでなければ意味がなくなります。難しいものではなく、簡易でありながら、要件はすべて満たすことが大切です。

スプレッドシートを使う

エクセルでスケジュール管理するのは、有効であるのは間違いありません。
しかし、チームで使うのには欠点が目立ちます。そこで利用が進んでいるのが、Googleが提供しているスプレッドシートです。

オンラインで使える表計算ツールで、同時に多くの人が利用できるのがメリットです。もちろん、表計算ツールである以上、自分たちでルールを決めて、スケジュール管理しなければいけません。それでも、エクセルと同じような関数が使えるなど共通点も多く、非常に近い仕様となっているため、利用しやすい環境です。

ただし、オンライン上という特性があるため、ネット環境に左右されやすく、エクセルほどレスポンスがいいわけではありません。拡張性としても、エクセルより少し劣ります。何らかの事情で、Google側に異常が発生したときには使えません。外出先でも同様ですが、不安定な部分があるのはエクセルより目立つ欠点といえるでしょう。安定性を求める部分では、グループウエアのほうに軍配が上がります。

エクセルでスケジュール管理する弱点をカバーできるグループウエアの利用

エクセルでのスケジュール管理は、どこでも使われています。一般的な方法ですが、それだけ欠点を抱えながら、ほかに解決策を見出さず使い続けているところも多いのが現状です。

グループウエアを利用し、スケジュール管理すれば、エクセルで発生する問題を解決できます。オンラインで使えれば、場所などを選ばずいつでも更新ができます。スマホやタブレットでも使い勝手がよく、リアルタイムの更新が可能となり機動性が向上するので、スケジュール管理の漏れがなくなるのです。複数の人で同時に編集ができるのも、エクセルとの大きな違いです。ただし、表計算ソフトではないため、その点には注意しなければいけません。

グループウエアとして、ほかのツールとの連携も取れます。テレワークにも対応しやすくなるため、今後の展開を考えるなら、スケジュール管理はグループウエアの検討が確実です。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

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